Има много начини, по които имейл може да бъде разтълкуван неправилно или да бъде разбран погрешно. За да компенсирате тона на гласа, който не може да се идентифицира по телефона или езика на тялото, който лично говори много, трябва внимателно, понякога тактично да избирате фразата, която използвате.
За да бъда честен, не обичам колко често вдигам възклицателен знак, за да посоча, че нещата са добре, добре, никога по-добре, или за да покажа, че искането ми е изпълнено - но понякога няма друг начин да покажа, че съм м игра. Понякога, обаче, дори и вълнуващ препинателен знак може да спаси ситуацията, ако значението на думите ви съдържа дори и основополагаща враждебност.
Преди да спрете прибързания имейл и рискувате да обидите или досадите на приемника, проверете тези общи, но непопулярни линии и вместо това изберете алтернатива.
1. "Съжалявам, че съм натоварващ / притеснявам"
Това е такава пасивно-агресивна линия. В почти 100% от случаите, когато се използва тази линия, човекът изобщо не се извинява и не смята, че е тежест или притеснение. По-скоро девет пъти от 10 използват тази фраза, защото искат да привлекат вниманието (и може би съчувствие или жалост) на читателя. Те предполагат, че използването на този подход ще предизвика състрадателен отговор от получателя.
Вместо това кажете: „Благодаря, че сте търпеливи с мен“
Това показва отговорност за това, което се случва и е много по-вероятно да бъде посрещнат с щедър отговор и може би дори уверение, че това не е проблем. И ако наистина се нуждаете от отговор възможно най-скоро, това е най-добрият начин да получите последващи действия бързо.
2. „Каквото си мислите“
Добре, да приемем, че това е произнесено след заявка за въвеждане. Ако молбата беше искрена, но се дразните, че има каквото и да било (идеята ви беше отлична първоначалния начин, по който я представихте, много ви благодаря), тогава нека ви бъда първият, който ви каже, че тези три на пръв поглед безобидни думи предават вашето раздразнение и неудовлетвореност в пика.
Вместо това кажете: „Аз съм отворен за вашите идеи и съм щастлив да направя още малко мозъчна атака“
Това показва, че имате активен интерес да намерите решение, което е приемливо и подходящо. Наистина никога няма момент, в който „каквото си мислите“ да се чете като гъвкаво и приемащо изявление. Това не означава, че сте готови да бъдете играч в екип; звучи все едно сте объркани, че идеята ви не е приета без съмнение. Не бъди този праведник.
3. „Моля, съветвайте“
Това е официално и малко взискателно, когато се замислите. Освен това тя не отваря дискусията; е настойчив, което показва, че нямате време за това и просто се нуждаете от ясни инструкции за следващите стъпки бързо . Но, за съжаление, не всичко се върти на стотинка. Понякога, напред-назад и място за обсъждане е необходимо за приятен краен резултат.
Вместо това кажете: „Кажете ми дали имате някакви мисли за това как да продължите с това“
Префразирането на този отговор насърчава ангажираността и открития диалог. По същество казвате, че сте отворени за мненията на другия човек по въпроса, но също така сте добре да измислите решение, ако това е за предпочитане.
4. „Надявам се да ви хареса повече“
Човекът, който казва това, е напълно доволен от каквото и да е „и“. Но, уви, той е бил посрещнат с по-малко развълнувана обратна връзка и се е приспособил съответно, така че този, който го оценява, да бъде доволен. Реалността обаче е, че той не го интересува, тъй като най-вероятно не е виждал нужда да прави никакви модификации.
Вместо това кажете: „Интересувам се от вашите отзиви за тази актуализация“
Отвореността за чуване на обратна връзка, дори и да подозирате, че тя може да не е 100% положителна, е от съществено значение за подобряването и напредъка. Всички можем да издържаме да правим корекции от време на време въз основа на конструктивна критика. Дори ако всъщност не сте супер заинтересовани, сложете най-доброто си игрално лице и прегърнете обратната връзка.
Никой от нас не е перфектен или винаги знае точно какво да каже, но понякога е просто въпрос на мислене, преди да говориш и да си задаваш въпроса дали това, което искаш да кажеш, може да се тълкува по грешен начин. За момент, ако обидите някого да премине през вашия списък със задачи, няма да ви помогне в дългосрочен план.
