Делегацията звучи страхотно, нали? Не искате да правите нещо повече, затова го прехвърляте на свой сътрудник, на вашия сътрудник или дори на стажанти.
Това е всичко страхотно (ако не леко неточно), но също така е невъзможно, ако сте сътрудникът, асистентът или стажантът. На кого трябва да раздавате задачи, за да можете да се съсредоточите върху големите и важни неща?
Е, приятелите ми, там идва делегирането нагоре. Делегирането означава прехвърляне на работа на хората около вас и над вас. Обзалагам се, че мислите, че няма начин да се измъкнете. Но, чуйте ме, има основателни причини за делегиране. Затова четете нататък, изчистете тези скучни задачи от бюрото си и потънете зъбите си в нещо много по-меко.
1. Делегирайте на своя шеф (на делегат)
О, ти си повече от готовност да направиш това, което ти се иска. Ще бъдете напълно щастливи да прекарате четири дни в подаване на стари фактури. Въпреки това, вие разглеждахте плана си за развитие и ако ще покриете всички основи, които би трябвало да направите през това тримесечие, тогава може да се наложи някои от по-основните задачи, възложени ви, да бъдат споделени между екипа.
Ключът тук е да не се оплаквате от досадната си работа, а след това да кажете: „Хей Тед, продължавайки напред, всъщност ще се справите с клиентските фактури.“ Вместо това трябва да седнете с вашия мениджър и да обсъдите как всеки ден задълженията допринасят за общите цели на екипа. Вместо да обявявам: „Не искам повече да правя тези скучни неща“, трябва да кажете: „Как бихте искали аз да приоритизирам тези отговорности?“
Може би ще погледне списъка ви със задачи и ще реши, че предпочита да отделите повече време на A, отколкото B. Или може би ще види, че отделяте повече часове за административни задължения, отколкото той е осъзнал, и ще намери някой за да помогнете да влезете в него. Или може би ще ви каже, че всичко това е възможно и очаква да свършите всичко. Няма да знаете, докато не попитате.
2. Делегирайте на някой, който е по-добър за работата
Да речем, че сте помолени да създадете електронна таблица, да я попълните с данни и да я анализирате. Това е гадна работа и е хвърлена върху вас, горкия наивен новобранец. Е, нека помислим за това. Вие ли сте магьосник на Excel? Любител ли сте на големите данни? Ако сте отговорили с „не“, вероятно това не е подходящата работа за вас. И най-важното е, че не сте точният човек за работата.
В този момент трябва да се превърнете в шпионин и да разберете кой от вашия екип би обичал този тип работа (или поне да може да го свършите по-бързо и по-добре, отколкото бихте могли). След това го предайте на вашия мениджър. Подчертайте, че много държите да бъдете полезни и професионални и че сте щастливи да свършите задачата, но може би е по-ефективно за целия екип Брайън да се съсредоточи върху данните, докато се фокусирате върху това, което сте наели за.
3. Делегирайте на технологията
Звучи малко странно, нали? Но понесете се с мен. Да кажем например, че първото нещо, с което се занимавате всеки ден, е да проверите имейлите, които са ви влизали за една нощ, и да ги разпространявате на съответните хора. Оставете техни да се заеме с тази работа. Настройте правила въз основа на ключови думи и намалете времето, което отделяте за подобна повтаряща се задача. (За повече информация как да направите това, вижте тази статия.)
Работите по проект? Използвайте приложение за управление на проекти като Basecamp. Изпращане на масови имейли? Помислете за продукт като Mailchimp. И, разбирам, това е по-близо до автоматизацията, отколкото делегирането, но когато се трудите в долната част на грамадата, вашите възможности са ограничени. Делегирането на технологии може просто да ви позволи да изрежете някои от по-трудните задачи и да се съсредоточите върху тези, които ще ви помогнат да станете сила, с която да се съобразите с още по-бързо.
4. Делегирайте на по-добра система
Добре, това е последната ти пиеса. Получихте задачата, която никой друг в екипа не иска; тя е тромава, отнема време и е достатъчно, за да ви накара да искате да изтичате да крещите от сградата. Но се дръж! Има начини да превърнете това в своя полза.
Трябва да посрещнете задачата uber с отворени обятия, но с таен план в ума - да я вземете, да я опростите и да я върнете обратно. Това е вашата възможност да покажете на своя мениджър какво можете да направите. Като вземете работа, която всички мразят и я направите управляема (дори приятна), тогава правите на екипа огромна услуга. И след като това е бърза и лесна работа, няма да имате такава битка на ръцете си, когато искате да я делегирате на колега.
Делегирането е трудно. Делегирането е по-трудно. Но ако можете да поставите положително въртене на въпроса защо искате да делегирате, да апелирате към силните страни на вашите колеги и да изясните, че всички сте за по-доброто, тогава просто ще бъде толкова по-лесно да се измъкнете. Късмет!
