За повечето от нас, нашите пощенски кутии са врагът - бездънна черна дупка на болка, отчаяние и купони за продажба, от които никога не можем да изпълзим.
И докато можете да опитате да подадете автоматично и да отпишете сърцето си, има само някои имейли, които не можете да избегнете. Няма да можете да спрете вашата компания да ви изпраща всички тези доклади на екипа или да запазите този досаден публицист от мачкане на прессъобщение след съобщение за пресата при вас.
Но има един тип имейл, който можете да спрете: Проследяващи имейли.
Помислете за това: Колкото повече имейли натрупвате, толкова повече време отнема да отговорите на всички тях. Колкото повече време ви отнема отговор, толкова повече проследяващи имейли хората решават да изпратят, само за да са сигурни, че сте получили съобщенията им. Преди дълго сте заседнали в един порочен, вечен цикъл. Ако множество хора ви изпращат „Ей, получихте ли съобщението, което изпратих вчера?“ Имейли, можете ли да си представите колко допълнително пространство и време се губите?
За щастие, има супер лесен начин да намалите броя на последващите съобщения (и като цяло е възможно просто само съобщенията), които получавате: Поставете автоматичен отговор за електронна поща - не само когато сте на почивка, но и всички време.
Автоматичният ви отговор не трябва да бъде дълъг или подробен, но бързото съобщение „Здравей, получих имейла ви и ще се свържа с вас, когато мога!“ Може да държи нетърпеливите бобърчета встрани.
Имате нужда от малко ръководство за това как да форматирате автоматичния отговор? Изпробвайте този шаблон, за да започнете:
Също така имайте предвид, че е най-добре да бъдете по-конкретни с вашия автоматичен отговор. Дайте на хората общ график за това, кога ще се свържете с тях („Ще се опитам да отговоря на бизнес запитванията в рамките на три дни“), така че те да знаят разликата между заетостта ви и използването на автоматичен отговор като начин за да избегнете напълно входящата си поща (очевидно не препоръчваме да правите това).
В допълнение, автоотговорите са чудесен начин да насочите работата към други хора, които може да са по-подходящи („Ако се свързвате с мен относно маркетингова възможност, не се колебайте да изпратите имейл, нашият маркетинг сътрудник, на“).
Автоматичният ви отговор може да бъде и по-нетрадиционна възможност за ангажиране на хора. Чувствате се малко самореклама? Добавете връзка към една от вашите страници в социалните медии. Искате предварително да отговорите на някои въпроси? Включете забавен често задаван въпрос за боравене с някои неща, които хората най-често идват при вас. Интересувате се да станете творчески? Връзка към скорошна статия, която ви се стори интересна.
Преди всичко, уверете се, че използвате своя автоматичен отговор като начин да купите време, а не алтернатива за отговаряне на имейли (защото, изненада: Автоотговорите не отговарят на съобщения за вас, независимо колко дълго чакате).
Но използвайки този подход, ще поддържате ненужни имейли. Ще поддържате контактите си щастливи. И най-доброто от всичко, ще запазите опасност от входяща поща от деня си.
