Опциите за потвърждаване на данни на Excel включват създаване на падащ списък, който ограничава данните, които могат да бъдат въведени в конкретна клетка, до предварително зададен списък с записи.
Когато в клетката се добави падащ списък, до нея се показва стрелка. Кликването върху стрелката ще отвори списъка и ще ви позволи да изберете един от елементите в списъка, за да влезете в клетката.
Използваните в списъка данни могат да бъдат разположени:
- на същия работен лист, както и списъка
- в друг работен лист в същата работна книга
- в друга работна книга
Инструкция: Използване на данни, съхранени в различна работна книга
В този урок ще създадем падащ списък, като използваме списък с вписвания в друга работна книга.
Предимствата от използването на списък с вписвания, намиращи се в друга работна книга, включват централизиране на списъчните данни, ако се използват от няколко потребители и защитават данните от случайни или умишлени промени.
Забележка: Когато данните от списъка се съхраняват в отделна работна книга, двете работни книги трябва да са отворени, за да може списъкът да работи.
Следвайки стъпките в уроческите теми по-долу, можете да създадете, използвате и промените падащия списък, подобен на този, който се вижда в изображението по-горе.
Тези учебни инструкции обаче не включват стъпките за форматиране на работните листове.
Това няма да повлияе на завършването на урока. Работният ви лист ще изглежда различно от примера на страница 1, но падащият списък ще ви даде едни и същи резултати.
Уроци по теми
- Отваряне на файлове и запазване на данните за урока
- Създаване на два набелязани диапазона
- Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни
- Въвеждане на източника на данни и завършване на списъка с отпадане
- Промяна на елементите в списъка
- Опции за защита на списъка за отпадане
Въвеждане на данните за урока
Отваряне на две работни книги на Excel
Както беше споменато, за този урок данните за падащия списък ще бъдат разположени в друга работна книга от падащия списък.
За този урок следвайте тези стъпки:
- Отворете две празни работни книги на Excel
- Запишете една работна книга с името данни source.xlsx - тази работна книга ще съдържа данните за падащия списък
- Запишете втората работна книга с името Падащият list.xlsx - тази работна книга ще съдържа падащия списък
- Оставете двете работни книги да се отворят след запаметяване.
Въвеждане на данните за урока
- Въведете данните по - долу в клетки А1 до А4 на данни source.xlsx работна книга, както е показано на изображението по-горе.
-
A1 - Джинджифил A2 - Лимон A3 - Овесена каша стафиди A4 - Парченце шоколад
- Запишете работната книга и я оставете отворена
- Въведете данните по - долу в клетки В1 на Падащият list.xlsx работна книга.
-
B1 - Тип "бисквитка"
- Запишете работната книга и я оставете отворена
- Падащият списък ще бъде добавен към клетка C1 на тази работна книга
Създаване на два набелязани диапазона
Създаване на два набелязани диапазона
Имената диапазон ви позволява да препратите към конкретна област от клетки в работна книга на Excel.
Набелязаните диапазони имат много приложения в Excel, включително използването им във формули и при създаването на диаграми.
Във всички случаи се използва диапазон с име, който се използва вместо набор от референтни клетки, показващи местоположението на данните в работен лист.
Когато се използва в падащ списък, намиращ се в друга работна книга, трябва да се използват два диапазона.
- Единият е създаден за елементите от списъка в работната книга, където се намират данните
- В секцията се създава втора, от която се намира падащият списък. Този втори диапазон се свързва с посочения диапазон в първата работна книга
Инструкции Стъпки
Първият кръг с име
- Изберете клетките A1 - A4 на данни source.xlsx за да ги подчертаете
- Кликнете върху полето Име над колона А
- Въведете "бисквитки" (без кавички) в полето Име
- Натисни ENTER на клавиатурата
- Клетки А1 до А4 на данни source.xlsx работната книга вече има диапазон Бисквитки
- Запазете работната книга
Вторият кръг
Този втори диапазон не използва препратки от клетките от Падащият list.xlsx работна книга.
Вместо това, както споменахме, тя ще се свърже с Бисквитки името на диапазона в данни source.xlsx работна книга.
Това е необходимо, защото Excel няма да приеме референции за клетки от друга работна книга за определен диапазон. Това обаче ще бъде с изключение на друго име на диапазона.
Поради това, създаването на втория избран диапазон не се извършва с помощта на Име кутия но с помощта на Мениджър на имена опция, намираща се на Формули раздела на лентата.
