Вероятно е входящата ви поща да прилича много на онази изоставена кошница с неща, седнали отзад на гардероба ви. Знаеш, че е умиращо да бъдеш почистен (и приютяваш много скрити изненади), но мисълта да се справиш с подобна задача е завладяваща. И кой има шест часа свободно време, за да си пощади нещо подобно?
Но организирането на имейлите ви не трябва да отнема цял ден - всъщност можете да го направите само за един час, ако отделите времето за това.
Минути 1 до 10: Изчистете боклуците
Определете време за 10 минути и просто започнете масово изтриване (или архивиране) на всички съобщения, за които знаете, че не са ви необходими, като известия от акаунти в социалните медии, напомняния за минали събития, потвърждения за доставки, които вече сте получили, бюлетини, които вече сте чели (или никога няма да се чете) и имейли, които вече не са подходящи.
Можете да направите това лесно, като търсите във входящата си поща за общи изпращачи или тематични редове (например: LinkedIn известия) и изтриете куп неща наведнъж.
Минути от 10 до 30: Създайте папки и етикети
Сега е време да организирате оставените съобщения, които не се нуждаят от никакви действия, но които трябва или искате да запазите.
Има толкова системи от папки, колкото има потребители на електронна поща, но лесно да опитате е да направите папка за всяка тема или тип имейл, които имат няколко съобщения, които са свързани с нея. Така че това може да означава папки като: Получавания, Проекти, Екскурзии и т.н. Винаги можете да добавяте и адаптирате папки, докато научите какво работи най-добре за вас.
За да ускорите този процес, можете дори да създадете папка „За да подадете файл по-късно“ за всичко, за което изобщо не сте сигурни, и папка „Отписване“ за всичко, което вече не искате. Съвет: Това са страхотни папки, които можете да подредите, когато имате пет минути между срещите.
О! И ако искате да се организирате още по-добре, опитайте някои етикети (наречени „категории“ от Outlook), за да добавите повече информация към съобщенията си. Можете да имате няколко етикета на един имейл или дори няколко слоя етикети. Така че този имейл в папката „Trip“ може да има основен етикет на „Ню Йорк 2018“ и подметки на „Полети“ и „Понеделник“.
Минути 30 до 50: Използвайте правило за две минути или направете списък със задачи за имейли, които се нуждаят от действие
Имейлите, които ви остават сега, трябва да са само тези, които се нуждаят от действия. Ако действието може да приключи за по-малко от две минути, направете го сега. Ако имате нужда от повече време, за да се погрижите за съобщението, добавете го в списъка си със задачи с известие, което да ви напомня да го направите всъщност. След това архивирайте имейла, за да запази входящата си поща ясна (пак ще можете да го търсите по-късно).
Ако просто не сте създател на списък, можете вместо това да използвате новата функция за отлагане на Gmail, за да покажете имейла във входящата си поща, когато сте готови да се справите. Или, ако сте потребител на Outlook, функцията за проследяване ви позволява да направите същото.
Минути от 50 до 60: Актуализирайте вашите настройки за лесна поддръжка
Поздравления за най-организираната пощенска кутия в света! ОК, не най-организираната входяща поща в света - но най-добрата ви пощенска кутия досега.
Но не позволявайте на партито да продължи твърде дълго, или ще го намерите отново. Можете да избегнете това, като настроите филтри, които автоматично ще сортират входящите ви съобщения, така че да не се налага.
Любимият ми филтър е за бюлетини и предлагам имейли, които всъщност искам да чета, но не винаги имат време за право, когато влязат. Вместо това създадох филтър в Gmail, който ги изпраща всички в папка „Прочетете по-късно“. (Outlook има собствена версия на филтри, наречени „правила“, които могат да направят тежко повдигане за вас.)
Можете също така да обмислите да настроите автоматичен отговор за вашия Gmail или Outlook, когато няма да можете да отговаряте на имейли толкова бързо, колкото обикновено (например, ако сте на конференция, работите необичайно работно време или сте на почивка),
И за да прелитате наистина през съобщенията си, можете да активирате и научите някои клавишни комбинации за Gmail или Outlook.
След това почистване, ще се отървете от това заяждащо чувство, че сте пропуснали съобщение, или от това потъващо усещане, че трябва да се сблъсквате с пълна пощенска кутия всяка сутрин. Всъщност може дори да сте готови да преминете към по-усъвършенствана организация за електронна поща, като например да се възползвате от новия Gmail, използвайки разширения за Chrome или да изпробвате този инструмент за Inbox AI.
Или от обратната страна, ако установите, че все още имате много работа - започнете да отделяте 20 минути всяка седмица, за да се справите с тези стъпки един по един. Направете това за няколко седмици и ще се озовете с входяща поща, която всъщност улеснява живота ви.
