Създаването на падащ списък в Excel ви позволява да въвеждате данни в определена клетка на работен лист от предварително зададен списък с записи. След като се направи падащия списък, редактирането на записите е толкова лесно, колкото и промяната на данните за клетката.
В тази статия създадохме пример за падащ списък в Excel. Следвайте заедно, за да направите прост списък с данни и меню, което извлича данните от списъка в клетка, разположена на различен работен лист.
Забележка Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, 2016, 2013 и 2010; Excel за Mac 2019, Excel за Mac 2016 и Excel за Mac 2011.
Въведете данните
Първата стъпка за създаване на падащ списък в Excel е да въведете данните. Направете допълнителен лист в Excel, ако още нямате такъв, след което изпълнете следните стъпки:
- Отворете Sheet1 и въведете Тип "бисквитка": в клетката D1, Ще създадете падащ списък в клетка Е1 на този лист, точно до този запис.
- отворено Sheet2.
- Тип натруфен в клетката A1.
- Тип лимон в клетката A2.
- Тип Овесена каша стафиди в клетката A3.
- Тип Парченце шоколад в клетката A4.
Тези клетки могат да бъдат форматирани, колкото желаете. Тя няма да пречи на функционалността на падащия списък.
Наименувайте избора на списък с данни
Назованият диапазон ви позволява да препратите към списъка като общо име, а не като отделни клетки. За да създадете определен диапазон, изберете клетките, които ще бъдат в списъка, и посочете избора. Ето как:
- Изберете клетките, използвани за падащия списък. За този пример изберете клетки A1-A4 за Sheet2.
- Изберете Име кутия по-горе Колона А и под менюто на Excel. Може да се каже, че A1 или A4.
- Тип Бисквитки в полето Име.
- Натиснете Въведете.
- клетки От A1 до A4 за Sheet2 сега има диапазон на името на "Cookies".
Определените диапазони имат много приложения в Excel. Например наречените диапазони улесняват създаването на формули и диаграми.
Направете списъка с отпадане
Падащият списък Excel се създава чрез диалоговия прозорец "Validation Data". За да създадете падащия списък, изберете опцията Списък и обяснете къде се намират данните в списъка.
- Изберете E1 от Sheet1, (Ако искате падащият ви списък да се намира другаде, вместо това отидете в тази клетка.)
- Изберете Данни.
- Изберете Потвърждаване на данни в групата "Инструменти за данни" и изберете Потвърждаване на данни или ратифицирам, в зависимост от версията на Excel, която използвате.
- Изберете Настройки раздел.
- Изберете списък от менюто "Да се разреши".
- Тип = бисквитки в текстовото поле Източник.
- Изберете Добре.
В клетка E1 на Sheet1 се появява малка стрелка. Изберете тази стрелка, за да видите елементите в списъка. Изберете елемент от списъка, за да вмъкнете данните в клетката.
За да изтриете падащия списък, изберете клетка E1, отворете отново диалоговия прозорец "Валидиране на данни" и изберете Изчисти всичко.
Как да редактирате елементите от списъка
За да поддържате падащия списък актуален с промените в данните си, променете избора в списъка. Тъй като в този пример се използва диапазон от имени като източник на списък, промяната на имената на бисквитките в клетките от A1 до A4 на Sheet2 незабавно променя имената в падащия списък на Sheet1. Например, ако Oatmeal Raisin е променена на Shortbread, падащият списък показва новия запис.
Опции за защита на списъка за отпадане
Тъй като данните ви се намират в различен работен лист от падащия списък, имате две опции за защита на данните от списъка.
- Ако сигурността не е проблем, скрийте работния лист, съдържащ данните от списъка. По този начин се улеснява актуализирането на списъка, когато е необходимо.
- Ако има загриженост за сигурността, добавете парола към листа. Само хората, които имат паролата, могат да редактират списъка.
