Електронна поща. Не мога да живея с това. Не може да свърши работата си без нея. Прав ли съм?
Миналата година изпратихме над 2, 5 милиарда имейли. И ето лошите новини. Въпреки доброто количество отвращение, този брой се очаква само да нарасне. Обемът е проблем, както и времето, което отделяте за него. Всъщност отчетите казват, че го проверявате около 36 пъти на час. 36 пъти. За един час.
След като започнете да се занимавате с това, което се намира във входящата ви поща, са ви необходими около 16 минути, за да насочите вниманието си към другата си работа. О, и ако имате нужда от документ, който е погребан в имейла ви някъде, са ви необходими около две минути, за да го намерите. Направете математиката: Това бързо допринася за поражение върху вашата производителност.
Имате нужда от него, за да си свършите работата. Не можете просто да го изкопаете като лош навик. Всъщност несъмнено е нещо, на което разчитате в голяма степен, за да получите информация, одобрение или отговори от колеги, така че да можете да получите работа.
Но ако не сте наясно какво искате от другите, когато изпращате имейл, или ако не задавате добри въпроси, помнете ли това 36 пъти на час? Да, гледайте, че тази оценка се увеличава значително. Съмнявам се, че звучи привлекателно. Ето четири съвета, които можете да използвате, за да сведете до минимум и ускорите обмена си и да общувате по-добре от всякога.
1. Изяснете своя въпрос
Случвало ли ви се е да хвърлите някоя идея на колега и да завършите с „Мисли?“ Ако целта ви е да получите информация от някой в належащ срок, посока на проекта или препоръка за опции, трябва да му дадете нещо повече специфични за работа. В крайна сметка той не иска да прекарва повече време в опит да декодира вашето съобщение, отколкото искате да прекарате в четене на отговора му.
Ако току-що сте изпратили план, който се нуждае от действие, вместо вместо да приключите с отворения и неясен въпрос, „Мисли?“ Задайте конкретен въпрос от рода на: „Какво ще е необходимо за реалистичното изпълнение на този план до следващата седмица ? Уведомете ме, ако имам нещо, което мога да направя, за да може това да стане възможно най-скоро. ”Колегата ви ще може да отговори бързо и директно и вие ще получите много по-качествен отговор.
2. Нарежете на Chase
Сара, членът на проекта от тип A, с който работите често, иска всичко седмици преди време. Тя отново е на това. Получавате имейл за доставка с нелепо кратък срок. Вие сте разочаровани и изкушени да отговорите с „Можете ли да ми дадете повече време за този проект?“ С надеждата да предоговаряте крайния срок. Ако го направите, ще са необходими още половин дузина отговори, за да разрешите времевата линия сама.
Вместо това кажете на колегата си какво имате способността да правите и го оставете на това. „Здравей, Сара, имам още три приоритетни проекта на опашката си. Ще свърша това до края на следващия четвъртък. Ако успея да го свърша по-рано, ще ви уведомя. Благодаря за търпението. ”Бум. Свършен.
3. Спрете да задавате въпроси
Някои съобщения генерират ненужна поща, защото неволно каните отговори. За да избегнете това, спрете да се затваряте с „Има ли това смисъл за вас?“ По-скоро кажете „Кажете ми, ако имате въпроси.“ Ако приемникът има запитване, той ще ви уведоми; в противен случай той ще знае, че не е необходим отговор.
Можете също така да затворите с нещо от рода на „Кажете ми, ако не сме съгласни по въпроса“ или „Уведомете ме, ако искате да поговорим за това по-нататък.“ Този сбит език прави ясно, че разговорът е затворен, освен ако няма издаване в края на приемника.
4. Не пренебрегвайте заглавието
Темата на вашето съобщение е злато за ефективност. Използвайте този имот, за да накарате читателя си да посвети колко внимание трябва да отдели и кога. Направете тези излишни имейли в прохода.
Използвайте заглавието си, за да посочите неотложността, доставката и срока. Например, заглавие може да гласи нещо като „Действие, необходимо до петък на обед | Проектът Acme предстои следващата седмица. "
Сега вашият читател знае, че това ще изисква известно внимание. Тя е наясно, че има краен срок за отговор и работа, която трябва да се съсредоточи за завършване следващата седмица. Това единствено, конкретно изявление не позволява тона напред и назад.
Като се има предвид колко време и внимание изисква имейл, както като подател, така и като получател, можете да видите как няколко прости техники ще ви помогнат да изпращате съобщения, които генерират по-малко отговори в замяна и ще подобрят общата комуникация между вас и вашите колеги или клиенти, Това не би ли било готино? Когато направите комуникацията си супер ефективна, не само ще се чувствате по-контролирани над входящата си поща, а и вашите колеги ще оценят колко ефикасно им помагате.
Но имайте предвид, че понякога най-добрият ви залог е просто да заведете разговора офлайн. Като правило, ако не можете да разрешите проблема в три обмена на електронна поща или се случва неправилно общуване поради луд дълъг конец, предложете разговор на живо, за да можете бързо да разрешите въпроса.
