Когато се приближите да напишете препоръчително писмо, трябва да бъдете поласкани и да се надяваме, че ще помогнете на вашия колега или стар колега. Въпреки това, този сценарий може също да бъде нервен - в края на краищата вие помагате да решите бъдещето на някого! Как можете да впишете всички нейни страхотни качества в една мъничка страница? Ами ако не кажеш правилното нещо?
Направете пауза и си поемете дъх. Писането на писмо не е ракетна наука, особено ако се чувствате положително към човека, когото препоръчвате. Наистина съм написал много писма за рецитал през деня си, дори ги преписвах на главни изпълнителни директори на много различни компании (да, ръководителите делегират тази задача) и заедно с това научих няколко неща, които опростяват процеса. Следвайте тези стъпки, за да напишете писмо, което ще помогне на колегата ви да се наеме.
1. Правете си фонови изследвания
Препоръчителни писма могат да бъдат поискани по цял ред причини - заявление за работа, номинация за награда, приемане в училище или борд и други. Така че, дори да знаете всичко, което трябва да знаете за настоящото положение на кандидата, работната етика и предишните успехи, все още нямате цялата необходима информация. Разберете защо препоръчаната страна ви моли за писмо и какво читателите й ще търсят в нея.
Преди да започнете да пишете, не забравяйте да попитате следното:
Тези въпроси ще ви помогнат да ориентирате съдържанието на вашето писмо и ще гарантирате, че позиционирате кандидата за работата или наградата по възможно най-добрия начин.
2. Следвайте формулата
Препоръчителните писма трябва да се занимават с три неща: отношенията ви с кандидата, оценката на работата й и как тя се сравнява с други, с които сте работили на подобни позиции (известна е и защо тя се откроява). Така че, докато пишете, структурирайте писмото около тези области:
Обяснете връзката си
Първо обяснете естеството на вашата работа с кандидата към началото на писмото. Това може да бъде просто изявление, в което подробно се описва кога сте работили с нея, за колко време и в какво качество. Например: „Джейн беше изпълнителен директор в моята компания от 2010 до 2013 г., където отговаряше за планирането, разработването и изпълнението на маркетинговата стратегия за пет от най-големите ни клиенти. Като неин мениджър станах свидетел … ”
Оценете кандидата
След като обясните отношенията си, оценката на работата на колегата е следващият приоритет. Това трябва да е месото на вашето писмо, въпреки че точното съдържание ще варира в зависимост от това, за което я препоръчвате. Например, ако знаете, че позицията, за която кандидатства, е в мениджмънта, може да искате да се съсредоточите върху това колко добре е работила във вашия екип и естествената й способност да бъде страхотен лидер. Ако позицията, за която кандидатства, е по-скоро техническа позиция или може би позиция за писане, съсредоточете се върху способността й да жонглира няколко проекта едновременно, докато предоставя резултати.
Във всеки случай ще искате да обясните какво видяхте в нейната работа и да посочите осезаеми резултати, които тя даде. Помнете, че винаги е по-добре да покажете, а не да разказвате. Ако кажете, че е в състояние да разработи и приложи сложна маркетингова стратегия, насочете се към неща като общия маркетингов бюджет, който управлява, и процентното увеличение, което търговският екип видя по време на мандата си. Всички числа или статистически данни, на които можете да се позовавате, ще ви помогнат да нарисувате силна картина на това, което точно е постигнала.
Направете сравнение, за да запечатате сделката
Сравняването на кандидата с други хора, с които сте работили, може да бъде мощен начин да предложите категорична препоръка. Може да кажете, че някой е „най-ефективният мениджър на проекти, с които съм работил“ или „един от първите трима служители, с които съм управлявал.“ Разбира се, използвайте само изявления, в които наистина вярвате!
Това също може да бъде начин да се успокоят проблемите, които един мениджър може да има. Например, ако препоръчвате кандидат, който е млад или който няма много опит, казвайки, че показва „зрялост и стратегическо мислене далеч над годините и нивото на опит“, може да измине дълъг път.
Ако е възможно, използвайте история или анекдот, за да демонстрирате една от горните области. Лесно е да прочетеш писмо и да видиш, че кандидат има силни характеристики, но в крайна сметка го отхвърли, защото нямаше нещо забележително или осезаемо да си спомниш. От друга страна, е трудно да забравим някой, който е направил очевидно влияние и истинска връзка с бившите си колеги.
3. Поставете финалните щрихи
Сега логистика: Първо, човекът, който събира и чете препоръчителни писма, вероятно е зает и има много други страници, които да прочете. За да постигнете най-голямо въздействие, бързо поддържайте писмото си кратко (не повече от една страница) и до точката. По отношение на тона, искате да сте официални и професионални, но и ентусиазирани. Една хладка препоръка може също да е лоша, така че не забравяйте да предадете колко харесвате кандидата.
Използвайте бланката на вашата компания и включете подписа си и информацията за контакт в долната си част. Включете дата, обърнете се към получателя по име (ако е възможно) и завършете с изявление за готовността си да обсъдите допълнително кандидата, като например: „Ако имате допълнителни въпроси, моля не се колебайте да ми се обадите.“
Писмата са само началото на различните видове препоръки, за които може да бъдете помолени, но тези стъпки могат да ви помогнат чрез всякаква форма. Независимо дали служите за справка на бивш служител по телефона или препоръчвате на колега в LinkedIn, направете проучване, следвайте формата и останете ентусиазирани. Вие (и колегата) трябва да сте добре!
И накрая, не забравяйте, че ако колега ви помоли за препоръка, вие сте направили въздействие върху нея и тя ще бъде завинаги благодарна, ако помогнете по пътя й към успеха. Процесът на писане на писма може да изглежда стрес, но наистина е чест.
