В най-добрия случай електронната поща е една от най-ефективните форми на комуникация - тя може да бъде кратка, сладка и изпратена в движение, за да получите вашите въпроси или вашето съобщение.
Това каза, че входящата ви поща може да създаде повече проблеми, отколкото решава, когато вместо отговор, който е без глупости, съкратен отговор, получавате отговор в едно изречение, който по същество не означава нищо. За разлика от телефонното обаждане - където можете да използвате ebb и потока на разговор, за да продължите да задавате същия въпрос по нови начини - може да е трудно да натиснете за нова информация по имейл.
Добрата новина е, че критичните имейли обикновено попадат в една от двете категории и има стратегия за отговор на всеки тип. Прочетете за често срещаните нарушители и най-добрият подход за всеки от тях.
1. Отговорът „Не прочетох имейла“
Първият вид крипто имейл е видът, който те кара да се чудиш защо си притесняваш да пишеш на първо място. Изпращате имейл на шефа си, че полетът ви е заземен, и той пише обратно, че ще ви види в офиса „след няколко часа“. Или поискате група избиратели за актуализирани адреси и половината от тях ви изпращат всички тяхната информация, а другата половина ви изпраща само техните телефонни номера.
Уф. Колко е трудно да прочетете имейл?
Всъщност това е вашата начална точка. Както се казва, по-лесно е да промените себе си, отколкото да промените другите. Така че, първото нещо, което трябва да направите, е да прегледате обективно своите имейли. Обучавате ли хората да не ги четат, като погребате въпроса в имейл с пет абзаци? Размишлявайки върху примера по-горе, споменахте ли закъснения си полет в края на обобщената страница на две страници на вашето бизнес пътуване (което вероятно шефът ви планира да прегледа по-късно)? Опитайте нашите указания, за да сте сигурни, че имейлите ви ще бъдат прочетени - и да отговорите на тях.
Но докато писането на по-ясни имейли е добре и следващо за следващия път, как трябва да отговорите на вашия не-читател в момента? Най-добрият подход е да представите основната информация като „нова информация“ (което обяснява защо пишете обратно).
В случая с горните примери, можете да опитате: „Нова информация от авиокомпанията: полетът вероятно няма да излети до сутринта. Изглежда, че ще прекарам вечерта в Чикаго “или„ Благодаря, че изпратихте телефонния си номер; бихте ли могли да изпратите и актуализиран адрес, когато имате възможност? ”Дръжте го възможно най-кратко (един или два реда, за да не пропуснете нищо), като същевременно потвърждавате учтиво това, от което се нуждаете.
2. Отговорът „Това не е приоритет за мен“
Излагате ситуация и питате старши колега дали трябва да приемете А или Б, а отговорът му е „Успех.“ Или питате нов контакт, когато може да е подходящ момент за връзка и тя казва, че би се радвала до - но пренебрегва да включва всички действителни времена.
Звучи ли ви познато? Имам някои лоши новини: Човекът, с когото си кореспондираш, просто не е в това да ти отговори.
Разбира се, има разлика между имейл, който ви отхвърля изравняването, и този, който дава време, когато вашият контакт може да бъде по-достъпен - например: „Бих искал да се срещнем на кафе, но съм преплуван през края на месеца “се поддава на естествено проследяване на въртенето назад след няколко седмици.
Но отхвърлящият отговор без допълнителна информация - напр. „Кога мога да видя някои числа?“; „Разбира се.“ - предлага получаването на необходимата информация не е приоритет за вашия читател.
Ако определено е приоритет за вас, е време да привлечете вниманието му или вниманието му. Опитайте да отговорите с тази формула:
- Информацията, от която се нуждаете
- Твърд срок
- Потвърждаване чрез въпрос.
Например: „Знам, че имате няколко събития този уикенд, но имам нужда от преразгледаната прогноза за кетъринг до сряда - ще можете ли да го предоставите до тогава?“ Или: „Моята среща с клиенти е насрочена за 10 ч. Петък сутринта; възможно ли е да дадете кратки бележки за моята презентация преди това? ”Насочването към това, от което се нуждаете, ще фокусира читателя; включително конкретна дата („следващия вторник“, за разлика от „през следващите няколко седмици“) ще ви набие на списъка с приоритети; и завършва с въпрос означава, че получателят трябва да ви пише обратно.
Може да е разочароващо, когато някой отдели време за отговор, но не положи усилия да ви даде нужната информация. Използвайте съветите по-горе, за да разберете проблема и да отговорите по начин, който ще ви помогне да свършите работата.
