Най-накрая! 23-те неписани правила за електронна поща

Едва след като помогнах на брат ми на колежа да хакне (ер, настрои) входящата си поща и обясних някои нюанси на този вездесъщ метод на комуникация, разбрах колко неписани правила за електронна поща са се развили през годините.

Някои от тях са доста очевидни, но си струва да се повторят (защото все още виждам хора да ги чупят от време на време). И други не са веднага интуитивни, но ако се следва универсално, би ни помогнало по-добре да изпращаме и отговаряме на имейл.

Така че, пиша ги. Прегледайте списъка и повторете след мен: „Тържествено се кълна, че ще спазвам правилата на имейла завинаги.“

Темата ви винаги трябва да бъде описателна. „Intro“ не е достатъчно описателен. „Въведение: Алекс (Музата) // Дженифър (XYZ Co)“ е по-добре.
Поддържайте всеки имейл възможно най-кратко; спестява ви време и по-важното е, че уважава времето на получателя.
Колкото по-бързо реагирате, толкова по-кратък е вашият отговор.
Винаги включвайте един ред контекст, ако получателят не очаква този имейл. Това е толкова важно за имейлите за първи път („Това е мястото, където се срещнахме“), както и за имейлите до някой, с когото редовно работите („Този имейл е за следващата фаза на този проект, над който работим заедно“).
Поставете първо своите „запитвания“ или „елементи на действие“ в имейла, а не последни, и ги изрично. Трябва веднага да е ясно на получателя какво искате.
Ако има краен срок, кажете така. Ако заявката не е спешна, кажете така.
Ако не се нуждаете от отговор и имейл е само FYI, кажете така.
Направете всякакви въпроси възможно най-конкретни. „Какво мислите за предложението?“ Не е добър въпрос. „Можем ли да продължим с предложението на продавача от 20 000 долара до петък?“ Е по-добре.
Използвайте куршуми или номерирани списъци, когато е възможно. Те са по-лесни за прехвърляне от блокове текст.
Когато нещо е наистина важно, удебелете го.
Не прекалявайте с дръзките в имейлите си.
Използвайте четливи шрифтове. Comic Sans не е четлив шрифт.
Ако получите запитване от някой друг, но не можете да отговорите веднага, отговорете му, като го уведомите кога ще стигнете до него. Това ще ви спести имейли за регистрация и ще помогне на другия човек да планира.
Винаги СК минималният брой хора, необходими за да свършите работата. Колкото повече хора са във веригата за електронна поща, толкова по-ниско е чувството за отговорност да се отговори.
Използвайте „Отговори на всички“ само когато наистина е необходимо. Никой не харесва този човек, който запушва входящата поща на целия отдел.
Ако някой е на тема за имейл, той или тя вече няма нужда да бъде включен, преместете го в BCC в следващия си отговор и го кажете в първия ред на имейла. („Сам, благодаря за представянето на Мери и мен - ще те преместя в BCC и ще го взема от тук.“)
Винаги правете двойни въвеждания. Ако не го направите, хората ще започнат да се страхуват да чуят от вас.
Не отвличайте тема по една тема, за да обсъдите друга тема. Вместо това стартирайте нова нишка по имейл със съответната тема и получатели.
Не трупайте. Никой не се нуждае от 20-и имейл „Това също изглеждаше страхотно!“
Ако изпращате имейл за бизнес цели, имайте вашата информация за контакт и заглавие в долния колонтитул. Колкото по-просто, толкова по-добре.
Ако изпращате имейл на много зает човек, напълно приемливо е и донякъде се очаква да изпратите първоначалния имейл до него или нея с последващо съобщение след седмица или две. Повечето заети хора изискват поне едно от тях. Не правете повече от три.
Не е приемливо да проследявате имейл в рамките на 48 часа, освен ако не е наистина спешно. Много хора третират имейла като форма на кореспонденция и може просто да имат по-високи приоритети, отколкото да ви отговорят веднага.
Ако получите или искате да изпратите гневен имейл, изчакайте го. Ако е спешно, влезте вместо това по телефона.