Срещите са скъпи. Не защото таксувате хората да присъстват (очевидно), а защото използват времето на хората; време, което може да се изразходва за правене на много други неща, генериращи приходи. Всъщност едно проучване установи, че повтарящата се среща на мениджърите на средно ниво струва на една компания 15 милиона долара годишно.
15 милиона долара годишно!
Да не говорим, вие също трябва да вземете предвид предварителното време, както и времето за смяна на контекста. Професор Глория Марк от Калифорнийския университет, Ървайн установи, че са необходими средно 25 минути, за да може работникът да се върне към първоначалната си задача след прекъсване.
Познаването на тези статистики означава, че когато обсъждам дали трябва да свикам среща, се питам какво си струва (буквално). Това ли е най-доброто използване на времето на всички, включително моето? И не толкова рядко, отговорът е „не.“
И така, какво да правя тогава? Лесно! Изпратете прост, но критичен имейл, за да информирате всички и да сте на път.
Какво да включвам
Има три ключови неща, които трябва да покриете:
- Логистика : защо срещата беше отменена и, ако става дума за повтаряща се среща, какво да очакваме следващия път
- Действие : всички критични действия приключени или чакащи
- Информация : всякакви актуализации или общи FYI за групата
Забележка: Не попадайте в капана на последното действие и логистиката. Наличието на най-критичната информация по-нагоре гарантира, че се вижда, когато вашите колеги прескачат имейла си. О, и бонусен съвет за вас: Поставете смели имена на хората, ако трябва да направят нещо, за да се утроят, че забелязват.
Пример за имейл Как да превърнете среща в имейл
- Потърсете петима клиенти за обратна връзка относно дизайните - Мария
- Изпратете окончателния график на маркетинговия план за одобрение - Джейсън
- Маркетингово копие е заключено
- Финалният списък с клиенти е финализиран
- Заявка за бюджет, изпратена до екипа за финансиране
- Дата на стартиране е потвърдена (14 ноември!)
Може да изглежда просто, но добавянето на имейл на срещата към вашия професионален пакет от трикове е чудесен начин да увеличите фокуса и производителността на вашия екип. Когато уважавате времето на другите и винаги гарантирате, че следващите стъпки са ясни, по-вероятно е другите около вас да направят същото. И кой не обича час назад, за да свърши работа в натоварения ден?
