Вдигнете ръката си, ако в този момент имате поне един имейл, който вече трябваше да изпратите - преди ден, преди седмица, дори (eek!) Преди месец.
Знам, че има няколко съобщения, които в момента закъснявам с изпращане. И все пак, те винаги удобно ми хлъзгат ума, точно преди да заспя - в този момент си обещавам, че утре сутринта ще ги изпратя първо.
Тогава времето минава и минава още малко, и преди да го знам, аз съм изправен пред ситуация, при която е почти неудобно да се отговори. Не е ли по-добре да се преструваме, че е попаднал на спам?
Не. И за да направя накрая изпращането на този имейл малко по-лесно, създадох няколко шаблона, които едновременно ще спасят вашата професионална репутация и ще направят получателя ви по-разбиращ за забавянето.
1. За „приятелски“ имейли, които не изискват технически отговор
Наистина е лесно да отлагате отговорите на тези видове имейли, защото вашите ежедневни задължения обикновено имат предимство. Но повярвайте ми, по-добре е да изпратите закъснял отговор, отколкото изобщо да не изпращате такъв. Просто не забравяйте да извините сърдечно извинение и докажете, че въпреки закъснялата си реакция, се интересувате от живота на другия човек.
2. За заявка на имейли
Когато някой ви помоли за информация или помощ и забравите да отговорите (или го отложите, защото никога не е подходящият момент), можете да се почувствате доста виновни. Покажете на човека, който посегна, че не сте глупак, като направите най-доброто от себе си, за да му помогнете сега.
3. За имейли с лоши новини
Невероятно лесно е да отложите лошите новини (и да намерите един милион причини да го направите). Въпреки това, в крайна сметка трябва да откъснете този Band-Aid. Първо се извинете, след това се опитайте да обясните ситуацията и накрая, всъщност положете усилие да помогнете!
4. За всеки друг имейл
За всички онези различни имейли, о-ъ-ъ-и-наистина-трябва да отговарям, можете да използвате този шаблон като стартер.
Отговорът на закъснял имейл винаги изисква малко воля. Но знаете, че ще се почувствате по-добре след като го направите - и сега, когато имате тези шаблони, няма извинение да не натиснете „изпрати“.
