Когато колега привлече вниманието ми към по-стара статия за производителността на имейлите от Джордж Као, която правеше кръговете отново, ме накара да разбера, че борбата за входящата поща е истинска. Току-що се върнах от триседмичен меден месец в Япония, така че от първа ръка знам колко е вярно това. Има истинско умение да управлявате входящата си поща, а ако не е точно изкуство, то образованието. По време на нашето пътуване съпругът ми, който по принцип се стреми към нула във входящата поща през цялото време, би хвърлил поглед към моя телефон, ще види иконата на пощата и номера, който се върти някъде около 400, и би се развълнувал.
"Това ме стресира", каза той и аз практически можех да видя потта да се мъни по челото му. Но, бях във ваканция! И имах външен отговорник за моя работен акаунт и личен адрес! Никой не очакваше нищо от мен и аз се чувствах удобно обърнат към този все по-голям брой при завръщането си.
Разбира се, подробностите във входящата кутия, макар и досадни на моменти, също са взискателни. Няма значение дали проверявате съобщенията си в понеделник сутрин, след като изключите захранването през целия уикенд или в средата на следобеда на случаен четвъртък. Ако не знаете в рамките на секунди дали съобщението изисква - камо ли, заслуги - отговор, вероятно губите ценни минути за работа, опитвайки се да го разберете.
Подзаглавието на парчето на Као, „Как редовно да стигна до Inbox Zero“ ми напомни колко е важно просто да знам на какво да отговарям и кога. Това осъзнаване може да означава разликата между преливаща входяща поща и чиста и подредена. Ето бързи съвети, които ще ви помогнат да решите.
1. Потърсете улики
Понякога те са очевидни. Един от колегите ми изпраща доста имейли, отнасящи се до събития, проучвания и репортажи, но тя винаги отбелязва: „Чувствайте се свободни да архивирате.“ В началото се чувствах като че ли съм груб, като не отговарям поне на най-много перфектно от отговорите ("Благодаря!"), но бързо разбрах, че нейната крещяща бележка за архивиране означава, че не иска, нито се нуждае от отговор.
Ако нямате такава пряка улика, прочетете я отново и наистина помислете как отговорът ви би повлиял на бележката. Ако не стане - да речем, човек във вашия отдел просто споделя проект, над който работи, и в момента нямате какво да добавите, не натискайте отговор само заради потвърждаването на получаването.
2. Издишване на въпрос
Както и при горния, това често ще е ясно. Ако има ясен въпрос, на който имате намерение да отговорите, очевидно е необходим отговор, а може би и бърз такъв или един в рамките на 24 часа. Тъй като не всеки се свързва с вас е гарантирано да напишете най-красноречивите или най-точните имейли, може да се наложи да пресечете абзаци, за да видите дали има нещо, което да ви отговори.
Ако сте установили, че няма въпрос, но имате свои собствени запитвания, тогава, по всякакъв начин, отговорете за пояснения. Струва си да проследите и да добавите към входящата поща на някой, ако има потенциал да спести бъдещи недоразумения.
3. Говорете нагоре - ако искате да чуете
Този е най-трудният на снопа, но след като го закачите, ще стане като втора природа. Много пъти ще получавате имейли, които очевидно не искат нищо от вас. Може да получите отговор на нещо, което сте изпратили, отзиви за завършен проект, съвети за справяне със ситуация, информация относно специфична за отдела цел. Ако нямате нищо ново, което да добавите към разговора, или ако можете чисто да вземете коментара и да продължите с работата си, тогава можете да се почувствате спокойно да не реагирате.
Но ако, от друга страна, се почувствате принудени да изразите себе си - с цел да се изясните или да изясните решението, което сте взели или да предоставите нова информация - тогава, разбира се, трябва да натиснете бутона за отговор. Това може да е особено вярно, ако работната ви среда е такава, която насърчава независимото мислене и допринася за обсъжданите теми.
Очевидно е, че бюлетините, масовите имейли или всичко, което се чувства като незадължително четене, не изискват отговор. Ако ви е полезно, можете да създадете папки според предложенията на Kao, а организирането на входящата ви поща и поддържането й на практика ще се чувства автоматично.
Друго нещо, което трябва да вземете предвид, е това: поставете се на мястото на подателя. Ако бяхте този, който изпрати това съобщение, бихте ли търсили отговор? Макар че със сигурност има моменти да изкажете благодарности, ако редовно кореспондирате с някого или имате много напред-назад - някои от които изискват по-обмислен отговор - вероятно можете безопасно да оставите имейла сам и да се погрижите да не изпратите ненужен отговор с две думи на човек, който като вас най-вероятно се опитва да постигне нула във входящата кутия.
