Форматирането на номера в Excel се използва за промяна на външния вид на число или стойност в клетка в листа.
Форматирането на номера е приложено към клетка и не на стойността в клетката. С други думи, форматирането на числа не променя действителното число в клетката, а само начина, по който се показва.
Например, форматирането на валута, процент или число в данните се вижда само в клетката, където се намира номерът. Щракването върху тази клетка ще покаже обикновения, неформатиран номер в лентата за формули над работния лист.
Форматиране на числа в Преглед на Excel
Форматът по подразбиране за клетките, съдържащи всички данни, е Общ стил. Този стил няма специфичен формат и по подразбиране показва числа без знаци в долари или запетаи и смесени номера - цифри, съдържащи частичен компонент - не се ограничават до определен брой десетични знаци.
Форматирането на номера може да се приложи към една клетка, цели колони или редове, избран диапазон от клетки или целия работен лист.
Форматиране на отрицателни числа
По подразбиране отрицателните числа се идентифицират чрез отрицателен знак или тире (-) отляво на номера. Excel има няколко други опции за форматиране за показване на отрицателни номера, намиращи се в Форматиране на клетки диалогов прозорец. Те включват:
- червен текст
- кръгли скоби
- кръгли скоби и червен текст
Показването на отрицателни числа в червено може да улесни тяхното намиране - особено ако те са резултат от формули, които могат да бъдат трудно проследени в голям работен лист.
Често се използват скоби, за да се улесни идентифицирането на отрицателни числа за данни, които трябва да бъдат отпечатани в черно и бяло.
Промяна на форматирането на отрицателни числа в диалоговия прозорец Форматиране на клетки
- Маркирайте данните, които ще бъдат форматирани
- Кликнете върху У дома раздела на лентата
- Кликнете върху диалогов прозорец за стартиране - малката стрелка надолу в долния десен ъгъл на номер група икони на лентата, за да отворите Форматиране на клетки диалогов прозорец
- Кликнете върху номер в раздела Категория на диалоговия прозорец
- Изберете опция за показване на отрицателни числа - червени, скоби или червени и скоби
- Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
- Отрицателните стойности в избраните данни сега трябва да бъдат форматирани с избраните опции
Форматиране на числа като фракции в Excel
Използвайте формата Фракция, за да показвате номерата като действителни фракции, а не десетични числа. Както е посочено в описание колона в изображението по-горе, наличните опции за фракции включват:
- показващи десетични знаци като една, две или трицифрени фракции в знаменателната част на числото;
- показващи десетични знаци като често използвани фракции - като половината и една четвърт.
Първо форматирайте данните на второ място
Обикновено най-добре е да приложите фрагментния формат към клетките, преди да въведете данните, за да избегнете неочаквани резултати.
Например, ако фракции с числители между един и два - като 1/2 или 12/64 - се въвеждат в клетки с Общ формат, цифрите ще бъдат променени на дати като:
- 1/2 ще бъде върнат като 2-Jan
- 12/64 ще бъдат върнати като Jan-64 (януари, 1964)
Също така, фракции с числители по-големи от 12 ще бъдат превърнати в текст и могат да причинят проблеми, ако се използват при изчисления.
Форматирайте числата като фракции в диалоговия прозорец Format Cells
- Маркирайте клетките, които ще бъдат форматирани като фракции
- Кликнете върху У дома раздела на лентата
- Кликнете върху диалогов прозорец за стартиране - малката стрелка надолу в долния десен ъгъл на номер група икони на лентата, за да отворите Форматиране на клетки диалогов прозорец
- Кликнете върху Фракция в секцията Категория на диалоговия прозорец, за да се покаже списъкът с наличните фракционни формати в дясната част на диалоговия прозорец
- Изберете формат за показване на десетични номера като фракции от списъка
- Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
- Десетичните номера, въведени във форматирания обхват, трябва да се показват като фракции
Форматиране на специални номера в Excel
Ако използвате Excel за съхраняване на идентификационни номера - като пощенски кодове или телефонни номера - може да откриете, че номерът се променя или се показва с неочаквани резултати.
По подразбиране всички клетки в работен лист на Excel използват Общ формат и характеристиките на този формат включват:
- водещите нули в числата се премахват,
- номерата с повече от 11 цифри се превръщат в научна (или експоненциална) нотация.
По подобен начин номер форматът е ограничен до показване на номера от 15 цифри по дължина. Всички цифри извън тази граница са закръглени до нули
За да избегнете проблеми със специални номера, могат да се използват две опции в зависимост от типа номер, който се съхранява в работен лист:
- на специален формат категория в Форматиране на клетки диалогов прозорец (вижте по-долу);
- форматиране на номера като текст (следваща страница).
За да се уверите, че специалните номера се показват правилно при въвеждане, форматирайте клетката или клетките, като използвате един от двата формата по-долу преди въвеждане на номера.
