Знаеш как върви. Започвате имейла до вашия шеф, колега, клиент или HR директор с подходящ поздрав. Пресичате вашия Ts и поставяте точката си Is и завършвате съобщението с официален подпис като „Най-добър“ или „Искрено“.
Получателят на имейла отговаря със същата формалност, обръща се към вас със стандартен поздрав и след това изписва няколко граматически звукови абзаца, преди да обвиете бележката с подобен подпис; може би това е „С уважение“ или по-небрежните „Наздраве“.
Тъй като това съобщение изисква отговор от вас, продължавате да играете заедно с това, което смятате, че е професионалният начин - пишете пълния поздрав (отново), съставяте тялото на съобщението и след това завършвате с „Всичко най-доброто“. Продължавате да правите това дори и след многобройни напред-назад, въпреки че в крайна сметка изглежда напълно безсмислено и дори малко неудобно.
Освен ако не работите в супер скован корпоративен офис, където дори възклицателните точки са намръщени, трябва да се оправите с официалното изказване, особено ако общуването с шефа или колегите през работния ден е често срещано явление.
Веднага щом се почувства естествено да запишете приятелите си „Здравей“ и излишното „Благодаря“, направете го. И за да ви помогна всъщност да се почувствате добре, всъщност правите това (а не като етикетно чудовище), измислих няколко насоки.
1. Чувствайте се свободни да следвате костюма
Макар че може да е изкушаващо да формализирате всички обмени, ако това е това, на което сте свикнали или защото така сте били научени, много време, просто не е необходимо. Обърнете внимание на сигналите на работното си място или просто ще стигнете. Ако шефът ви препрати имейл с нищо повече от забележка за разглеждане, за да проверите дали ви интересува, и отговорите с официално съобщение, обещавам ви, че не печелите никакви точки на брауни - само запушвате запазете входящата си поща и игнорирайте как вашият екип обработва случайна кореспонденция. Или, ако колегата ви е започнал да общува с вас непринудено (без да се обръща към вас по име или да включва официален изход), приемете това като свой знак, за да отговаря в натура.
2. Превключете го (в зависимост от това с кого говорите)
Няма значение дали последният ви шеф е дал да се разбере, че приемането на неформален тон е нетърпимо; вече не работиш за нея. Въпреки че, дума за предпазливост, само защото стигнете до точка, в която зарязвате „най-доброто“ с вашия мениджър, не означава, че трябва да премахнете думата от речника си изобщо. Ако редовно разговаряте с някой, когото никога не сте срещали и връзката ви е по-официална, отколкото не, не бъдете толкова бързи, за да излезете, без да включвате правилно затваряне, особено ако сте на оградата за това как да продължите. Грешката от страна на предпазливостта винаги ще бъде здрав съвет.
Знайте това: Превключването му не се отнася само за различни хора. Дори ако кореспонденцията с един човек започне официално, ви е позволено да скачате в месото на темата, когато обсъждате елемент в дълга нишка по имейл - вместо да се занимавате с каквито и да било поздрави или отписвания.
3. Помислете за времето
Ако отидете в почивка за една седмица и се върнете в офиса със списък с въпроси към шефа си, с когото не сте разговаряли или виждали, откакто сте заминали, вероятно е най-добре да започнете този първи имейл обратно с приятен вкус като „Добро утро“, „Надявам се, че сте били добре“ или, ако вашият мениджър е бил този на почивка, „Добре дошли обратно“ - дори ако вие и вашият ръководител обикновено прескачате поздрава или малки разговори. Времето за размишление също е важно за обмен с външни клиенти или доставчици. Ако имате връзка веднъж седмично или само няколко пъти месечно, може да е подходящо да започнете първоначалното съобщение, след като изтече известно време с интродукция за влизане и подходящия затварящ подпис.
Ежемесечната база за докосване с старши член на вашия отдел също може да изисква от вас да се наклоните да пишете по-консервативно. Ако това първоначално съобщение доведе до значително напред и назад през няколко дни, тогава вероятно е добре да се намали формалният фактор, особено ако другата страна е направила това.
В крайна сметка трябва да определите тона и структурата на изходящите си съобщения. Но мога да ви кажа едно нещо, аз лично никога не съм намирал за проблем, когато някой, с когото редовно говоря, реши да откаже стандартното отваряне и затваряне; всъщност ми е малко облекчение, че можем просто да продължим с това, че можем да кажем онлайн. Присъединяването на имейл често е подходящо само за момент - и аз преценявам, че ще знаете кога да премахнете официалността.
