Ще призная: не бях естествен, когато стана дума за управление на стажанти. Те бяха първите ми директни доклади и аз направих всички грешки на новобранците. Възложих твърде много работа и твърде малко работа; Прекалено обясних, недостатъчно обясних; и така нататък.
Добрата новина е, че управлението на стажанти - всеки, наистина - е умение, при което можете да подобрите значително с практиката. Но това не е причина да започвате от дъното. Учете се от моя опит и четете за пет начина да бъдете успешен стажант мениджър.
1. Имайте ориентация
Независимо дали има някаква по-голяма, по-официална ориентация във вашия офис, първата ви бизнес поръчка е да блокирате час или повече, за да говорите с вашия стаж. В зависимост от това колко сте участвали в процеса на наемане, може да искате да започнете с въведения. След това разгледайте работата, която вършите, и целите на отдела през следващите няколко месеца. Отговорете на всички въпроси как вие и вашият екип влияят на мисията на организацията. Отделянето на време за очертаване на цели напомня на стажанта как дори най-обикновените задачи ще допринесат за общата картина.
На следващо място, представете вашите конкретни очаквания - в допълнение към посочените отговорности на работата. Вие сте стикер за правилната граматика във всички комуникации? Какво мислите за хората, които изскачат до бюрото ви с въпроси? Искате ли да бъдете копирани на всички имейли? Излагането на тези очаквания рано ще предотврати евентуални злополуки и ще постави и двамата да успеете.
2. Попитайте (и спазвайте) неговия или нейния стил на обучение
Преди да свикате съвещанието за ориентация към края, ще искате да дадете думата на стажанта си. Какви са целите му за стажа? Има ли уникални умения, които притежава, или области, в които той или тя желае да учи или да се занимава?
Може би най-съществената информация, която можете да съберете, е как той или тя най-добре получава информация. За разлика от дългосрочния наем, при който надзорният орган очаква служителят да се приспособи към средата, насочена към срещата или срещата-фобия; с стажант, вашият фокус трябва да бъде насочен към максимална комуникация.
Значение, дори и да се радвате на стажа си, просто следвайте инструкциите по имейл, ако той или тя трябва да го обсъди и да зададе няколко въпроса, за да го оправи, по-добре да знаете това сега. Ще си струва да отделите време, за да се уверите, че той или тя разбира какво искате - за разлика от това да се налага сам да правите проекта, след като той или тя го е превърнал (смущаващо преживяване навсякъде).
3. Предоставете писмен списък със задачи
Добре, значи вашият стажант казва, че е слухов ученик. Това означава, че трябва просто да обсъдите всеки проект и след това да планирате да ги завършите точно както очаквате - нали? Е, не съвсем.
Вашият стажант е нов за организацията и работи за вас, така че вероятно ще има известно избирателно слушане, дори и да не е предвидено. Затова всяка седмица трябва да изпращате (или актуализирате) писмен списък с проекти за стажа си. Включете следното: Датата, на която проектът се дължи; нивото му на приоритет; на кого трябва да бъде изпратен завършеният проект (критично парче, ако искате да прегледате проектите, преди те да отидат другаде!); и под какъв чадър попада. Последната категория е критична, тъй като тя контекстуализира задачата и дава по-силен тласък за правилното й изпълнение (т.е. подаването е много по-интересно, когато знаете какъв проект напредвате).
Бонус: Писменият списък със задачи ще ви спести в дните, когато сте потънали. Ако стажантът ви завърши един проект, можете да го насочите към списъка със задачи за следващия.
4. Водете по пример
Това, че това е очевидно, не означава, че не си струва да се повтаря. „Правете както казвам, не както правя“, не работи. Ако се разхождате по едно и също време всеки ден, няма да имате доверието да кажете на стажанта си, че пристигането с 15 минути не е добре. По подобен начин ще бъде трудно да обсъдите неподходящо облекло с стажант, когато сами сериозно тествате границите на летния бизнес.
Преминавайки отвъд очевидното, трябва съвестно да дадете примера за подкрепящ шеф и играч в екип. Някои началници на новобранци погрешно се опасяват, че разговорът с стажант ще създаде конкуренция за работата му. Напротив, разговорът за страхотната работа на вашия стаж демонстрира какъв силен мениджър сте, което ще ви отвори за повече лидерски възможности. Така че, не забравяйте да дадете кредит там, където се дължи!
5. Помолете за помощ
Дори и да се опитвате да направите всичко както трябва, можете да се окажете, че управлявате стажант с нетърпеливо отношение, дори явна некомпетентност. Когато просто не работи, първият човек, с когото трябва да говорите, е вашият стаж. Може би той или тя се затруднява заради това, което той или тя възприема като липса на смислена работа. Може би това, което виждате като липса на внимание към детайлите, е стажантът ви да се бори да изпълни задачите си навреме.
Не забравяйте, че стажантите рядко имат огромна база от предишен опит. Така че те може да нямат инструменти (или увереност) за комуникация с надзорен орган - трябва да поемете ръководството!
Все още имате проблеми? Следващият човек, с когото трябва да се консултирате, е някой, когото гледате като мениджър (в идеалния случай - вашият шеф). Този човек може да ви даде представа от опит и шефът ви трябва да знае дали той ви е оседлал с стажант за кошмар.
Когато става въпрос за стажант за начален стаж, вие комбинирате някой с малък опит в управлението заедно с някой с малък опит, който се управлява. Това обаче е страхотно преживяване и за двама ви да се научите. Затова използвайте стъпките по-горе, за да го направите страхотно лято и да изградите силни работни отношения с вашия стажант.
