Има множество съвети как да станем по-продуктивни - от правила, които да следваме за повишаване на ефективността, до детайли, които трябва да имаме предвид, за да спестим работното си време и повече.
Но кои от тези съвети всъщност са изпитани и верни и кои са само шум?
След месец изпробвах четири често срещани съвета за производителност (плюс забавен бонус трик), използвайки софтуер за проследяване на времето DeskTime, за да измеря как действително са се отразили върху производителността ми. Според този малък експеримент, някои от най-популярните съвети там могат да бъдат малко надценени - докато други явно имат някаква магическа сила, за да ви помогнат да свършите нещата.
Ето какво научих - и как можете да го приложите към собствения си трудов живот.
Съвет №1: Спрете многозадачността
Основната идея на този метод е да се съсредоточи върху една задача по едно и също време, като избягвате да правите няколко неща едновременно. Проучванията и експериментите показаха, че умовете ни функционират най-добре, когато се концентрираме върху една и съща задача, както отбеляза Даниел Патрик Форестър в Bloomberg Businessweek . Въпреки това той също така отбелязва, че този подход за единна задача не е нещо, което идва естествено и често се налага да обучаваме себе си, за да спрем многозадачността.
Как мина?
Още на първия ден открих основния недостатък на този метод: Той води до склонност към перфекционизъм. В резултат на това можете да загубите много време за детайли, което може да попречи на дългосрочната ви производителност.
Други две минуси на този метод бяха филтрирани по-късно през тази седмица.
Първо, фокусирането върху една задача може да звучи просто, но не е така. Можете да затворите всички раздели на вашия лаптоп и да оставите отворени само свързаната задача, но не можете да правите същото с ума си - всички останали неща, които трябва да направите, продължават да плават в задната част на него.
Второ, този метод в най-крайния му смисъл означава пълно изключване на всички останали задачи за цял ден, което може да стане скучно. За мен разумното многозадачност е това, което добавя някаква динамика към работния ден и ми помага да остане интересен.
Ефективност: 77%
Лично удовлетворение: 2/5
Заключение: Ако не можете да избегнете многозадачността, продължавайте да вършите различни задачи едновременно. Просто не се опитвайте и не правете твърде много наведнъж - проучванията показват, че това може да накара мозъка ви да се свие и вероятно не искате това да се случи.
Съвет №2: Правете често нарушения
Основната идея тук е, че правенето на почивки през целия ден ви помага да се върнете на работа спокойна и заредена с енергия и по този начин да свършите повече неща. Проучванията сочат, че има разнообразие от оптимални съотношения между почивката, но в крайна сметка няма значение дали следвате правилото 52:17 или си правите почивка на всеки 90 минути, стига да напуснете бюрото си няколко пъти ден.
Как мина?
Всичко мина по план в понеделник; прекъсвайки често, завърших доста прилично количество задачи, които бяха в списъка ми със задачи.
Но след това дойде вторият ден и почувствах, че трябва да се насиля да напусна бюрото. Нещо повече, след тези задължителни почивки става все по-трудно да се върне на път. След като имах същия проблем и през следващите дни, аз в крайна сметка променях целия подход: Вместо да се насилвам да прекъсвам всеки час, правех пауза всеки път, когато завърша задача или просто се почувствах заседнал. В резултат на това имаше моменти, в които си правех три почивки за един час, а пъти правех петчасов „работен маратон“ без почивка. Но работи; Направих нещата едно по едно, без да се чувствам преуморена и това беше наистина важно.
Ефективност: 75%
Лично удовлетворение: 4/5
Заключение: Правете почивка, когато имате нужда, а не когато трябва.
Съвет №3: Създайте списък със задачи с управляеми задачи
Има различни начини за създаване на вашия списък със задачи. Идеята на този конкретен списък е разбиването на всяка задача в действителните стъпки, които трябва да предприемете, за да завършите проектите си. Гуру на производителността Дейвид Алън предлага да започнете всеки елемент от списъка си с глагол, за да направите вашите намерения по-конкретни. Например, вместо просто да поставите „клиентски отчет“ в списъка си, детайлирайте елементите за действие, в които ще участвате: съберете данните, анализирайте данните, напишете отчета и т.н.
