Преди няколко седмици мой приятел и аз обсъдихме споделеното ни пренебрежение към срещите и тя каза: „Просто имам чувството, че водим един и същ разговор отново и отново. Когато не са направени правилно, те могат да бъдат такива горелки. "
Не можех да се съглася повече. При предишни работни места, когато поканата на календара ще се показва във входящата ми поща, често излъчвам силна въздишка (което винаги е чудесно в открита офис среда). Тогава бих прекарал ценно време, опитвайки се да измисля как да избегна приемането му.
Не казвам, че всички срещи са безполезни. Някои са абсолютно, ръцете надолу са необходими. А понякога те са само единственият начин да свършите нещата. Но също така вярвам, че има място да бъдем невероятно по-ефективни, като си задаваме тези три въпроса преди всеки.
1. Кой трябва да бъде тук?
Съвет: Вероятно не толкова хора, колкото си мислите. Ключово е да сте наясно с кого искате да бъдете там, за да можете да гарантирате, че е възможно най-продуктивен и смислен за всички страни. Никой не трябва да оставя да мисли: „Е, това беше колосална загуба на моето време.“
Защото това чувство не е добро за индивида, групата или компанията. Само си представете цялата работа, която би могла да се свърши, ако в стаята сте имали само четирима души вместо 10. За 60-минутен интервал от време, това са още шест часа, които биха могли да бъдат прекарани в работа.
Например, нека да кажем, че се занимавате с мозъчна атака за новото лого на фирмата. Графичният дизайнер е там, за да гарантира, че разбира визията. Директорът на марката е там, за да се увери, че се придържа към насоките на компанията. Имате ли нужда от HR мениджър там, защото тя поставя логото на всяко публикуване на работа? Не. След като е финализиран, можете да я помолите да превключи старото за новото. За сега я оставете да бъде - тя има работа!
Ако не сте организаторът, трябва да прецените дали присъствието ви е от съществено значение или не. Понякога колегите ви канят просто защото смятат, че искате да сте там. Но можете да откажете, ако прецените, че е подходящо (т.е. ако нямате идея какво бихте допринесли или ако просто сте много заети).
В ситуации като тази, казвам нещо от рода на: „Здрасти там. Мисля, че ще успее да се справи сама с това. Ако има конкретна причина, поради която искате да присъствам, уведомете ме! “
И тогава вземете този безплатен час и се върнете на меленето.
2. Какви са целите?
Какво точно се опитвате да постигнете? Определянето на целите е от първостепенно значение. Тя може да ви държи в задача и да ви помогне да оформите целия разговор. В противен случай може да седите там и да си търсите 45 минути за това как Леонард винаги тананика песен на тема " Титаник ". (Получава ме и всеки път. Никога не ме пускай, Джак!)
„Ефективният дневен ред задава ясни очаквания за това какво трябва да се случи преди и по време на среща“, обяснява Роджър Шварц, автор на „ Интелигентни лидери, По-интелигентни екипи: Как вие и вашият екип се откажете да постигнете резултати.
„Той помага на членовете на екипа да се подготвят, разпределя време разумно, бързо получава всички на една и съща тема и определя кога дискусията е завършена. Ако все още възникнат проблеми по време на срещата, добре разработеният дневен ред увеличава способността на екипа да се справя ефективно и бързо с тях “, казва Шварц.
Може би просто искате всички да предоставят актуализации за състоянието на проекти с най-висок приоритет. Или трябва да вземете решение - днес - за това кой мениджър ще бъде назначен на огромен нов клиент.
Измислете вашата дестинация и стигнете до там. (И също така е полезно, ако споделите плановете си с останалите участници, така че те да знаят какво да очакват и дали има нещо, което трябва да направят предварително.)
И ето един съвет: Ако не можете да отговорите точно за причина да се срещнете, тогава моля, отменете любовта към всички неща шоколад.
3. Какво трябва да подготвя?
Бивш мой колега преграждаше времето си, за да се подготви за срещи с други хора и винаги се чудя защо. И тогава, аз присъствах на куп, където или напълно забравих това, което обсъждахме миналия път и трябваше да направя преразглеждане, или аз (смущаващо) не завърших елемент на действие. Във всички тези случаи в крайна сметка се наложи да отделим повече време на нашите графици.
За да сте сигурни, че това не се случва, трябва да се покажете подготвени. Може би това е преглед на бележките от миналата седмица сесия, така че е свеж в ума ви. Или може би това е списък на точки за разговори и отговори, от които се нуждаете. Каквото и да е, отделете време да го направите. Ще се изплати голямо време.
Като пример, наблюдавам програмата за обучение на връстници на моята катедра и работя усилено за нейното преработване. След две седмици ще имам един-на-един с моя ръководител, който да обсъжда предложенията ми. Събирам отзиви от студентите и компилирам мислите си, а следващата стъпка е да очертаете структурата и времевата линия на хартия.
Ако се приближа до нея с празни ръце, вероятно просто ще прекараме времето, подскачайки идеи една от друга, което не е непременно лошо , само по себе си, но също така не ми помага да продължа напред.
Обещавам ви - обичам да работя с хора. Но един от основните ми възгледи за домашни любимци е неефективността, особено когато е лесно да се предотврати. Ако графикът ви изглежда прекалено пълен или ако всеки път, когато се срещнете, имате ретроспекции, за да изчакате да звъни камбаната в гимназията, може да е време да направите крачка назад и да започнете да си задавате тези въпроси.
И ей - ако имате още такива въпроси, които си задавате, уведомете ме какво представляват в Twitter!
