Лесли, изпълнителният директор на сдружение с нестопанска цел, искаше да преработи брошурата за програмата на организацията, помагаща на младежите в риск от оставане в училище и тя постави ръководителя на офиса на Ема.
Ема прекара часове в актуализиране на изображения, цветове и шрифтове. Гордееше се с по-смелото си, по-ярко възобновяване, развълнувана да го покаже на шефа си.
Когато го направи обаче, очевидно имаше проблем. „О“, забеляза Лесли за новата брошура, „Изглежда страхотно. Но защо копието все още е същото? “
Зашеметена, Ема не можеше да повярва на ушите си. Никога не е мислила да преразгледа копието. А Лесли никога не го беше предлагал. Как можеше двама души, които говорят за едно просто нещо, да имат толкова различни тълкувания?
Лесли и Ема изживяха класическия проблем, увековечен от Джордж Бърнард Шоу, "Най-големият проблем в общуването е илюзията, че се е случила."
На работното място ще има хора, които подобно на Лесли, които не са много добри да прехвърлят идеите си до вас. А когато не го правят, това може да създаде пречки. Може да ви изпрати въртене в лошо съобщение. Губено време, страхови преработки и тотални несполуки могат да се засилят, когато вашият колега или шефът не съобщават ефикасно или ефективно това, което искат.
Можете да пожелаете цял ден да общуват по-ясно тези хора. Но това вероятно не трябва да бъде вашата стратегия за отиване. Вместо да желаете, опитайте следните три техники, за да получите по-ясна и по-ефективна комуникация от другите.
1. Когато вземате назначение
Ема си помисли, че чува какво иска шефът й. В края на краищата те стояха в една и съща стая и разговаряха един с друг. Но в действителност инструкциите на Лесли да "преработи брошурата" бяха неясни и непълни.
Страхотна стратегия за постигане на по-сбитост и специфичност на другите е да задавате въпроси, които осигуряват яснота.
Ето как би звучало това от Ема: „Лесли, когато кажеш„ преработи брошурата “, можеш ли да разкажеш повече за мен какво имаш предвид под това и какви са твоите очаквания?“
Ема щеше да разбере доста бързо, че тя и шефът й имат уникални идеи за крайния продукт. Тогава тя можеше да продължи с още въпроси и да се запита за всичко - от графиката и цветовата схема до крайния срок за първата чернова.
Въпросите са вашето тайно оръжие на работното място. Когато се съмнявате, помолете другите да изяснят очакванията си. Попитайте, докато не сте сигурни, че разбирате. Ще се учудите как тя оптимизира най-много всичко.
2. Когато сте на среща
Били ли сте някога на среща, която е дала срещи лошо име? Виждал съм мениджъри, които се носят на пръв поглед без ясна цел или желан резултат. На всичкото отгоре лидерът звучи, че обработва мислите си на глас, повече, отколкото улеснява групов разговор. Никой не е сигурен какво да приеме сериозно като идея и какво да пренебрегне. И всички мислят за купчината работа на бюрата си. След известно време екипът забравя какъв е смисълът дори да говорим и мислено освобождава помещенията, примирявайки се с проверка на имейли на телефоните си.
Да си в разгара на неуспех на среща може да бъде трудно място да поискаш шеф или колега да бъдат по-ефективни в речта си. Но можете, и не е нужно да сте подценни за това. Просто прекъснете, когато има пауза, и поискайте разяснения.
- Боб, забелязвам някакви набръчкани вежди в стаята. Изглежда, че някои от нас не ви следят по тази тема. Можете ли да ни върнете няколко стъпки назад и да прегледате ключовите точки на високо ниво? Искам да съм сигурен, че знаем от какво се нуждаете от нас. "
Вероятно ще получите кимване на съгласие, а други ще скочат, за да изразят объркване. Ще получите необходимата информация и вашите колеги, които без съмнение ще ви благодарят по-късно за изказването.
3. Когато работите по имейл
Повечето комуникация на работното място, не е изненадващо, се осъществява чрез имейл. Така че, когато получите дълъг, разтърсващ, нефокусиран том от Анджела, приятел на проекта, искате да плачете.
Ще ви отнеме 30 минути, само за да преминете през параграфите, да разберете какво казва тя, да определите дали трябва да направите нещо и след това да разберете как да отговорите. Един поглед и си спомняте защо мразите да отваряте имейла на тази жена. Можеш да удариш глава в стената в безсилие.
Вместо това практикувайте да питате за това, от което се нуждаете, по любезен, неконфронтационен начин. Попитайте Анджела дали би била готова да прекрои имейлите си, за да можете да отговорите по-бързо. И не забравяйте, че ако искате да помолите някой да направи нещо различно, кажете й защо е добре и за нея.
„Здравей, Анджела, забелязвам, че често имейлите ти са дълги и подробни. Чудесно е, че предоставяте толкова много информация, но когато гледам бързо, не винаги мога да дешифрирам точно това, от което се нуждаете от мен и кога - и мразя липсващи срокове или неправилно тълкуване на инструкции. Бихте ли успели да поставите основната точка на върха, така че да мога да ви отговоря по-бързо или дори да направя темата по-подробна? Например „Необходимо действие до петък в 9 ч. | Проектът ACME „ще ми напомни веднага да го впиша в графика си“.
Вероятно ще започнете незабавно да получавате имейл от по-високо качество от Анджела и ще си направите услуга на колегата, като й помогнете да общува по-професионално. Погладете се по гърба за този.
Би било чудесно, ако всички общуват по начин, който не оставя нищо на въображението. Реалността е да общуваме на сложни, шумни работни места, изпълнени с разсейване и стрес. Когато се случват важни разговори, е добра практика да помогнете на хората около вас да общуват сбито, така че да извличате необходимата информация от тях. Може да е малко неудобно, когато за пръв път опитате, но в дългосрочен план ще станете по-добри и по-удобни с това. Бонус, ще ви спести часове на стрес и неправилна енергия в процеса.