След това трябва да разпределите тези задачи по начин, който всъщност е осъществим. „Ежедневният списък със задачи трябва да се състои от малки задачи, които не отнемат най-много няколко часа, за да завършите“, пише Коди Уилър за Lifehack .
Как мина?
Хубавото на този метод е, че той ви кара да се чувствате продуктивни. Дължината на моя списък със задачи всъщност се свиваше и ми се стори доста мотивиращо. Освен това този метод ми позволява да забележа и по-малките неща, които направих като част от целия проект, като например литература за търсене на публикация в блог, която обикновено отнема много време, но не дава незабавни резултати, които всеки може да види.
Въпреки че разбиването на задачите на изпълними стъпки е може би най-ефективният метод, който изпробвах, все пак трябва да създадете списъка си разумно; не можете да включите всяко малко, което планирате да направите, дори ако е необходимо за завършване на проекта. Той просто ще направи списъка ви излишно дълъг.
Ефективност: 80%
Лично удовлетворение: 5/5
Заключение: Намалете списъка си до максимум шест или седем конкретни изпълними задачи на ден. Единичните задачи, които са необходими по-малко от 10 минути, не се класират в списъка.
Съвет №4: Започнете с най-важната задача
Идеята на този метод е да започнете с най-важната задача на деня, когато имате пълна умствена енергия, и след това да получите много по-лесни задачи, докато денят продължава и вие ставате все по-износени. В статия за Fast Company , Рейчъл Жилет предлага:
„Определете важните задачи и изисквайте пълните си умствени способности, които отлагате до края на деня, когато умствените ви резерви са ниски. След като идентифицирате тези задачи, реорганизирайте рутината си, така че да можете да работите върху тях без прекъсване през първия час на деня. ''
Как мина?
За мен това не беше точно както е описано от Жилет. Сутрин просто ми трябва известно време, за да вляза в работния поток. Бих могъл да изпълня ежедневни задачи, но определено нищо, което „изискваше пълните ми умствени способности“. Затова се борих с този метод ден и половина, докато не се отказах, за да мога да свърша нещата накрая.
Ефективност: 66%
Лично удовлетворение: 1/5
Заключение: Намерете върховете на производителността си (DeskTime има „скала на производителността“ за тази цел), след това планирайте приоритетните си задачи през това време. Не е задължително да е първото нещо сутрин - винаги, когато е най-важният ви час.
Бонус съвет: 2 бири за творчество
В проучване, направено от Чикагския университет, изследователите откриха, че ако сте в нетрезво състояние може да повишите вашата продуктивност за творчески задачи. Докато е доказано, че кафето ви помага да направите правилни задачи, бе показано съдържание на алкохол в кръвта 0, 07 (еквивалент на две бири), които помагат за творческите задачи.
Как мина?
Седмици отлагах да пиша статия - просто не успях да вляза в потока. И така един следобед прибягнах до този експеримент с последна мярка. Изпих първата бира пълноценно, след което се върнах към компютъра си, за да работя и небрежно отпивам втората.
Първата бира вършеше чудеса; мигновено течаха думи, изнасяха се идеи и страниците се запълваха бързо. Изглежда, че бирата е изключила самокритиката ми и отвори вратата за творческото ми писане.
Втората бира обаче беше грешка; докато го отпивах, способността ми да се концентрирам бързо се разпада.
Ефективност: Е, свърши работата, нали?
Лично удовлетворение: 5/5
Извод: Изпиването на бира направи страхотни неща, за да намали идеите на хартия, но не очаквайте да успеете да направите нещо наистина продуктивно след това. Една бира би била напълно достатъчна за моята толерантност.
