В идеалния случай времето ви извън работата беше (поне донякъде) релаксиращо. Но този дзен след ваканция може да излезе веднага през прозореца, след като седнете, за да се заемете с входящата си поща и осъзнаете, че ви очаква приблизително един милион съобщения.
Отговорът на имейли може да бъде стресиращ всеки ден, но е още по-лошо, когато те се трупат. И усещайки този стрес, може да си поставите цел да преминете през тях възможно най-бързо - само да извършите една от често срещаните грешки по-долу.
Така че, отделете няколко минути, за да прочетете как можете да ги избегнете: Ще си струва!
1. Приоритизиране на времето за реакция пред качеството
Математически да отговаряте толкова бързо, колкото можете, има смисъл. Ако прекарате една минута в четене на имейл и една минута отговаряне, ще преминете през списъка си по-бързо, отколкото ако прекарвате пет минути в четене и пет минути отговаряне.
И макар да сте прави, че това не е ден за вътрешно обсъждане между „Звучи добре!“ Срещу „Съгласен съм“, не искате да пуснете и бърз отговор.
„Звучи добре“ или „Съгласен съм“ работят еднакво добре, ако някой попита дали ви харесва плана им, но няма смисъл, ако ви зададе конкретен въпрос за него. Това означава, че ще получите още един имейл от тях - и те ще знаят, че не сте прочели това, което са написали първия път.
Поправката
Ако имате страници с имейли, за да преминете и не можете да ограничите желанието за отговор ASAP, копирайте и поставете общ отговор. Опитайте това „Ще похарча днес за наваксване на имейли. Ако имате нужда от отговор преди 17:00, моля, изпратете ми имейл и ме уведомете. “
Да, това е допълнителна стъпка, но ако целта ви номер едно е да се върнете първо към всички, това ще ви позволи да направите това, след това издишайте и отделете времето си за отговор.
2. Препращане на всичко с „FYI“
В главата си споделяте актуализация на състоянието, за да може другият човек да ви каже какво да направите след това. Но в главата на получателя, казвате, за това се е погрижило. Вие по същество използвате подхода на „горещия картоф“ към електронната поща, като приемате, че отговорността попада на всеки, който е последен - което означава, че има добра възможност за неправилно общуване.
Ето защо, както пише управляващият редактор на Muse Джени Майер, „Всеки един имейл трябва да включва следваща стъпка (дори ако това е„ не е нужен отговор “).“
Когато изпратите имейл с горещ картоф, ще се случи едно от двете неща. Ще го върнете веднага с въпрос (така че всичко, което сте направили, е дублирана работа). Или, може би по-лошо, те няма да кажат нищо и всеки ще си мислите, че другият човек е този, който предприема следващи стъпки.
Поправката
Вземете съветите на Майер и се уверете, че съобщенията имат ясно намерение. Ако изпращате нещо заедно, за да затворите цикъла, е абсолютно добре да го кажете, или дори „за ваша справка“. Изричането на точно това, което искате от другия човек, ви принуждава да се изясните първо - което означава, че ще хванете себе си, ако това, което наистина имате нужда, е сами да направите крачка, преди да споделите напредъка си.
3. Отговор в поръчката, в която влязоха
Вашият план да реагирате в обратен хронологичен ред е добронамерен: Първо искате да се върнете към човека, който е чакал най-дълго. Не е мъдър план обаче, ако целта ви е да бъдете максимално ефективни.
Пример: Работих с някой, който отиде в двуседмична ваканция и когато се върна, той отговори първо на най-старите си имейли. Това означаваше, че той последва моите въпроси, за да попита дали са били подредени - преди да е видял по-късна верига, където неговата контактна точка решава тези въпроси за мен.
„Получихте ли това?“ И „Не забравяйте! Видяхте, че сте го направили! ”Имейлите бяха ненужни и ако цялата ви цел е да наваксате бързо, не искате да губите време за тях.
Поправката
Това е чудесно време за подхода LIFO: Last In, First Out. Защото, както обяснява Muse COO Алекс Кавулакос, „Тази техника се основава на оставяне на старите неща да се справят сами.“
С други думи, до момента, в който стигнете до имейла, който някой изпрати преди седмица, може да се окаже, че те вече обработват всичко, за което са ви помолили. И ако те все още искат вашето внимание по-скоро, отколкото по-късно, аз съм готов да се обзаложа, че отбелязаха датата на връщане на вашия OOO и изпратиха последващи действия, които бяха в горната част на вашата пощенска кутия, когато се върнахте.
Когато гледате за една седмица съобщения, струващи съобщения, вашето изкушение може да е да се потопите вътре. Но ако се замислите как да отговорите, ще избегнете често срещани грешки и ще си спестите, че трябва да се върнете и да им отговорите. отново.
