Всички знаят, че воденето на компания е една от най-трудните концерти наоколо. Независимо дали управляват малък бизнес или мултинационална корпорация, изпълнителните директори трябва да управляват време, ресурси и множество изисквания, докато намират време и място за вземане на решения и сюжетни стратегии, които ще определят хода на техния бизнес.
Което означава, че те са разработили някои основни системи и трикове, за да увеличат своята производителност.
Така че, защо не можем да откраднем няколко хода от техните книги за игра? Независимо дали се стремите да ръководите свой собствен бизнес или искате да бъдете по-продуктивни на текущата си работа, разгледайте този списък с доказани от CEO съвети, които можете да приложите към всяка страна на живота си.
1. Правете почивки на всеки 90 минути
Тони Шварц, президент на енергийния проект, предлага да правите почивки на всеки 90 минути, за да увеличите своята производителност. Причината? Човешките тела имат енергиен цикъл, който работи на интервали от 90 минути през целия ден. Когато работим върху нещо от час и половина или по-дълго, естествено е нивата ни на бдителност да спаднат и вниманието ни да се лута или ще се почувстваме сънливи (или започнете да проверявате Twitter или Facebook).
Противоинтуитивната тайна на устойчивото страхотно представяне е да живееш като спринтьор. На практика това означава да работите с най-високата си интензивност сутрин, не повече от 90 минути наведнъж и след това да си направите почивка.
И така, следващия път, когато очите ви се остъклят, вместо да посягате към още една чаша кафе, се отдалечете от работата си за няколко минути. Може да се изненадате колко ще свършите в дългосрочен план.
2. Направете себе си непрекъснат понякога
Няма нищо по-разочароващо от това най-накрая да влезете в зоната, като работите върху голям проект - и след това да бъдете прекъснати от колега или шеф, който се качва до бюрото ви. По-лошото е, че изследванията показват, че може да отнеме до 25 минути, за да се върнете на път след прекъсване.
И точно затова Андрю Марш, главен изпълнителен директор на игри на петата колона, е разработил система, за да се увери, че всеки в неговия офис може да работи, без да бъде прекъсван. Поставяйки „конус мълчание“ на бюрата си, служителите имат осезаем символ, който показва, че те не трябва да бъдат смущавани, освен ако не е спешност.
Използвам конуса на мълчанието, когато работя по сложен проект, върху който трябва да се концентрирам. Да можеш да се фокусираш интензивно без прекъсване е ценен инструмент за производителност за всички в Игрите на пета колона.
Независимо дали трябва да сте фокусирани върху интензивни задачи за няколко часа на ден или работите върху голям проект, използването на система, която информира хората за това, ще ги накара да ви изпращат имейл за неотложните задачи вместо да се пуснете до бюрото си.
3. Управлявайте енергията си, а не само времето си
Знаете, че е важно да планирате разумно времето си, но всъщност може да бъде по-ефективно и да управлявате енергията си. Собственият ни изпълнителен директор, съоснователката на Muse Kathryn Minshew, е почитателка на оптимизирането на работния й ден, като върши най-интензивните си задачи през най-пиковите си часове, онези златни часове, когато нейните енергийни нива са най-високи. Срещите, от друга страна, са нещо, което тя избягва през тези часове и спестява за друго време на деня.
Намирам, че ми беше изключително полезно да обърна внимание кога през деня съм най-продуктивен (какви часове, при какви условия) и агресивно пазя това време за фокусирана работа.
Ако сте сутрешен човек, свършете най-важните си задачи първо и запишете досадните безмислени задачи за по-късно през деня, когато енергията ви намалява. Не сте сигурни какви са вашите пикови часове? Опитайте енергийно картографиране, за да разберете и да се възползвате максимално от работния си ден.
4. Не бъдете роб на имейла
Джина Трапани, основател на ThinkUp, е фен да проверява имейлите само в определени часове на деня. Защо? Вместо да чувствате, че трябва да отговорите на имейлите в момента, в който попаднат във входящата ви поща, можете да спестите време и да останете фокусирани, като зададете график за проверка и отговор на имейли (например веднъж сутрин и веднъж в края на деня ).
Изключете Outlook, изключете известията за нови имейли на вашия BlackBerry, направете всичко, което трябва да направите, за да заглушите прекъсването на имейла.
В зависимост от позицията ви това може да не изглежда като опция - особено ако вашият шеф или колеги разчитат на вас за бързи отговори. Но може да се изненадате от това колко подкрепящи ще бъдат хората за вашата нова стратегия за производителност, когато им ги обясните. Тим Ферис, автор на „Четиричасовата работна седмица“ , предлага да изпратите имейли на колегите, за да ги сигнализират за новия ви график за електронна поща, обяснявайки, че причината за това е да повишите производителността си и да поискате да ви се обадят по спешни въпроси. Можете също така да настроите автоматичен отговор с съобщение, обясняващо кога ще проверявате отново имейла и как хората могат да се свържат с вас, ако това е важно междувременно.
5. Поддържайте своите имейли кратки и сладки
Главните изпълнителни директори нямат време да четат имейли с дължина на роман - или да ги пишат. Андрю Торба, съосновател на Kuhcoon, дори стига дотам, че понякога пише писма с една дума и предлага да третирате имейлите си, сякаш те имат същата граница от 140 знака в Twitter.
Предизвикайте себе си да мислите критично и ефикасно, когато се свързвате по имейл или друга форма на комуникация.
Като поддържате кратки и точни имейли, вие не само ще спестите много време за писане, но и ще спестите на вашите колеги много време за четене. Ако проблемът ви е твърде сложен за кратък имейл, насрочването на кратко (5-10 минути) телефонно обаждане може да бъде много по-ефективно от продължителна обмяна на имейл назад и назад.
6. Делегат, делегат, делегат
Лесно е да се затрупаш от усещането, че трябва да правиш всичко сам. Делегирането обаче е един от най-добрите начини да управлявате времето си. Предаването на проекти на други членове на екипа облекчава натоварването ви и ви позволява да се съсредоточите върху проектите, които правите най-добре. Предприемачът Даниел Тан Хх предприема тази стъпка по-нататък и съветва не само да делегира задачите, но и наистина да се довери, че новият собственик ще поеме пълната отговорност за изпълнението им.
Делегирането е най-важното гориво за производителност.
Делегирането не означава да се опитвате да се измъкнете от работата си, но ако имате твърде много в чинията си, делегирането на една от задачите ви на друг член на вашия екип може да помогне да отделите повече внимание на по-належащите си проекти. Нямате колега, който може да се заеме с вашата задача? Matt DeCelles, сериен предприемач, предлага да възложите страховите си задачи на фрийлансър на Fiverr.com.
Справянето с вашия списък със задачи понякога може да ви се стори невъзможно, но ако се опитате да направите тези малки промени от господарите, ще се изумите колко можете да постигнете по време на работния си ден.
