Всички са били там: получавате имейл, който ви кара да направите двойно. Разбира се, другият човек е явно разочарован или ядосан, но все пак се очаква да отговори. Какво трябва да направиш? Как отговаряте?
Въпреки че услугите за вътрешни офис съобщения и текстови съобщения със сигурност нарастват популярността, електронната поща все още е най-важният и широко използван комуникационен инструмент в работата - така че вашата способност да го използвате по възможно най-професионалния начин е от решаващо значение. Това означава, че как реагирате в ситуацията, описана по-горе, има потенциал да повлияе положително или отрицателно върху вашата кариера. Дори и да мислите, че просто отговаряте с подобен тон.
Да, знам, че да останеш професионален по всяко време е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Отговарянето на имейли по време на работа е само по себе си и отговарянето на емоционални съобщения го извежда на друго ниво.
Това ръководство ще ви преведе през отговора ви, за да избегнете конфликти и да си свършите работата.
Стъпка 1: Направете почивка
Може да искате да препрочетете получения имейл, за да сте сигурни, че сте го правили - можете да го направите - но не започвайте да пишете отговора в момента. Вашият колега, шеф или клиент оставя емоциите си да диктуват написаното от него. Не повтаряйте тази грешка. Направете почивка и оставете самообладание да изстине.
Едно от предимствата на имейла е, че не е нужно да отговаряте веднага. Понякога е подходящо да отнемете часове, за да съставите отговор! Използвайте го. Дори и да почувствате напрежение, а другата страна чака отговора ви - със сигурност имате поне няколко минути. Станете от бюрото си, охладете ума си и хапнете закуска или чаша вода. Ще ви помогне да избегнете реакция на коляното.
Стъпка 2: Не бързайте със заключенията
Бъдете честни: Реагирате ли така, както сте, защото четете между редовете? Когато имате работа с прекалено емоционални имейли, може да мислите, че усещате гнева или безсилието на човек, излъчващ се през екрана. И ще се почувствате принудени да приемете, че има нещо повече от това, което е просто там.
Не бива обаче да се досещате какво всъщност имаше предвид другата страна. Да съдите намеренията на другите въз основа на няколко изречения (и чрез филтъра на собствения си мозък и начина, по който общувате) е лоша идея.
Издържайте на изкушението да пристъпите към всякакви изводи. Просто прочетете думите, получете информацията и се подгответе да предоставите професионален отговор.
Стъпка 3: Дръжте го кратко
Имайки предвид възможността за неправилно тълкуване, не забравяйте, че вашата задача е да предоставите възможно най-точен отговор - и нищо повече. Пропуснаха забулени отговори на това, което можеше да има предвид другият човек.
Структурирайте имейла си така, че да носи само едно основно съобщение. Това не означава, че трябва да се състои само от едно изречение, но това означава, че ако някой критикува вашето представяне и поиска копие от статистиката, която цитирате, вие основавате отговора си около предоставянето на статистически данни (а не защитаването на вашите данни ).
По този начин можете да сте сигурни, че другата страна ще прочете отговора ви и ще го разбере точно по начина, по който имате предвид. Последното нещо, което искате е да се защитите, само за да научите, че вашият колега всъщност не ви е критикувал; но че тя просто е изразила неприятно отзивите си.
Стъпка 4: Бъдете директни
Като цяло е добра идея да избягвате сарказъм и ирония в работните си имейли - особено ако ситуацията вече е нажежена. Понякога може да помислите за шега, за да освободите напрежението, но този план лесно може да предизвика обратен удар.
Имайте предвид, че читателят няма да може да вижда вашите изражения или жестове на лицето и може много добре да ви тълкува погрешно. Така че, запазете остроумието на запазената си марка за разговори лице в лице - и за по-малко затруднен обмен.
Стъпка 5: Попитайте за помощ
Ако вашият имейл не е поверителен, тогава е подходящо да поискате помощ. Може би вашият колега знае по-добре как да се справи с разгневения ви шеф, или вашият мениджър може да ви помогне да намерите правилния подход към объркания си клиент.
Веднъж шефът ми успя да интерпретира имейл, който получих от един от нашите клиенти, защото той я познаваше много добре. Той ме увери, че не трябва да приемам лично нейния отговор, защото има и други фактори. След това успях да се успокоя и да напиша напълно подходящ отговор.
Когато получите гневен имейл, не се обиждайте. Хората изпращат емоционални съобщения, когато не са доволни от нещо, или се чувстват разочаровани, или дори объркани. Трябва да работите под предположението, че това няма нищо общо с вас лично, така че това не означава, че не трябва да оставяте тона да ви разсейва да вършите работата си и да отговаряте професионално.
