Напоследък се занимавам с все повече телефонни обаждания, свързани с бизнеса, които въпреки че са с умни хора, оставиха ми лошо впечатление. Разбира се, обажданията изглеждат доста прости, но всичко от технологични проблеми, които биха могли да бъдат избегнати до лошо управление на времето, може наистина да повлияе на впечатленията на вашите клиенти и колеги от вас (да не говорим за вашата производителност).
И така, както има неписани правила за имейл и срещи, аз изричам указанията за бизнес телефонни обаждания и конферентни разговори, които всеки трябва да следва. Ето за по-продуктивни (и по-малко досадни) разговори завинаги!
Съгласете се преди разговора кой човек се обажда на кого и на кой номер. Изпращането по имейл три минути след обаждането трябваше да започне с „къде да ви се обадя?“ губи времето на всеки.
Като цяло, ако питате нещо от някой друг, трябва да предложите да му се обадите. Ако помагате на някой друг, помолете този човек да ви се обади, за да не се налага да гоните никого.
Планирайте разговора за необходимото време и не забравяйте, че това може да бъде пет, 10 или 20 минути. Не трябва да закръгляте до най-близкото увеличение от 30 минути.
Ако знаете предварително, че ще закъснеете за обаждане, уведомете другия човек по имейл и предложи да му се обадите, когато сте готови.
Ако човекът, когото се обаждате, не вдига, не оставяйте съобщение за първи път. Опитайте отново 1-2 минути по-късно и ако той или тя не вдигне, оставете съобщение и също изпратете имейл, като го уведомите или сте разбрали колко повече време ще бъдете на разположение. Не се обаждайте отново след това, освен ако не е спешно.
Ако повече от двама души говорят, предварително настройте телефон за набиране. Има много безплатни услуги, като UberConference, които помагат за това.
Поддържайте обаждането до възможно най-малко хора и се уверете, че всички там са наистина необходими. Колкото повече хора са на линия, толкова по-малко всички обръщат внимание.
Уверете се, че приемате обаждането от тихо място с добър сигнал. Използването на сухопътни линии винаги, когато е възможно, помага да се избегнат проблеми със сигнала.
Ако ви хванат на шумно място, уведомете хората веднага, че ще бъдете без звук, освен ако не говорите. Това е уважаващото нещо.
Ако не се обаждате от телефон, който използвате редовно, уверете се, че знаете как да го управлявате. Това е особено важно, когато използвате неизвестна офисна телефонна система.
Не препоръчвам да използвате слайдове, за да представите нещо в разговора, освен ако не правите демонстрация, но ако сте, не ги изпращайте по имейл. Вместо това използвайте услуга за споделяне на екрана като GoToMeeting или Screenleap, за да се уверите, че хората не надничат, скочете напред и след това спрете да обръщате внимание.
Ако използвате услуга за споделяне на екрана, уверете се, че тя работи преди да започне обаждането и че вашите колеги имат инсталирано нещо, което би им трябвало преди разговора.
Ако се срещате с хора за първи път или наистина искате хората да обърнат внимание, помислете за видеоконференции.
Точно както със срещите, започнете навреме. Изчакването на странници само ги насърчава.
Ако се присъединявате към конферентен разговор, незабавно се представете, така че никой да не се изненадва, че сте слушали в продължение на три минути това, което според тях е разговор един на един.
Ако някой се присъедини късно, не го хващайте. Губи времето на всички останали. Насърчете този човек да настигне някого в края на разговора, за да види какво е пропуснато.
Дайте преглед на това кой сте и защо се обаждате в рамките на първите 120 секунди след разговора, след което посочете дневния ред или целта си. Останалите хора в разговора трябва веднага да знаят какво искате от тях.
В първите няколко минути на всяко обаждане потвърдете колко време всеки трябва да говори, за да можете съответно да управлявате разговора.
Ако имате повече от трима души на линията, организаторът трябва да направи бързо повикване, за да се увери, че всички са там, и да ги въведе накратко, ако е възможно.
Отидете само да правите индивидуални въведения, ако това ще помогне на бизнеса да се свърши, и включете това във вашия дневен ред. В противен случай ще загубите много време.
Освен ако разговорът не е за споделяне на вашия опит, не трябва да говорите повече от 70% от времето. Ако много хора са на линия, този брой пада до 25%.
Поддържайте изреченията си кратки и правите пауза редовно между идеите. Това ще позволи на хората да влязат или да зададат въпроси.
Ако вие сте организаторът на разговори, ваша работа е да призовавате хората да участват, ако те не говорят и някой друг монополизира разговора.
Използвайте бутона за заглушаване стратегически. Ако сте заглушени за 90% от обаждането, вероятно не обръщате напълно внимание.
Не бъдете човекът, който проверява имейла и трябва да поиска въпрос, който да се повтори. Ако установите, че проверявате имейла по време на повечето си обаждания, те са или твърде дълги, или участват твърде много хора, или не е необходимо да сте на тях.
Пет минути преди края на разговора, предупредете всички, че приключва, и попитайте дали има въпроси. Не позволявайте да се преоблича, ако това е възможно - това е неуважение към времето на другите.
Следете следващите стъпки, докато разговорът продължава, и ги изпращайте по имейл след това като напомняне.
Кажи ни! Кое е вашето любимо правило за телефонно обаждане? Някой, който сме пропуснали?
