Преди няколко седмици писах за неписаните правила на имейла и бях взривен от това колко хора го смятат за полезен. Оказва се, има много правила, от които всички бихме могли да се възползваме от получаването на хартия!
Имайки това предвид, ще направя още няколко от тези списъци, започвайки с втората най-голяма болка в офиса: срещи. Прочетете за правилата, които трябва да знаете как да проведете успешна среща и колегите навсякъде ще ви благодарят.
Уверете се, че наистина имате нужда от среща, преди да я насрочите. Може ли това да се реши с 10 минути по телефона или по имейл вместо това?
Всяка среща трябва да има цел: или трябва да вземете решение, или да завършите действие заедно. Подаването на актуализация почти винаги може да се случи по имейл.
Не планирайте повече време, отколкото ви е необходимо. Повечето срещи са насрочени за цял час, когато трябва да бъдат 20 минути, 30 минути или 45 минути - макс .
Започнете навреме. Не чакайте недъзи - това само ги насърчава.
Край навреме. Казвайки: „Знам, че всички имаме много да направим, така че нека опитаме да задържим това под 30 минути“, ще напомня на хората, че искате ефективна среща точно толкова, колкото и те.
Канете само хората, които абсолютно трябва да бъдат там. Колкото повече хора са на среща, толкова по-малко се прави.
Всяка среща трябва да има ясно определен човек преди време да я провежда. Ако не сте вие, назовете някой друг (и се уверете, че човекът знае, че той е отговорен).
Печете след няколко минути за чит-чат в началото на срещата. Ние сме хора, а не роботи и изграждането на връзка с колегите помага на бизнеса да работи по-гладко.
Ако искате хората да прочетат нещо преди време, изпращането му поне три часа преди време е добре, а денят преди това е по-добре. Изпращането му преди 20 минути е безполезно.
Резервирайте пространството си за срещи преди време или си дайте 10 минути преди срещата, за да го разберете. Да се разхождаш по залите с всички, които теглят, губи време на всеки.
Определете дневен ред и го споделете в началото на срещата, за да следите всички.
Ако искате хората да обърнат внимание, не им давайте няколко раздавания в началото на срещата. Те ще започнат да ги прелистват и ще се разсеят.
Не проверявайте телефона или имейла си по време на срещата. Всеки може да каже какво правите и те ще започнат да правят същото.
Следете следващите стъпки, докато срещата продължава. Всички елементи на действие трябва да бъдат изпращани наоколо като напомняне след срещата.
Елемент за действие без някой, който е назначен за него, е безполезен. В повечето случаи е необходим и краен срок.
Ако някой говори твърде много, отрежете го (хубаво). По същия начин, ако някой говори твърде малко, опитайте се да го ангажирате.
Ако разговорът излезе извън темата, е приемливо и необходимо да го активирате отново. Просто, „Нека да насрочим време, за да обсъдим това по-късно, ако е полезно, тъй като имаме само 10 минути, “ работи отлично.
Ако срещата е дълга повече от час, планирайте време за почивки и уведомете присъстващите за тях предварително. Като знаете, че могат да проверят имейла си за 45 минути, ще ви помогнат да се фокусирате сега.
Гледайте езика на тялото. Можете лесно да разберете дали хората са отегчени, изключени или чувствате, че времето им се губи, стига да го потърсите.
Ако е необходимо, задайте на бележки, за да можете да се съсредоточите върху провеждането на срещата.
Редовно оценявайте дали въобще са необходими периодични срещи във вашия календар и ако е така, дали форматът, продължителността и присъстващите допринасят за тяхната ефективност. Ако не? Сменете ги!
