15 Правила за чат онлайн с вашите колеги - музата

Ах, Слак! Все по-популярният инструмент (заедно с HipChat и Google Chat) твърди, че увеличава сътрудничеството и намалява имейлите в офисите. Въпреки че това може да е вярно, това може да бъде и хипер-разсейващ, неподходящ начин на комуникация, и аз чувам и чета все повече и повече мърморене за това как екипите не са толкова ефективни, колкото трябва да бъдат.

Считам, че повечето от тези въпроси се дължат на факта, че все още не са определени и интернализирани нов набор от социални норми, за да се извлече максимума от тези страхотни нови средства за комуникация. И така, в духа на моите имейли, телефон и правила за срещи, ето 15 правила за цифрова комуникация, за да живея от:

Разговарянето на въпрос е лесно - всъщност твърде лесно. Затова преди да го направите, уверете се, че не сте просто мързеливи и избягвайте да намерите отговора за себе си. Следващия път, когато искате да зададете на колегата „супер бърз въпрос“, задайте си тези два въпроса: Мога ли да го Google? Мога ли да намеря това във вътрешния ни диск или документи?
Ако някой е офлайн или използва статус „Не безпокойте“, помислете за това като затворена врата на офиса. Съобщавайте само на колегите си, ако това е проблемът, за който бихте влезли в техния офис, защото това е ефективно. С казаното, когато не искате да бъдете обезпокоявани, изяснете това възможно най-често, като излезете или активирате DND.
Не се нуждаете от отговор днес? Тогава винаги трябва да изпращате имейл вместо чат. Чатът означава „Имам нужда от това сега.“ Нуждаете се от отговор днес, но също така се нуждаете от него, за да покриете много основания? Ако отговорът ще ви отнеме повече от пет минути, винаги трябва да изберете имейл. Това дава на колегата любезност да реши кога да прекъсне работата му, за да се справи с проблема ви.
Знайте, че когато кажете „Имате минутка?“ (Или каквато и да е негова разновидност), вие наистина казвате: „Ще отделя вашето време в момента“. Защото отговорът, който почти винаги ще получите, обикновено е „Да, какво става? ”и реалността е, че човекът вероятно е бил в средата на нещо друго. Вместо това опитайте: „Когато имате минутка, бих искал да отскоча нещо от вас. Не бързай!"
Подобно на имейла и текстовете, тона може да бъде трудно да се прецени чрез чат. Така че, винаги давайте на хората полза от съмнението и приемайте добри намерения. Мислите, че са хитро или саркастично? Препрочетете съобщението на себе си с приятен тон и усмивка като проверка на червата. От друга страна, ако се притеснявате, съобщението ви може да бъде разтълкувано погрешно, хвърлете GIF или емоджи, за да изясните намеренията си.
Точно както отговорът на цялата компания е най-лошият , изпращането на чат, който е от значение само за шепа хора до 50 колеги, е неприятно. Така че, когато обсъждате кой да влезете, вмъкнете в началото малки.
Ако това е съобщение, което искате вашият екип да може да се обърне обратно, използвайте имейл. Изключение тук е, ако вашата компания използва фиксирани чатове редовно и всеки знае как да използва тази функция и къде да търси ключова информация.
Използвайте инструменти и приставки, за да направите чата по-интелигентен. На въпрос „Всеки свободен ли е за отборен обяд в четвъртък?“ Отваря потока от отговори и напред и назад. Проста приставка за гласуване като Simple Poll се грижи за това добре и намалява целия този шум до едно съобщение:

Винаги провеждайте нюансирани или твърди разговори лично. Или, ако това не е възможно, направете го по телефон или видео чат - това включва предоставяне на конструктивна обратна връзка, договаряне и преглед на проекти.
Научете как да четете между редовете в разговор. Тъй като чатът толкова небрежно го прави лесно да се измъкне от темата, това се случва много. (И всичко е наред! Прекъсванията са добри!) Но ако забележите, че доминирате в разговора или доставяте 75% от GIF реакциите, това вероятно означава, че не е най-подходящото време за другия човек.
Никога не предполагайте, че някой е видял вашето важно съобщение в групов чат. Ако това е нещо, което 100% искате някой (или всички) да видите, изпратете имейл вместо това.
Ако разговаряте с група и след това се превръща в конвои един на един, че целият канал не е необходимо да бъде таен (или не трябва да бъде), преместете дискусията. Дори и да не е поверително, често е най-добре тези разговори да се водят извън групата.
Освен ако в момента офисът не е запален, опитайте да отделите малко време, за да кажете „Здравей, как сте?“ На някого, преди да започнете разговор. Всичко, което кажете, ще направи много по-гладко.
Ако разговорът не изисква директно вашето въвеждане, не се чувствайте притиснат, за да звучи, ако сте заети. И, на същата бележка, ако сте заети, не се разсейвайте, като следвате всеки един разговор.
И накрая, това последно всъщност не е правило, а само напомняне. Дори ако шефът ви не участва в случайни, глупави групови чатове, той или тя все още може да гледа. И ако се мъчите да си свършите задачите навреме, той или тя няма да бъде развълнуван, за да види колко сте активни. Така че, забавлявайте се, бъдете благодарни, че работите за компания, която разпознава добър GIF, но също така си свършете работата.