Като човек, който ръководи голяма организация с десетки виртуални служители, видях справедливия си дял от имейли. И както при всички други неща в живота, някои послания са по-добри от други.
В света на електронната кореспонденция „ъъъ“ е вероятно последното нещо, което искате шефът ви да каже, когато чете вашето съобщение. И така, какви видове съобщения трябва да избягвате да изпращате и как да ги направите по-добри? По-долу са три основни примера.
1. Ненужни последващи имейли
Последващите имейли се предлагат във всички форми и форми, така че какво прави ненужното? Ако цялото ви съобщение е да помолите шефа ви да ви изпрати имейл, това става по-скоро неудобство, отколкото важна кореспонденция.
Много хора изпращат тези имейли от параноя, че са направили нещо нередно или са пропуснали нещо, но мога да ви кажа от гледна точка на шефа, че е утежняващо получаването на няколко последващи имейла, когато някой не ми е дал шанс да диша.
Един пример: Преди много време имах служител, който ще изпадне в паника, ако не отговоря на имейлите й в рамките на един час, мислейки, че това означава, че е направила нещо нередно (когато, в действителност, просто не бях получила до нейния имейл). Мога да се сетя за един конкретен случай, когато се прибрах от дълъг ден, за да намеря шест (да, шест !) Имейла от нея с питане дали съм получил съобщението й.
Олеле.
Какво да изпратите вместо това
Въпреки че повечето хора не биха били толкова параноични, че да изпращат шест проследяващи имейла на ден, дори само един недобросъвестен проследяем имейл може да остави шефа ви дразнен.
Освен ако днес не трябва да се занимава със съдържанието на имейла ви (в този случай вероятно трябва да говорите лично с шефа си, вместо да изпращате имейли), предлагам да изчакате поне 24 часа, след което да изпратите това, което харесвам, да се обадя на „фалшив последвай -up ”съобщение.
Това води до изпращане на последващи действия („Просто проверка, за да сте сигурни, че сте получили тримесечните отчети, които ви изпратих преди два дни“), но ще включите и друга информация, независимо дали става въпрос за предстояща презентация или актуализация на текущ проект („О, и току-що получихме последните номера в сметката на X, а продажбите са с 30%!“). Това ви позволява да питате подъл на шефа си за актуализация, като същевременно му давате някаква информация, която ще добави някаква стойност, правейки го да се чувствате по-малко, сякаш просто го бъзикате или нея.
2. Имейли с нови идеи
Абсолютно обичам ентусиазирани членове на екипа, но нещо, което се превръща малко преобладаващо е, когато служителите ми изпращат всички свои нови идеи - в отделни имейли. Веднъж получих 10 различни имейла за период от 24 часа, защото някой от маркетинговия екип удари вдъхновение и продължи да ми изпраща нови идеи.
Макар да имате толкова много нови неща, които да опитате, беше страхотно, също беше изключително объркващо да се опитвате да каталогизирате всичко и да следите всеки един имейл и идея, която идва. Дори когато само един имейл идва с нови идеи или концепции, това е толкова лесно за да го загубя в черната дупка, която е моята кутия.
Какво да изпратите вместо това
Първо, бих препоръчал да изчакате по-подходящ момент за представяне на идеи. В случая на служителя на маркетинговия екип щях да чакам до срещата в Google Hangout, която насрочихме за следващата седмица, за да изложа всичко това.
Ако не сте сигурни кога е подходящият момент - или имейлът е единствената опция по някаква причина - бих препоръчал да изпратите имейл на шефа си, за да каже, че имате някои нови идеи и бихте искали да знаете какъв е най-добрият начин да споделите те биха били. Ако служителката ми ме беше попитала, щях да й кажа да ми изпрати един имейл с документ на Word, изпълнен с всичко, което иска. Би било много по-модерно и лесно да се запази за по-късно. Вашият шеф може да предложи бързо обаждане, за да поговорите чрез тях или да поиска да запасите идеите и след това да ги изпратите масово по имейл в определен ден от седмицата.
3. Имейли, където вашият шеф е без комисионна
Всеки професионалист ще се дразни от това, че е CCed в нишките на електронната поща, те всъщност не са част от: Това само добавя към нарастващата купчина имейли и в крайна сметка губите време за четене на нещо, което вероятно не е нужно да бъдете.
От гледна точка на служителя, разбирам: Искате да се уверите, че шефът ви знае, че вършите работата си и че се опитвате да поддържате линията на комуникация отворена. Но през повечето време всичко това наистина е да запушите входящата поща на шефа си.
Какво да изпратите вместо това
Освен ако вашият шеф абсолютно не трябва да бъде в цикъла, извадете го или я изкарайте от линията CC и след като взаимодействието приключи, изпратете много кратко резюме на съответната информация, която се появи по време на разговора („FYI, компания Y ще бъде включен в тази история на Z дата ”). Той държи вашия мениджър информиран за случващото се, без да го държите постоянно в цикъла, докато разберете подробностите. Един имейл определено коз 42!
Като цяло, името на играта с имейл на шефа ви е да опрости вашите съобщения и да бъде по-избирателен относно това, което изпращате. Може да звучи контраинтуитивно, но ако получавам по-малко имейли от служител, но всички те са смислени, вероятно смятам, че този човек се справя по-добре от някой, когото чувам през цялото време.
