Ако работите с организации с нестопанска цел, вероятно сте били част от събитие за набиране на средства, независимо дали ставаше дума за екстравагантна гала или обикновен щастлив час в бара зад ъгъла. Много организации, особено малките, разчитат на тези събития, за да съберат много пари в кратък период от време.
Но когато се качите на комисията по планиране (или дори трябва да проектирате събитието изцяло самостоятелно), вече няма да е просто забавна вечер. Сега трябва да изработите всички подробности, за да създадете незабравима вечер - такава, която ще накара участниците ви да пуснат малко пари в шапката си.
Разбира се, размерът на вашата организация и вашето ниво на дарители ще определят най-добрия вид събитие, което ще бъде домакин и това със сигурност ще се отрази на начина, по който планирате. Но без значение от размера или мащаба на вашия фонд за набиране на средства, в моя опит открих, че има няколко ключови елемента, които правят тези събития да работят. Ако се впускате в първото си събитие за набиране на средства, уверете се, че имате тези пет необходимости.
1. Бюджет
Чухте поговорката „за да печелите пари“ - и това е 100% вярно за събитията. Разбира се, ако сте достатъчно убедителен, вероятно можете да получите някои основни неща, дарени за вашето събитие - като място за събитие, напитки, храна и дори забавление. Но въпреки тази щедрост, все пак ще се нуждаете от пари в брой за доста други разходи, като транспорт, храна за персонал и доброволци и съвети.
За да сте сигурни, че можете да го разклатите, създайте бюджет, преди да започнете да планирате подробностите. Като се запознаете добре с финансовото си състояние, ще можете лесно да разберете дали имате средства за планиране на вечерна маса или ако ще трябва да се примирите с непринуден прием само с напитки. След това, като започнете да получавате дарения и правите солидни планове, следете внимателно бюджета си. Ще трябва да балансирате всички неочаквани разходи с нови дарения или да коригирате плановете си според нуждите.
2. Шампиони
За да има успешно събитие, хората трябва да дарят и да се покажат. Но за да получите достатъчно донори, не можете да сте единственият човек, популяризиращ събитието. Ще ви трябва група от други хора, които са готови да насочат средствата към своите приятели, колеги и мрежи - и, разбира се, да ги вдъхновят да дадат.
Това се нарича вашият „домакински комитет“, обикновено се състои от хора, които вече подкрепят организацията със своите пари или време. Освен че добре познават вашата организация, всички в комисията трябва да имат широк кръг от контакти, които ще насърчават да присъстват.
Въпреки че всяка организация използва домакински комисии по малко по-различен начин, най-успешен съм, когато участвах директно в процеса на планиране. Разбира се, степента на тяхното участие зависи от отделните хора, така че използвайте преценката си: Някои хора са повече от щастливи да вземат чаши в Costco или да поискат големи корпоративни спонсори, докато други предпочитат просто да посочат имената си в поканата и да направят няколко телефонни обаждания до приятелите им.
3. Множество възможности за предоставяне
Първото правило за набиране на средства е да питате. И със сигурност, когато сте домакин на събитие, всички знаят, че ще се очаква да кашлят цената на билета. Но можете да включите и други възможности, които участниците да дават.
Най-често срещаният тип питане идва под формата на томбола или безшумен аукцион (и да, можете да направите и двете). Изключително лесно е да получите награди за тези видове дейности, като помолите местния бизнес да даде своя принос; просто трябва да сте сигурни, че наградите съответстват на вашата аудитория. С други думи, пакетът за спа ден ще се справи много добре по време на тематичен обяд за Деня на майката - не толкова на голф турнира. Понякога това може да означава напълно избягване на награди и вместо това дарете донори за наддаване на елементи на програмата: 100 долара за тухла в новия ви център, например, или 1000 долара, за да отидете за стипендия.
Ако знаете, че гостите ви не са типът да пускате повече пари, помолете ги да се регистрират, за да подадат доброволни предложения за вашите предстоящи програми и инициативи. Това ще ги ангажира във вашата мисия и ще ги направи по-вероятно да дадат отново в бъдеще - и да кажат на приятелите си за вас.
4. Цялостно преживяване
Дарението на дадено събитие се разглежда от много хора като равен обмен - те ви дават малко пари, а вие им предоставяте опит. Вашата работа е да направите събитието толкова невероятно изживяване, че за да бъде честно, те трябва да дарят още повече.
Някои организации правят това с високопоставени гости и забавление. Но ако нямате Бионсе или Бил Клинтън на вашето бързо набиране, може да искате да обмислите изключително място, необичайно занимание (танцов маратон, някой?) Или вечеря от висок клас. По-важното е, помислете за начини да отразявате вашата мисия в събитието. Ако сте организация за директни услуги, можете да поканите клиенти да говорят. Училищата или художествените програми могат да показват работата на своите ученици. Предлагайки на вашите гости опит, който отразява уникалността на вашата организация, вие предлагате преживяване, което не може да се възпроизведе. И това е наистина безценно.
5. Последващи действия
Изненадващо, най-важният елемент на набирането на средства е проследяването, което се случва след събитието. Не се изкушавайте да почивате на лаврите си (или да кърмите махмурлука си); влезте по телефона, изпращайте имейли и актуализирайте уебсайта си. Ще искате лично да се свържете с всеки донор (или потенциален донор), който сте срещнали предишната вечер, и да им благодарите за подкрепата. Това може да бъде перфектната възможност да организирате колкото се може повече последващи срещи - стъпка към отглеждането им за следващото им дарение.
И не забравяйте своите доставчици и доброволци! Благодарете им, че ви помогнаха да направите нощта успешна. Те разбират, че сте изтощени, така че бърз имейл е добре, но за всеки, който наистина е дал над и извън него, ръкописна бележка е особено стилна. (Повярвайте ми, те ще запомнят вашата благодарност, когато следващото ви събитие се завърти.)
Всяко събитие отнема много време и усилия, за да бъде успешно. Но като следвате съветите по-горе, вие ще бъдете в състояние да домакин на събития, които създават и отглеждат следното, което ще доведе повече хора - и пари - към вашата организация. И кой знае? Може и да се забавлявате добре!
