Когато за първи път управлявах други хора, си спомням, че стоях търпеливо, докато анализатор в моя екип се опита да намери необходим документ на компютъра й. Когато - пет минути по-късно - тя каза, че не може да го намери и ще ми го изпрати по имейл веднага щом намери файла, остави наистина лошо впечатление у мен (и ме накара да се замисля какви други топки може да изпуска ).
И така, вземете го от мен: Докато именуването и организирането на вашите файлове и папки може да не е най-сексапилната тема, която разгледах (казва жената, която ви донесе бюджетиране и съвети в Excel), обещавам ви, че е важна. Не само наличието на опростена система за онлайн съхранение ще улесни живота ви и ще ви спести много време, но и ще изглеждате по-организирани и отгоре на нещата си пред шефа и колегите си. Ето вашите насоки, за да живеете.
1. Вашият работен плот е вашето виртуално бюро
Знаете как хората ви казват да държите бюрото си достатъчно ясно, че шефът ви не смята, че сте свободен? Това се отнася и за работния плот на вашия компютър. Това е мястото, където трябва да поставите файловете, които работите през тази седмица, а не мястото, където трябва да влачите всеки прикачен файл, който някога сте получавали.
Препоръчвам да разделите работния плот до възможно най-малко папки. Имайте по един за всеки голям проект, по който работите в момента, както и вашата папка за главна работа, в която лесно можете да получите достъп до всичко останало. Ако все още не сте задали вашия работен плот на мрежа (така че иконите ви никога не се припокриват) и открийте голямата радост от преките пътища.
Ако имате нужда от допълнителна помощ за привеждане на структурата на вашия начален екран, опитайте приложения за организиране на работния плот, като Clean или DragThing на Macs или Fences на компютри.
2. Папките трябва да имат стратегия
Забелязах, че повечето хора или са свръхпапка или подпапка, но малцина я разбират точно както трябва. Как да разбера къде падаш? Погледнете някои от най-често срещаните или наскоро използваните папки и пребройте документите в тях. Ако има десетки и десетки файлове, вероятно бихте могли да използвате малко повече структура; като има предвид, че ако имате само един документ под работни файлове> клиент A> 2012> ноември> отчет за продажбите , определено сте хроничен сгъвател.
Ето няколко правила, към които се опитвам да се придържам:
3. Имената на файловете имат цел
Когато именувате файл, изберете фраза, която означава нещо. Ако получа прикачен файл, наречен DSC1045.jpg или Проект Idea.doc , нямам лесен начин да разбера какво представлява - или по-важното - да го търся по-късно. Добър тест: Представете си, че ще намерите файла на работния плот след няколко месеца. Лесно ли бихте могли да кажете какво е? Ако не, преименувайте.
За документите, които създавате редовно, като бележки за месечните заседания на борда, може да бъде по-лесно да разграничите документите по дата на заседание, а не по тема. Никога не използвайте Месец-Ден-Година, тъй като той ще се сортира първо по месец, после по ден, следван по година. Вместо това използвайте дата-година-месец (с месец на числа), за да можете лесно да сортирате хронологично. Например: Използвайте 2012-10-27 Board Presentation.pdf вместо Oct27-12 Board Presentation.pdf или 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Това ще ви спести тонове време при сърфиране и търсене по-късно.
4. Контрол на версиите, Контрол на версиите, Контрол на версиите
Ако си спомняте нещо за именуването на файлове, нека това е контрол на версиите. Този е лесен. Когато създавате за първи път документ, той трябва да завърши с v1. Например, бих посочил предложение: ClientA Offer_v1.ppt . Всеки път, когато запазвате промените и ги изпращате на клиенти или колеги, актуализирайте ги до версии 2, 3, 4 и т.н. След като документът е готов, ще искате да запазите ClientA Offer_vf.ppt или ClientA Offer_final.ppt за лесен достъп по-късно. Защото няма нищо по-лошо от това да се чудим дали е имало версия 14 или дали версия 13 е наистина окончателната.
