„Отърви се от цялата хартия.“
Бях ръководител на проекти, работещ в офиса на кмета на Ню Йорк и това беше задачата, която ми беше възложена. В бюрокрация със стотици хиляди служители, хиляди процеси на хартиен носител и ограничен бюджет за нови технологии, ме помолиха да разработя план за дигитализиране на почти всичко.
Това беше обезсърчителен проект, ако някога бях виждал такъв. Всъщност това беше до невъзможно, предвид ограниченията, в които работех. Но не можах да вдигна ръце и да кажа „не“. Имах работа за вършене и трябваше да започна някъде.
Елиминирането на проектната книга не беше безусловен успех. Всъщност това беше по-близо до неквалифициран провал. Ако влезете в който и да е офис в Ню Йорк днес, най-определено ще намерите хартия, натрупана на бюра, в пощенски кутии и пощенски кутии и рециклиращи кошчета.
И все пак проектът ме научи повече на това как да започна по-голяма задача от всеки успех, който някога съм имал. Ето как се научих да взема нещо на пръв поглед непреодолимо и да се справя с него на парчета с размер на хапки.
1. Направете равносметка на голямата картина
Ню Йорк има десетки отдели, всеки от които има десетки отделения, всеки от които има свои вътрешни процеси. Има хартия, която вече съществува във файлови шкафове и кутии, а хартия все още трябва да се създава, когато клиентите и служителите попълват формуляри и приложения. За мен беше невъзможно да знам откъде да започна, преди да направя равносметка на всички процеси за създаване на хартия там. Кои от тях генерираха най-много хартия? Кои от тях се поддават на дигитализация и кои имат усложняващи фактори, като необходимостта да приемат пари? Кой би произвел най-големия взрив за най-ниския долар?
Прекарах солидни няколко седмици, като омагьосах всеки отдел, за да усетя обхвата на начинанието. Извършването на тази първоначална оценка може да ви помогне да определите обхвата си, както и какво принадлежи вътре и извън него. Това може да ви помогне да съобщите на по-високите си хора за ширината на задачата и да получите техните отзиви за това, което ги интересува най-много. И ви помага да се ориентирате по пътя си към логична отправна точка.
2. Намерете пример за успех на по-малък мащаб
В случай на ликвидиране на проектна книга, Министерството на здравеопазването наскоро предприе проект за намаляване на хартията, подкана за преместване в офиса. Те не искаха да вземат всичките си документи на хартия, ако не се наложи, но не знаеха кои да вземат и кои да оставят след себе си. Така те реализираха многофазен проект: Определете какво законно трябва да бъде запазено, унищожете това, което не, и сканирайте всичко, за което не се изисква копие на хартиен носител. Те са внедрили технологията и персонала, за да я направят, и имаха резултати да покажат за нея.
Един размер не винаги отговаря на всички и възникват нови съображения, когато увеличите мащаба на конкретен проект. Но пример за успех предлага не само доказани методи за постигане на същата цел, на която се стремите да постигнете, но също така може да ви позволи да се поучите от неуспехите на другите. Той предоставя модел, който можете да използвате като отправна точка. Може да се наложи да го модифицирате, разширите или адаптирате, за да отговаря на вашите собствени цели, но е по-лесно да реагирате на нещо, отколкото да започнете от напълно празно платно.
3. Определете ниско висящия плод
Да, „ниско висящите плодове“ със сигурност са в списъка на прекалено използвания офис жаргон някъде, така че нека го наречем какво е: лесните неща. Нещата, които струват най-малко и отнемат най-малко време. В случай на премахване на проектната хартия това означаваше неща като избавяне от остаряла документация, създаване на прости онлайн формуляри и изхвърляне на записи, отдавна минали по-късно от срока им на годност.
Има няколко причини да започнете с лесните неща. Първо, той ви дава няколко прореза на колана. Това усещане за движение напред, минимално, колкото би могло да бъде, е важна психологическа победа. Той ви дава инерция, гориво за по-предизвикателната работа пред вас. И второ, тя ви позволява да демонстрирате напредък пред заинтересованите страни на проекта, генерирайки вяра във вашата способност да постигнете бъдещи фази на работа.
4. Определете най-големите си пречки
Дори когато отмествате малките успехи, важно е да приемете това усещане за невъзможно предстоящо предизвикателство и да го разбиете в конкретни препятствия. Без да ги назоваваме, е много по-трудно да се разработят стратегии за тяхното преодоляване. В света на премахването на хартия една пречка беше сложността на заснемането на данни, въведени в онлайн формуляр, а друга - приспособяването на законовите изисквания за електронния подпис.
Поставянето на тези препятствия може да доведе до откриването, че възприетото препятствие не е толкова голямо предизвикателство, колкото първоначално предполагахте. Освен това може да излезе на бял свят основна пътна преграда, която преди сте смятали за непълнолетна. Ако знаете какви са препятствията рано, ще ви попречи да заслепите, когато вече сте в коленете. Той може също да ви помогне да подредите ресурсите, които ще ви трябват за справяне с тях, независимо дали става въпрос за политическа подкрепа, финансиране или експертно ръководство.
5. Постепенно прекратяване на работата
Китайският философ Лао Дзъ известно каза: „Пътуването на хиляда мили започва с една стъпка.“ Вярно е също, че пътуването на хиляда мили се състои от четири по-малки пътувания на 250 мили или 10 пътувания на 100 мили. Разбиването на вашия обезсърчителен проект в управляеми фази го прави много по-малко поразителен. И ви дава реалистични междинни етапи, към които да се стремите между първа стъпка и извършена стъпка.
Опитвайки се да дигитализира процесите на хартия в правителството на Ню Йорк, имаше няколко варианта за постепенно прекратяване на работата. Един от подходите беше да се справи с определен брой отдели наведнъж. Друго беше да се започне с определяне на коя хартия може да се елиминира, като се продължи с прилагането на технологията за нейната дигитализация и завършек чрез обучение на персонала и рекламиране на новата технология на клиентите. Най-логичният начин за постепенно прекратяване на огромно количество работа ще варира в зависимост от естеството на самата работа, но винаги си струва да се справите, преди да навлезете твърде дълбоко.
6. Задайте очакванията
Каквото и да правите, не обещавайте прекалено много неща, които не сте уверени, че можете да постигнете. Попитайте какво ви е необходимо, за да се случи. И ако не можете да го получите - независимо дали става въпрос за хора, пари или технологии - обяснете начините, които могат да повлияят на вашата времева линия. Понякога изпълнителната власт ще поиска нещо без нюансирано разбиране на работата, необходима за нейното постигане, но след като съберете оценката си и установите пречките, вие сте в състояние да съобщите този нюанс.
Поклащането на главата и тичането в другата посока е често срещана, а понякога и оправдана реакция към най-завладяващите проекти. Но гарантирано ще ви стигне до никъде. Дори най-плашещата задача може да бъде решена с правилната перспектива, солидно разбиране на предстоящата работа и набор от реалистични и постижими основни етапи, които да проверите по пътя си.
