Някога излязохте на среща, мислейки: „Уау, никъде не стигнахме?“
Събирането на група често може да бъде най-ефективният начин да продължите напред по голямо решение или план. Но тя работи само ако срещата е настроена правилно.
Така че, когато е ваш ред да поведете, използвайте тези пет стъпки, за да настроите срещата си за успех - преди дори да влезете във вратата.
1. Поканете правилните хора
Нищо не може да отмени среща, като например да има грешни хора в стаята. Ако вашата цел е групата да вземе решение до края на срещата, уверете се, че всички, които имат основен дял или право на вето върху това решение, са на масата. Обсъждате нова стратегия за продажба на даден продукт? Вероятно ще искате лидерите по продажбите и продуктовият мениджър да са там, или нищо няма да вземе решение.
От друга страна, прекалено многото „излишни“ хора или хора, които са значително по-възрастни или по-млади от всички останали в залата, може да отхвърли динамиката. Ако не се нуждаете от ръководител на PR, който се включва в производствена промяна, тогава не го канете. Ако всички се сплашат от финансовия директор, я оставете на първоначална среща за мозъчна атака.
2. Помислете как да дадете домашни
Искате ли хората да започнат от чиста шиста или би било полезно всички да влязат в срещата с някаква основна информация? Ако представяте план, върху който искате да въведете, изпратете го предишната вечер (а не часът преди това), така че има вероятност поне някои от присъстващите да имат време да го разгледат и да разберат.
И ако искате хората да донесат идеи на срещата - кажете им.
3. Определете дневен ред
Ако организирате срещата, трябва да определите дневния ред. Ако започнете срещата, като кажете: „Тук сме, за да обсъдим нашата стратегия за социални медии. Кой има идеи? ”- е, искаш хаос.
Вместо това раздайте - или напишете на бяла дъска или флип чарт - темите, които планирате да обсъдите в групата, в реда, в който искате да ги покриете. Например, вашият дневен ред може да бъде:
Когато всички знаят плана, е по-вероятно да останат на тема. Плюс това, дневният ред ви дава структура, върху която да се обърнете: ако дискусията излезе от тема или сергии, можете да напомните на всички в стаята какво трябва да обсъждате.
4. Кажете на хората целите
Целите не са същите като дневен ред. Дневният ред е това, за което ще говорите. Целите са това, което искате да постигнете, или цели за срещата: решения, които трябва да бъдат взети на масата, следващи стъпки, които трябва да бъдат съгласувани.
Например, целите на хипотетичната среща по-горе могат да бъдат:
5. Без изненади: „Предпродайте“ големите си идеи
Ако представяте голям план или препоръка, винаги е във ваша полза да знаете как хората в стаята ще реагират. Кой вероятно ще ви подкрепи? Кой вероятно ще ви оспори и какви възражения вероятно ще повдигнат?
Преди срещата идентифицирайте ключови хора, чието мнение има значение, и споделете своя план или препоръка с тях един на един. Попитайте за въвеждане. „Продайте” идеята си преди голямата среща. Обърнете внимание на възникналите от тях проблеми и адаптирайте начина, по който представяте плана си, за да се справите с тези проблеми.
Вицепрезидентът на финансите смята, че планът ви за стартиране ще струва твърде много? Уверете се, че подготвяте бюджетна прогноза и разберете цената на други стартирания, за да можете да поставите предложения бюджет в перспектива. По този начин разговорът няма да се оттегли, когато тя каже, че планът ви „звучи скъпо“.
От друга страна, ако всички обичат компонента на социалните медии от вашия план - страхотно. Не губете 20 минути, за да обяснявате защо социалните медии са важни, просто скочете в подробностите на вашия действителен план или насочете вниманието на групата към други области, в които трябва да вземете решения.
Ако се организирате преди време, съберете правилната група заедно и избягвайте изненадите, ще се настроите да се възползвате максимално от времето на групата заедно. Плюс това, вие със сигурност ще впечатлите всички в стаята с подготвеността си и ще получите шанс да блеснете като лидер.