- Кликнете върху клетката С1 в Падащият list.xlsx работна книга
- Кликнете върху Формули> Мениджър на имена върху лентата, за да отворите Мениджър на имена диалогов прозорец
- Кликнете върху нов за да отворите Ново име диалогов прозорец
- В типа линия име: Данни
- В Отнася се към типа линия: = 'данни source.xlsx "! бисквитки
- Кликнете върху OK, за да завършите посочения диапазон и да се върнете в диалоговия прозорец Name Manager
- Кликнете върху Затвори, за да затворите диалоговия прозорец Name Manager
- Запазете работната книга
Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни
Отваряне на диалоговия прозорец за потвърждаване на данни
Всички опции за потвърждаване на данни в Excel, включително падащите списъци, се задават чрез диалоговия прозорец за проверка на данни.
Освен добавянето на падащи списъци към работен лист, валидирането на данни в Excel може да се използва и за контролиране или ограничаване на типа данни, които могат да бъдат въведени в конкретни клетки в работен лист.
Инструкции Стъпки
- Кликнете върху клетката C1 на Падащият list.xlsx работна книга, за да стане активната клетка - там ще се намира падащият списък
- Кликнете върху Данни в лентата с менюта над работния лист
- Кликнете върху Потвърждаване на данни иконата на лентата, за да отворите падащото меню
- Кликнете върху Потвърждаване на данни в менюто, за да отворите диалоговия прозорец "Валидиране на данни"
- Оставете диалоговия прозорец отворен за следващата стъпка в урока
Използване на списък за валидиране на данни
Избиране на списък за проверка на данни
Както вече споменахме, в падащия списък има и редица опции за валидиране на данни в Excel.
В тази стъпка ще изберем списък като типа на валидацията на данните, който ще се използва за клетка D1 на работния лист.
Инструкции Стъпки
- Кликнете върху Настройки в диалоговия прозорец
- Кликнете върху стрелката надолу в края на Позволява за да отворите падащото меню
- Кликнете върху списък да изберете падащ списък за потвърждаване на данни в клетка C1 и да активирате източник линия в диалоговия прозорец
Въвеждане на източника на данни и завършване на списъка с отпадане
Тъй като източникът на данни за падащия списък се намира в друга работна книга, втората посочена по-рано обхват ще бъде въведена в източник линия в диалоговия прозорец.
Инструкции Стъпки
- Кликнете върху източник линия
- Въведете "= Данни" (без кавички) в реда "Източник"
- Кликнете Добре за да завършите падащия списък и да затворите Потвърждаване на данни диалогов прозорец
- Малък стрелка надолу икона, разположена от дясната страна на клетката C1
- Кликването върху стрелката надолу трябва да отвори падащия списък, съдържащ четирите имена на бисквитки, въведени в клетки А1 до А4 на данни source.xlsx работна книга
- Ако кликнете върху някое от имената, трябва да въведете това име в клетка C1
Промяна на списъка за отпадане
Промяна на елементите в списъка
За да запазите актуалния списък с промените в данните ни, може да се наложи периодично да променяте избора в списъка.
Тъй като ние използвахме a наречен диапазон като източник на елементите от списъка, а не на действителните имена на списъци, променяйки имената на "бисквитките" в посочения диапазон, намиращи се в клетките А1 до А4 на данни source.xlsx работната книга незабавно променя имената в падащия списък.
Ако данните се въвеждат директно в диалоговия прозорец, промените в списъка включват връщане в диалоговия прозорец и редактиране на изходния ред.
В тази стъпка ще се променим лимон да се сладкиш от маслено тесто в падащия списък, като промените данните в клетка A2 от посочения диапазон в данни source.xlsx работна книга.
Инструкции Стъпки
- Кликнете върху клетката A2 в данни source.xlsx (Лимон), за да стане активната клетка
- Тип сладкиш от маслено тесто в клетка A2 и натиснете клавиша Enter на клавиатурата
- Кликнете върху стрелката за надолу за падащия списък в клетка C1 на Падащият list.xlsx за да отворите списъка
- Точка 2 в списъка трябва да се чете сладкиш от маслено тесто вместо лимон
Опции за защита на списъка за отпадане
Опции за защита на списъка за отпадане
Тъй като данните ни се показват в различен работен лист от падащия списък, наличните опции за защита на списъчните данни включват:
- Защитете работния лист, който включва заключване на клетки A1 до A4 на лист 2
- Изисква се парола за промяна на работната книга
- Отваряне на работната книга като Само за четене
