Събитията за набиране на средства са отлични начини за набиране на пари и информираност за вашата организация. Но ако работите в малка организация с нестопанска цел, може да е трудно да намерите персонал (и време!), Които реално да планират подобни събития.
Именно там влиза домакинската комисия.
Най-просто казано, домакинската комисия е група доброволци, които поемат отговорност за планирането на събитие. Действителният обхват на отговорностите може да се промени от организация на организация (или дори събитие на събитие), но като цяло можете да очаквате от тях да поканят гости, да промотират събитието и да закупят билет, за да присъстват.
Както при всички доброволци обаче, домакинската комисия обикновено се нуждае от посока, за да служи най-добре на организационните ви цели. Ето няколко съвета за управление на комисия домакин, за да направите следващия си удар малко.
1. Изберете Wisely
Добрите членове на домакинската комисия трябва да имат две ключови характеристики: Те трябва да имат голям, влиятелен кръг от контакти и не трябва да се плашат да достигнат до тях.
За да постигнат това най-ефективно обаче, членовете на комисията вече трябва да имат известен опит с вашата организация и да са запознати с работата, която вършите. Това ще им позволи да говорят с потенциални донори с повече авторитет и да говорят от собствения си опит, който винаги е по-ефективен. Имайки това предвид, прегледайте списъците си с донори и списъците за доброволци, за да видите кой може да бъде подходящ.
Ако се нуждаете от помощ извън това - например, за планиране на логистиката на събитието - изберете членове на комисиите, които имат опит за представяне и ефективно изпълнение на работата на други организирани от вас организации.
Тъй като аз съм единственият специализиран набирник на средства за персонала в настоящата ми организация, аз само дърпам членове на домакинската комисия от моя основен списък с донори и перспективи. По този начин аз мога да планирам събитието и да култивирам донори едновременно.
Когато бях в по-голяма организация, която направи повече информация за пресата по нашите събития, ние се опитахме да намерим имена на знаменитости в нашата домакинска комисия. Обикновено не бяха в състояние да помогнат (а понякога дори не присъстваха!), Но привличаха вниманието на обществото и писателите на развлечения, които след това ще отразяват събитието.
2. Бъдете ясни относно задълженията
Предизвикателството при много доброволчески работни места е, че има малко конкретни очаквания или начини да се привлекат хората към отговорност.
Макар че със сигурност трябва да запомните, че доброволците изпълняват задълженията си от добротата на собствените си сърца, повечето доброволци, които познавам, предпочитат ясни инструкции и насоки за това, което ще бъде най-полезно за изпълнението на събитието. Обичам да изготвя „длъжностна характеристика“ за всяко събитие, което правя, като очертавам отговорностите на членовете на комисията домакин - така че те знаят какво да очакват, аз мога да ги следя и всички оставаме на една и съща страница.
Що се отнася до тези отговорности, комисиите домакини могат да направят всичко - от набиране на храни и консумативи до проектиране на покани до големи дарения. Просто разберете от какво се нуждаете и го попитайте във вашето доброволческо описание.
Най-доброто описание, което съм виждал досега, е от Равенството на Хаваите, което не само определя задълженията на приемащата комисия, но също така включва формуляр за дарение, което улеснява доброволците да допринесат за подаръка, необходим за членство в комитета домакин. Този вид споразумение не е подходящ за всяка организация, но е чудесно вдъхновение за нарастваща нестопанска цел.
3. Кажи благодаря
Първите хора, на които се обадите, изпратите имейл или пишете в деня след събитието, трябва да бъде вашата домакинска комисия. Всъщност, веднага щом потвърдя моята домакинска комисия, се обръщам към благодарствени картички, така че имам едно по-малко нещо да направя сутрин след соареята.
Също така ще искате да разгледате как е преминало събитието - ако има нещо, което можете да направите по-добре следващия път, ако някой от техните гости е бил заинтересован да се включи повече в организацията и ако се радват като цяло. Тази ценна информация може да гарантира, че вашите събития са по-ефективни в бъдеще и че вашата организация може да се възползва от нови възможности.
Най-важното е, че искате да уверите доброволците си, че когато поемат толкова голямо време и финансов ангажимент за вас, искрено го оценявате.
Щастливите доброволци - особено добре свързани и потенциално богати щастливи доброволци - са може би най-добрият ресурс, който можете да имате като малка нестопанска организация. Ако се отнасяте разумно и добре, вие не само ще имате помощта, от която се нуждаете, за да планирате и осъществите страхотно събитие, но и ще можете да увеличите набирането на средства на следващото ниво.
