Като се замисля за пролетно почистване, мисля за гардероба си - и колко всъщност наистина трябва да го преодолея: за да изчистя нещата, които не съм носил през целия сезон, да намеря добър, изненадващ място за неща, които не нося много често, и организирам всички останали в някаква система, която има смисъл.
Но ще бъда честен: Ако искам да се справя с областта на моя живот, която е най-голямата бъркотия, наистина трябва да пролетя чист имейла си.
Звучи ли ви познато? Предполагам, че е така. И така, тази година измислих няколко съвета за изчистване на гардероба ви и как да ги приложите във входящата си поща.
1. Изчистете какво има отзад
Когато става въпрос за имейли, по-новите винаги получават вниманието. Така че, ако ще почиствате на пролет, най-доброто място да започнете е с най-старите си непрочетени съобщения. Дори ако отговорите само на трите най-стари имейла, ще се почувствате като че ли сте направили някакъв напред, защото това са тези, които събират прах (и наистина трябва да им се отговори или архивира).
2. Declutter и изхвърлете някои неща
Точно като с гардероба си, ще бъдете по-щастливи с пощенската си кутия, ако тя съдържа само това, от което се нуждаете. Всъщност проучванията показват, че намаляването на количеството ежедневен имейл, което получавате, ще има реално влияние върху управлението на вашето време и нивата на стрес.
Така че, приемете тези първи седмици на пролетта като извинение, за да изчистите какво повече нямате нужда. Бюлетини, които всъщност никога не четете, известия от сайтове за социални медии, които дори не гледате, пощенски списъци, които вече не са ви полезни - всичко това е честна игра.
Не сте сигурни как да започнете да идентифицирате тези пощенски кутии? Опитайте тази:
- Потърсете „отпишете се“ за повърхностни бюлетини, от които можете да се откажете.
- Погледнете в кошчето си за непрочетени имейли. Ако сте го изтрили, без да го гледате - има вероятност на първо място да не ви е необходим.
- Търсете „от: без отговор“, за да откриете автоматизирани имейли от компании (предпочитам имейли от реални хора).
Като преминавате през всяка стъпка, отпишете се от всичко, което всъщност не четете или не се нуждаете.
3. Не се нуждаете ежедневно? Поставете го другаде
След като решите на кои бюлетини и списъци с препоръки определено искате да останете, помислете за създаването на конкретни папки (или, както аз наричам „тематични входящи кутии“), където несъществените имейли отиват автоматично - вместо да се показват във входящата ви поща.
Като филтрирате тези имейли по вид и ги правите лесно достъпни, без да сте пред вас по всяко време, вие поемате обратно контрол: Ще преглеждате сделки на Fab.com и нови стилове в Banana Republic, когато решите, а не когато те решите да излезете във входящата си поща. Ще проверите нови последователи в Twitter, когато решите, че е време за почивка в социалните медии. Имате идея.
Преди да започнете с филтри, решете темите си. Когато гледах моята входяща поща за нарушители на времето, реших, че голямата тройка е: списъци с песни, социални медии и бюлетини. Създайте нови етикети за всеки от тях.
Професионален съвет: Започнете етикета със звездичка, за да го изведете на върха на етикетите си, като внимавате да не забравите да ги проверите (напр. „* Социални медии“ вместо „Социални медии“).
След това настройте филтрите си, за да преминат съответните имейли направо към „тематичните ви пощенски кутии“. Стъпките на Gmail за настройка на филтри са:
- Кликнете върху стрелката надолу в полето за търсене. Ще се появи прозорец, който ви позволява да укажете критериите си за търсене.
- Въведете критериите си за търсене. Ако искате да проверите дали вашето търсене работи правилно, щракнете върху бутона за търсене.
- Кликнете върху „Създаване на филтър“ в долната част на прозореца за търсене.
- Изберете действието, което искате да предприемете. В този случай не забравяйте да изберете „Пропуснете входящата поща (архивирайте я)“ и „Приложи етикета:“, когато създавате вашия филтър.
- Кликнете върху бутона „Създаване на филтър“.
Сега всички тези имейли от [email protected] отиват направо в моята пощенска кутия „* Newsletter”, за да проверя кога съм в режим на онлайн пазаруване. Препоръчвам да зададете настройките си за тематични входящи етикети на „Покажи дали непрочетени“, за да се възползвате наистина от тази стратегия „извън зрението, извън ума“. И докато горните инструкции се отнасят специално за Gmail, много други електронни имейл системи предлагат подобна функционалност за етикетиране и сортиране.
Обновяването на входящата ви поща отнема известно време, но обещавам, напълно си заслужава. Точно както чистият килер ви помага да намерите нещата, които всъщност търсите, организираната входяща кутия ще гарантира, че харчите време и енергия за имейлите, които наистина трябва да прочетете.
Честито пролетно почистване!
: Пролет почистете кутията си!
