Обичам да пиша и обичам всички „правила”, които идват заедно с него. И макар да получавам, че копирането на моите туитове и публикации във Facebook, преди да ги споделя със света, е много за повечето хора, аз мисля, че има няколко правила за писане, които всички трябва да следваме - особено на работа.
Но много от нас (включително и аз) ги разбиваме ежедневно, често дори без да го осъзнаваме. И макар че перфектната проза може да не е от изключителна важност във всеки офис или индустрия, вероятно има някой - колега, клиент или шеф ви - който забелязва писането ви и още по-лошото да направи преценка на вашия професионализъм въз основа на това,
Така че, преди да съставите друг имейл, обърнете внимание на най-често срещаните грешки при писане на работното място и следвайте това ръководство, за да ги избегнете.
1. Писане твърде небрежно
Пример: Thx за обратна връзка от ур, Джо! Ще f / u утре.
Имам късмета да работя в доста небрежна среда - такава, в която можем (и правим) да носим джапанки, за да работим и да изпращаме по нелеп начин електронни имейли Photoshopped снимки на лицата на другите.
Но тази небрежност не е норма за всеки офис, което означава, че е най-добре да бъдете по-официални, отколкото несериозни в професионалното си писане. Макар че това очевидно означава заобикаляне на абревиатури и жаргон, това означава и писане в пълни изречения, използване на правилен правопис и избягване на прякори. Може да дойде момент, в който да сте достатъчно удобни да говорите по-небрежно с получателя на вашето съобщение, но в бизнеса винаги е по-добре да го играете безопасно (и професионално), отколкото да съжалявате.
2. Използване на пасивен глас, вместо активен
Пример: Приложеният документ е получен от екипа.
Нека първо да излезем от това: Пасивният глас - тоест когато получателят на дадено действие е предмет на изречението (в случая документът) - не е граматически неправилен. Но изреченията, които са изразени пасивно, често изглеждат неудобни или ненужно неясни. Активният глас - когато този, който предприема действия, е предмет на изречението - обикновено е по-пряк и ясен. Освен това звучи по-авторитетно и може да бъде по-добър начин да покажете собственост или отговорност за това, което сте направили. („Спестих клиента 5000 долара“ показва постиженията ви много по-добре, отколкото „5 000 долара бяха запазени.“)
3. Прекалено използване на възклицателни точки
Пример: Здравей Боб! Надявам се, че сте имали страхотен уикенд! Искам да проследя доклада за Q1 и се надявах, че ще можете да ми изпратите най-новата чернова - все пак не бързайте! :-)
Определено разбирам причините, поради които хората получават възклицания в професионалното писане. Може да бъде лесно да се разтълкува тона или емоцията зад имейл, ако не за много очевидни прояви на темперамент, а хората често пиперят писмеността си с възклицателни знания в опит да покажат, че са приятелски настроени. Но истината е, че тя просто не е професионална - и по-лошото е, че може да се натъкне на непълнолетна. (Същото важи и за емотиконите - усмихнатото лице никога няма да ви даде представа по интелигентно звучащ начин.)
Не забравяйте, че удивителните знаци са предназначени да показват акцент и те са склонни да губят значението си при прекомерна употреба. Използвайте ги пестеливо и, когато се съмнявате, изобщо.
4. Писане на неясни теми
Пример: Тема: Вторник; Тяло: Имам нужда от отчета за Q1, доставен до следващия вторник.
Темата на вашия имейл трябва да бъде кратко обобщение на това, което има в тялото. Това е много проста концепция, която изненадващо все още не е схваната от голяма част от работния свят. Но, когато повечето от нас получават над 200 имейла на ден и често се нуждаят от сканиране през опакована със сладко входяща поща за темите, които търсим, това може да е особено вбесяваща грешка при писането на бизнес, за да оставите вашите теми неясни.
С цялата професионална комуникация, целта ви е да осигурите яснота възможно най-бързо - и по имейл, която започва с вашата тема. В горния пример, „Q1 Доклад: Предстои следващия вторник“ би бил много по-ясен от просто „Вторник“.
5. Първи жаргон-щастлив
Пример: Можете ли да изтеглите FS числата и да проверите дали те успоредни с нашия STH брой?
Макар че може да си мислите, че използването на индустриални или фирмени модни думи ви звучи професионално и знаещо, това побеждава вашата цел, ако никой не може да разбере какво говорите. Не забравяйте, че дори и да мислите, че вашият директен получател ще знае за какво говорите, вашето съобщение може да бъде предадено на други хора, както в рамките на вашата организация, така и извън нея.
Най-добрият имейл или известие е този, който прави вашата точка (или молбата или отговора ви) лесно очевидна, а жаргонът ненужно затъмнява тази цел.
Да, всички ние нарушаваме тези правила от време на време (ей, изпращах много усмихнати лица през interoffice имейл през деня си). И на бърз имейл в случаен офис до близък колега, от време на време? Глоба. Но като цяло най-добрият ви залог е да го играете на сигурно място, да бъдете професионални и да прегледате работата си, за да не избягвате тези общи грешки от писмените си комуникации.
Искате ли да продължите да подобрявате писането си? Ето как можете да станете по-добър писател за 10 минути.
