Напливът на смартфони беше невероятен за работното място: с възможността да пишете по електронна поща, да сърфирате в Интернет и да пишете 24/7, можем да си вършим работата буквално по всяко време и навсякъде. Но обвързването с тъчскрийн също може да работи срещу нас - от една страна, ние сме безкрайно достъпни, а от друга, лесно е да игнорираме тези в нашето реално присъствие.
И така, как да останете свързани и професионални едновременно? Ето модерни начини за най-често срещаните ситуации със смартфони.
1. Добре ли е да пазя смартфона си по време на среща?
Това зависи. Ако го използвате, за да изтеглите информация, свързана с дискусията, продължете да я издавате - просто обяснете какво правите. Ако това е вътрешна среща и очаквате важно обаждане от клиент, дръжте телефона си да вибрира и не забравяйте да се отдръпнете от срещата, когато вземете разговора. Но ако присъствате на среща с клиент - или на вътрешна среща, на която не очаквате обаждане - оставете телефона си и го проверете едва след като срещата приключи.
2.
Езикът на тялото ви говори толкова силно, колкото гласът ви на хората около вас. Ако фокусът ви е върху нещо различно от човека, който говори, вие проектирате непрофесионално и разсеяно изображение. Дори ако телефонът ви не звъни, гледа надолу и тихо изслушва съобщение, все още много говори за това как текущата среща се нарежда в списъка ви с приоритети.
3. Мога ли да използвам телефона си, за да правя бележки, без да съм обиден?
Да, но бъдете ясни за целта на вашите действия, преди да започнете. Можете да кажете: „Ще си направя няколко бележки, докато разговаряме, за да се уверя, че улавям основните ви точки“. Останете ангажирани в срещата (без да надничате този текст, който току-що влезе, колкото и дискретен да мислите, че сте) и не забравяйте да поглеждате и да осъществявате контакт с очите от време на време, така че всички да знаят, че наистина сте с тях.
4. Как да кажа на моя мениджър да сложи телефона и да се настрои?
Няма лесен начин да викате шефа си за лоши маниери, но можете да изложите мнението си по фин начин, ако сте в разговор един на един. Предложете разсрочване, ако вашият мениджър е погребан в смартфон, като попита: „Изглеждате доста заета, трябва ли да отложим срещата ни?“ Можете също да заобиколите този проблем, като поддържате срещите възможно най-бързи и кратки. Но ако шефът ви изпраща съобщения по време на среща с клиенти, може да се наложи (внимателно) да посочите, че клиентът ви не изглежда доволен от разсейването.
5. Как мога дискретно да се обадя, докато вечерям с клиент?
За съжаление не може да се направи. Дори ако телефонът е настроен да вибрира. Помислете за това: толкова важно ли е входящото повикване, че си струва да предадете съобщението, че клиентът ви не е вашият основен приоритет? Ако чакате спешно обаждане (например от болницата, защото член на семейството е болен) или информация, която би била полезна за вашата среща, разбира се, това са изключения от правилото - но трябва да подготвите вашата компания за вечеря за възможност за тези прекъсвания предварително. И всяка друга причина просто не може да бъде оправдана.
6. Как да се справя с телефонно обаждане от неподходящо място (т.е. летище, обяд, шофиране)?
Гласовата поща е налице за причина. Няма нищо лошо в това да се обадите на някой след пет или 10 минути, когато сте без разсеяност и можете по-добре да чуете и да бъдете чути. Ако знаете, че обаждането е много важно, отговорете на телефона и поискайте да се обадите след няколко минути, когато стигнете до по-идеалното място за разговор. Каквото и да правите, въздържайте се да викате въпроси на частния бизнес на публично място.
7. Шефът ми просто ми остави гласова поща. Колко време трябва да се върна при нея?
В зависимост от съдържанието и темата имате един работен ден - но го направете по-рано, ако обаждането е спешно.
8. Как трябва да се справя с текстове и имейли след часове?
На имейл, изпратен след часа, може да се отговори на следващия работен ден, освен ако не е обсъдено друго (или очаквано от) вашия шеф. Текстът е различен - самата природа на комуникацията предполага непосредственост - така че трябва да реагирате възможно най-скоро. И ако вие изпращате съобщението, винаги трябва да сте наясно с очакванията си за времето за отговор.
9. Кога е допустимо текстовото съобщение, свързано с работата?
Ако клиент започне текстов разговор с вас, е напълно добре да отговорите. Но дори и в съвременния технологичен свят, не приемайте, че всички са прекалено запознати с текстовите съобщения. Ако вършите текст на работата, дръжте го професионално. Избягвайте емотиконите или жаргонните съкращения като OMG, LOL и BTW.
10.
Когато се съмнявате, следвайте това просто правило: хората, с които се срещате лице в лице, имат предимство. Съсредоточете се върху тях върху всеки, на когото изпращате текстови съобщения, имейл или набирате.
