Ето нещо страхотно за смартфоните: някой ви изпраща имейл и докато чакате на опашка или в транзит, можете да заснемете бърз отговор и да го проверите от списъка си.
А сега за нещо не толкова голямо в смартфоните: Те ви позволяват да реагирате мигновено.
Нека обясня. Случва ли ви се някога да прескачате входящо съобщение и да задействате бърз отговор, докато чакате наоколо или отивате от място на място? (Изповед: Изпращах имейли, докато бях на пътеката.)
Изглежда удобно, целесъобразно - дори и внимателно - да се върнете към някой по-скоро. Ако обаче отговорът ви отпада всички формалности (а вие не сте на това ниво) или по-лошо, не отговаря на въпроса на другия човек; всъщност те кара да изглеждаш зле.
И така, ето двата пъти, когато чакането за изпращане на имейл ще направи много по-добро впечатление.
1. Когато ви поискат нови идеи
Вашата идея беше свалена. Разбираемо, вие искате да се върнете веднага там и да покажете, че в главата ви се въртят много други страхотни мисли. И така, въвеждате обратно първото, което ви идва наум и казвате: „Какво ще кажем да опитаме х вместо това?“
Въпреки това, когато някой поиска ново мислене, тя иска да бъдете, добре, внимателни. И може би идеята, която ви подскача, все пак ще бъде вашият най-добър претендент, след като сте приключили с обяда, сложил край на срещата, в която сте на път да скочите, или спал на нея. Но може и да не е - и тогава ще трябва да проследите последващите си действия, за да кажете, че този път наистина сте го обмислили.
Така че, ако не е спешно, отделете си малко време за формулиране на отговор. Направете тази първоначална идея в чернови, за да не я загубите, но позволете на мозъчната атака, за да можете да разберете някои опции.
Искате ли да ми пишете обратно, за да докажете, че сте отгоре? Изпратете имейл, потвърждаващ разписката, в която пише, че ще се свържете с нови идеи в даден срок (като по-късно същия ден, след 24 часа или до края на седмицата). Ако другият човек поиска нов подход по-скоро, опитайте линия от рода на: „От горната част на главата ми…“, която показва, че това е бързо предложение, а не пълноценна стъпка.
2. Когато другият имейл е наистина дълъг
Представете си това: Вие пишете продължително съобщение, докосващо се върху няколко деликатни или сложни точки, а някой отговаря „Страхотно!“ Само 30 секунди след като натиснете изпратеното. Вероятно бихте се чудили дали другият човек всъщност е прочел написаното от вас.
Но когато ролите са обърнати, може да забравите това усещане и да се съсредоточите върху ефективното управление на входящата си поща. И така, скизвате дълъг имейл и тъй като нищо не ви изскача, пишете обратно „Звучи добре!“ И го проверявате от списъка си.
И е добре - докато не разберете, че сте се съгласили на нещо, което преди не сте обсъждали или имате въпрос по една от точките.
За да избегнете този проблем и да направите по-добро впечатление, използвайте една от двете следващи стратегии. Ако знаете, че някой иска спешен отговор, опитайте предложението по-горе - потвърдете получаването и споделете, когато е възможно да прегледате имейла по-пълно. Той гласи така: „Много благодаря, че изпратихте това. Цяла сутрин съм на срещи, но по-подробно ще последвам по-късно днес. "
Стратегия втора е най-добра, когато прегледате имейла, той работи за вас и вашата основна цел е да покажете, че дори и да отговорите бързо, наистина сте го прочели. В този случай споменайте едно конкретно нещо - независимо дали сте силно съгласен с точка първа или оценявате актуализацията в точка четвърта. И освен ако не сте известни с уменията си за четене на скорост, все пак му отделяйте поне няколко минути.
Да, задържането на отговор за създаване на по-добро впечатление изглежда контраинтуитивно, защото навременността е добродетел. Но в крайна сметка за всички участващи е по-лесно, ако отделите време да изпратите един обмислен имейл, а не бърз отговор, въпрос, когато по-късно прочетете имейла изцяло, и разяснение, след като се замислите. Така че, намалете почивката и дайте си време да я обработите - о, и зачетете отговора си.