Категория на специалния формат
Най- Специален категория в Форматиране на клетки диалоговия прозорец автоматично прилага специалното форматиране на такива номера като:
- телефонни номера - обхваща първите три цифри на 10-цифрено число в скоби и разделя останалите седем цифри на две групи, разделени с тире. Например: (800) 555-1212
- Номера за социално осигуряване - разделя деветцифрените числа на групи от по три, два и четири, разделени с тирета. Например: 555-00-9999
- пощенски кодове - запазва водещи нули в числа - които се премахват с обикновени формати. Например: 00987
- пощенски код + 4 : разделя деветцифрените номера на групи от пет цифри и четири разделени с тире. Също така запазва всички водещи нули. Пример: 00987-5555
Локално чувствителни
Падащият списък под място дава възможност за форматиране на специални номера, подходящи за конкретни държави. Например, ако локалът е променен на Английски (Канада) наличните опции са Телефонен номер и Номер на социално осигуряване - които обикновено се използват специални номера за тази страна.
Използване на специални формати за числа в Диалогова кутия "Форматиране на клетки"
- Маркирайте клетките, които ще бъдат форматирани като фракции
- Кликнете върху У дома раздела на лентата
- Кликнете върху диалогов прозорец за стартиране - малката стрелка надолу в долния десен ъгъл на номер група икони на лентата, за да отворите Форматиране на клетки диалогов прозорец
- Кликнете върху Специален в секцията Категория на диалоговия прозорец, за да се покаже списъкът с наличните специални формати в дясната страна на диалоговия прозорец
- Ако е необходимо, кликнете върху място възможност за промяна на местоположенията
- Изберете една от опциите за форматиране за показване на специални номера от списъка
- Кликнете върху OK, за да затворите диалоговия прозорец и да се върнете в работния лист
- Подходящите номера, въведени във форматирания диапазон, трябва да се показват както при избрания специален формат
Форматиране на номера като текст в Excel
За да се уверите, че дългите номера - като 16 цифри на кредитни карти и банкови карти - се показват правилно при въвеждане, форматирайте клетката или клетките, като използвате Текст формат - за предпочитане преди въвеждане на данните.
По подразбиране всички клетки в работен лист на Excel използват Общ формат и една от характеристиките на този формат е, че номерата с повече от 11 цифри се преобразуват в научна (или експоненциална) нотация - както е показано в клетка А2 на изображението по-горе.
По подобен начин номер форматът е ограничен до показване на номера от 15 цифри по дължина. Всички цифри извън тази граница са закръглени до нули.
В клетка A3 по-горе, номерът 1234567891234567 се променя на 123456789123450, когато клетката е настроена за форматиране на числа.
Използване на текстови данни във формули и функции
Обратно, когато се използва текстово форматиране - клетка А4 по-горе - същото число се показва правилно и тъй като ограничението на броя на клетките за текстовия формат е 1,024, вероятно са само ирационални числа като Pi (Π) и Phi (Φ) които не могат да бъдат показани в тяхната цялост.
В допълнение към запазването на номера, идентичен на начина, по който е въведен, числата, форматирани като текст, все още могат да се използват във формулите, като се използват основни математически операции, като например добавяне и изваждане, както е показано в клетка А8 по-горе.
Те обаче не могат да бъдат използвани при изчисления с някои от функциите на Excel - като SUM и СРЕДНО, тъй като клетките, съдържащи данните, се третират като празни и се връщат:
- резултат от нула за SUM - клетка A9
- стойността на грешката # DIV / 0! за средно - клетка A10
Стъпки за форматиране на клетка за текст
Както при другите формати, е важно да форматирате клетката за текстови данни, преди да въведете номера - в противен случай тя ще бъде повлияна от текущото клетъчно форматиране.
- Кликнете върху клетката или изберете диапазон от клетки, които искате да конвертирате в текстов формат
- Кликнете върху У дома раздела на лентата
- Кликнете върху стрелката за надолу до Формат на числата кутия - показва Общ по подразбиране - за да отворите падащото меню на опциите за форматиране
- Превъртете до долната част на менюто и кликнете върху Текст опция - няма допълнителни опции за текстов формат
Текст отляво, цифри надясно
Визуална улика, която ви помага да определите формата на клетката, е да погледнете привеждането в съответствие на данните.
По подразбиране в Excel текстовите данни са подравнени отляво в клетка и числови данни отдясно. Ако подравняването по подразбиране за диапазон, форматиран като текст, не е променен, номерата, въведени в този диапазон, трябва да бъдат показани от лявата страна на клетките, както е показано в клетка C5 на изображението по-горе.
В допълнение, както е показано в клетки А4 до А7, числата, форматирани като текст, също ще покажат малък зелен триъгълник в горния ляв ъгъл на клетката, което показва, че данните могат да бъдат форматирани неправилно.
