Знаеш, че трябва да се свържеш с някого възможно най-бързо, когато той изпрати имейл с надпис „спешно.“ Можете да си представите другия човек да се взира в екрана му, да не мига или обсесивно да освежава входящата си поща, защото той ви чака за крайните числа, одобрението, напредването, отговора или следващите стъпки.
Но знаете ли, че това не е единственият път, когато трябва да поставите приоритет на писането назад? Истина е: Ако оставите съобщение да седи няколко дни в някой от следните сценарии, рискувате да изглеждате доста нечувствителни или непрофесионални.
Това е тежък баланс със сигурност, защото във всеки случай вие също искате да кажете правилното нещо. Но е важно да отделите време за отговор.
1. Когато сте наказали преди
Запознати ли сте с пускането на имейл за управление на входящата ви поща? Както обяснява съоснователят на Muse и COO Алекс Кавулакос:
Изпратете кратко „Благодаря за мисленето за мен - резервирах се този месец, но ако се свържете, бих искал да помогна, колкото мога.“ Много хора никога няма да проследят изобщо - или защото са забравили, или защото вече не се нуждаят от вашето време и съвети - така че можете да бъдете сигурни, че хората, които следват, са тези, които най-много се нуждаят от вашата помощ.
Макар че тази стратегия ще ви спести да отговорите на всички хора, които никога не се връщат назад, сделката е, че ако някой направи както поискате - чака толкова дълго и след това последва - вие наистина му дължите да изпрати отговор. Тя проявява уважение, като се свързва с вас по-късно и затова искате да й покажете същата любезност.
Разбира се, все още може да сте твърде заети, за да си помогнете (и това е ОК). Но не бива да сте прекалено заети, за да изпратите полезен отговор - дори и да дава кратък отговор, да я насочите към някой друг или да предоставите връзка към ресурс - и в рамките на 24 часа, ако е възможно. Освен това, съставянето на реален отговор ви спестява да започнете непрекъсната верига от имейли „Ще се върна при вас по-късно“, която ще се счита за водеща на другия човек.
2. Когато ти каза нещо лично
На много хора им е трудно да споделят лична информация със своите колеги. Така че, ако някой отдели време да сподели неприятни новини с вас по електронната поща, винаги се изисква бързо писане обратно.
Това не трябва да е дълъг отговор и е добре, ако не сте 100% сигурни в правилното нещо, което трябва да кажете. Почти винаги можете да поведете с „Съжалявам, че чувам…“ След това, обмислено адресирайте каквото и да е действие в имейла (ако приемем, че има такова, което обикновено има) с нещо като „Моля, отделете време …“ или „Чувствайте се свободни да се свържете обратно, когато се върнете.“
И ако има проблем с чувствителност към времето, който изисква да поискате нещо осезаемо, отделете няколко минути, за да разберете най-минималния въпрос, преди да отговорите.
Например, по този начин бихте могли да отговорите на колега, който ви казва, че няма да може да завърши презентацията на дъската през тази седмица поради смърт в семейството:
Дори когато нямате точните думи - а никой не го прави - отговорът бързо показва, че ви интересува. Това прави притеснението ви да се чувства по-неподправено и ви дава да се разбере, че не сте полъхвали покрай тази новина или не я добавяте към списък, както бихте направили при всяко друго съобщение.
Да, всички се борим с добрата борба, за да достигнем до нула входяща поща; и напълно разбирам желанието да искам да отложа да отговоря на този твърд имейл, защото бихте могли да отговорите на 10 основни от тях за едно и също време. Но не си струва да карате някой друг да се чувства маловажен - или да рискувате вашата репутация като внимателен човек. Така че, отделете време да отговорите на съобщение в някоя от тези категории: Вие не сте единственият, който ще се радва, че го направихте.
