Най-добрите шефове имат политика на отворени врати - нали? Но какво точно означава това на практика? Дали добрият мениджър означава ли, че вашият екип може да влезе, да седне и да „вземе мозъка ви“, когато пожелае?
Това не звучи много ефективно - и това е така, защото не е така. Наличността изисква много време и енергия, два от най-ценните и ограничени ресурси. Важно е да се признае дали цената / ползата от това да дадете толкова много на служителите си си заслужава. Възможно е прекаленото ви участие да не ги смущава, но също така ви предпазва от време да мислите творчески и да се справяте със задачи извън надзора върху другите.
За щастие, има четири стъпки, които можете да започнете да изпълнявате днес, за да коригирате тази ситуация и да върнете стила си на управление обратно на пътя:
Стъпка 1: Нула в издаването
Лесно е да се каже: „моят екип има нужда от мен“ и се включете в работата на всеки. По-трудно е да отстъпиш и да проучиш дали би могъл да си позволиш да отстъпиш малко.
Самосъзнанието започва със самодиагностика. За да откриете дали сте твърде достъпни, задайте си следните въпроси:
- Вашите служители се разпръскват, когато влезете в стаята за почивка?
- Смятате ли, че редовно работите късно и през почивните дни, за да си свършите работата?
- Пристигате ли сутринта, за да намерите линейка служители, която ви чака на вратата?
Ако сте отговорили с да на всеки (или всички) от тези въпроси, вие сте твърде на разположение.
Стъпка 2: Променете навиците си
Сега, когато знаете, че и вие, и служителите ви биха могли да се възползват от по-малко ангажираност, задайте граници, създавайки времена, когато сте в офиса си със затворена врата. (Работете в отворена настройка? Блокирайте времето в календара си като DND, за да създадете същия ефект.)
Но това не спира дотук. Заедно с насроченото време за извършване на работата ви на бюрото, дайте на служителите си същата любезност. Вярно е, че искате да останете във връзка с вашия персонал, за да увеличите максимално възможностите за разпознаване на добре свършена работа, предоставяне на критична обратна връзка и идентифициране на проблемни области, но не е необходимо да сте в техните лица 24/7.
Едно бързо решение за това е да започнете насрочване на седмични срещи за личен живот с всеки от вашите директни доклади. Пояснете, че е време да се регистрирате по неотложните въпроси, както и да задавате въпроси - независимо дали става въпрос за текущ проект или за предстояща инициатива на компанията. През това време не забравяйте да обърнете на човека вашето цялостно, неделимо внимание. Прекарването на 15 до 30 минути за обсъждане на работа ще ви донесе много повече, отколкото да отговаряте на еднократни въпроси през целия ден, докато бързате от едно нещо към друго.
Стъпка 3: Останете на тема
Говорейки за внимание, твърде много мениджъри, които прекаляват с тяхната наличност, компенсират, като не слушат достатъчно или с цялото си внимание. (Ако служителите им винаги ги търсят, винаги ли ще отговарят на имейли?). Ограничете тези резерви за излишни умения, като сте наясно кои са (и не са) подходящи теми за вашия екип.
Например, веднъж имах изпълнителен асистент, който ми направи навика да споделя с мен дълбоко лични проблеми, които не са свързани с работата няколко пъти през деня. След няколко дни на това поведение, направих две промени. Първо, аз организирах онази седмична среща един на един, за да разгледам нейните проекти и поисках тя да измисли нещо, свързано с нейната работа (това не беше належащо). Второ, аз я помолих да групира притесненията си и да ги ограничи до теми, свързани с офиса на тези срещи. Проработи. Тя спря да идва при мен с лични проблеми и ние засилихме по-силни работни отношения.
Сега, това не означава, че никога не можете да излезете от темата. Не сте робот и нито един от вашите екипи и трябва да поддържате отношения с тях извън техния списък със задачи. Въпреки това, като зададете ясни граници в подходящо време, за да говорите за своите взаимоотношения, за запознанствата си, за опашките си в Netflix и за плановете си за уикенда, можете да си спестите много прекъсвания. Това е толкова просто, колкото да кажете от 9:00 до обяд, работя интензивно за спазване на сроковете на проекта, така че, моля, свържете се само ако това е наистина важно.
Стъпка 4: Направете малки стъпки за овластяване (и превъзпитание) на служителите си
Колкото и дълго време да отговаряте, вие бяхте казали на служителите си, че могат да изскачат по всяко време през работния ден и да ви изпращат имейл по всяко време през извънработно време. Правилно си мислите, че не можете просто да изпратите имейл с надпис „Отсега нататък, моля, идвайте при мен само с неотложни въпроси и ме оставете да работя през останалото време.“
Вместо това насърчавайте промяната малко по малко. Когато вашият екип се свърже с вас с въпрос, вместо да давате незабавен отговор, попитайте какво би направил. Ако някой дойде при вас по време, което сте поставили в календара като „DND“, попитайте дали тя се нуждае от незабавна помощ или може да се върне по-късно.
Когато разговорът се обърне към личния, бъдете недвусмислени относно нуждата си от спазване на краен срок или решаване на друг проблем. Ако искате да продължите разговора обаче, не забравяйте да определите време за разговори за него, за предпочитане в неработна обстановка, например над кафе или на обяд.
Политиките за отворени врати и активното слушане са отлични стратегии за управление. Въпреки това, дори най-добрите практики, взети до крайност, създават неефективност и неефективност. Някъде във вселената на шефовете съществува баланс между точното участие и прекаляването. Но знаейки, че е добре и по-продуктивно да отделите време да затворите вратата си - буквално и образно - е чудесно начало.
