Вие сте съвестни, когато става въпрос за имейл. Всъщност винаги се опитвате да отговорите в рамките на 24 часа. Задраскайте това - до моменти от входящо съобщение.
И по-често това не, това е страхотно. Но понякога изпращането на първия имейл, който идва на ум, може да предизвика обратна връзка - голямо време. Ето някои признаци, че трябва да се отдръпнете от компютъра и да се върнете към съобщението по-късно.
1. Вашият отговор е наистина дълъг
За съжаление не е възможно дипломатически да кажеш на някого, когото смяташ за идиот. Така че, ако съставите имейл, който блестящо танцува около факта, че презирате мислите на колегата си, мога да ви обещая, че имейлът грубо се превежда на: „Ето няколко пухкави изречения. PS Мисля, че вашата идея е гадна. "
Ако можете да напишете това, което мислите с едно изречение (напр. „Аз никога не бих възприел този подход“) и имейл адресът ви е дълъг още три абзаца, имате проблеми. Може да мислите, че е препоръчително да отделите един раздел за това как разбирате защо другият човек може да бъде объркан, а друг - как да знаете за какво говорите, а трети - как планът ви да е по-добър. Наистина е само повече редове, които другият човек може да неправилно (или, вижте направо).
Вместо това, опитайте се да бъдете възможно най-кратки. Ако не сте съгласни с някого, краткото „не съм сигурен, че сме на една и съща страница“ или „имах различно четене на нея“ всъщност е много по-хубаво - и по-ефективно.
2. Отговорът ви прелива от препинателни знаци
Освен ако не кажете на някого, че нещо е най-добрата новина, която някога сте чували - и това наистина е -, трябва да внимавате за имейл, пълен с акцент. Ако всяка друга дума е удебелена или в курсив или във всички главни букви, а пунктуацията е в три екземпляра; другият човек ще приеме, че значението ти е крайно. (В предишна работа имах клиент, който пишеше всичките си имейли, дори светските, с всички шапки. Персоналът с любов препращаше кореспонденцията му като бележки за откуп.)
Но не всичко е забавление и игри. Ако настроенията ви не са положителни, другият човек може лесно да мисли, че се опитвате да предадете гняв - за разлика от простото объркване. Например „Не съм сигурен какво означава това ??? !!!!“ изглежда направо враждебно. За щастие, поправянето тук е доста лесно. Ограничаването на един препинателен знак и никакъв курсив („Не съм сигурен какво означава това.“) Все още изразява, че не сте наясно с нещо, но по много по-премерен начин.
3. Вашият отговор е неясен (дори за вас)
Отброявате минутите до приключване на работния ден. Или сте затрупани с работа и просто се опитвате да държите главата си над водата. Каквато и да е причината, вие сте разфокусирани и сте прочели имейла, който пишете шест пъти.
И сигурно, можете да го проверите за седмия път и след това да натиснете изпращане. Но ако все още се питате дали тази линия има смисъл, това е знак, че не, вероятно не.
Ако можете да се върнете към имейла, да речем, след като сте обядвали или след предстоящата среща, която застрашава цялата ви енергия, изчакайте. Ако трябва да отговорите ASAP, изпратете кратък отговор, който обещава да изпратите повече подробности по-късно. Често бърза бележка, потвърждаваща получаването и уведомяваща някого, че ще имате връзка с повече информация, поддържа отворените линии на комуникация - и ви дава място за дишане, за да съставите отговора си, когато имате повече честотна лента.
4. Вашият отговор включва, че надминавате и надхвърляте задълженията си
Знаете какви видове съобщения обикновено са във вашата пощенска кутия. Но понякога нещо ти идва и си мислиш каквото и да е, от "Хм, това е странно …" до "Чакай, това ли е моята работа?"
Може да искате да изпратите бърз отговор по няколко причини. Може би не смятате, че проблемът си заслужава времето на вашия ръководител. Може би блестящ отговор ви идва на ум и просто се заемете с това, като смятате, че ще се приеме като инициативен.
Например, кажете, че клиент ви изпраща по имейл за проект, който е извън вашето натоварване. Така че, вие смятате, че ще видите дали можете да намерите отговора, а ако не, изпратете й имейл обратно с името на човека, който го обработва. Това е полезно, нали? Е, не, ако има предистория, за която не знаете. Въпреки че сте имали добри намерения, бихте могли да поставите своя колега или шеф на тежко място.
Добър вариант е да препратите имейла до съответния вътрешен човек с предложение за помощ. Изглежда така „Артур от ABC Corporation ме попита дали мога да предам вашата информация за контакт. Това ли ще е наред? “Или„ Марк попита за подробностите по проекта XYZ. Бих ли ми било полезно да го свържа с вас или да споделя нашия график? ”Това може да забави отговора ви, но знаете, че ще изпратите правилния.
Не сте сигурни дали имейл попада на правилната бележка? Направете почивка и се върнете към нея.
