Онзи ден изпратих имейл на колега с няколко въпроса и получих отговор: „Аз съм по-скоро телефонен човек - можете ли да ми се обадите за това?“
Трябва да кажа, бях малко шокиран.
Не е често да се срещате с някой, който предпочита да вдигне телефона за извършване на бизнес. Предвид избора, предполагам, че повечето служители на обичайното работно място биха избрали имейл през телефонно обаждане всеки ден. И има смисъл: електронната поща е бърза, ефективна и не носи шанса за неловко заглушаване или разсейване на фоновия шум.
Но въпреки преобладаващото предпочитание за имейл, има няколко ситуации, които просто работят по-добре, когато вдигнете телефона.
1. Спешно
Около 60% от хората чакат два пълни дни, за да отговорят на имейл, свързан с работата. Така че, ако изпратите имейл, който се нуждае от отговор възможно най-скоро - дори и с темата, която включва „Спешно!“ - има голям шанс да оставите да опреснявате входящата си поща през следващите 48 часа, пресичайки пръстите си за Отговор.
От друга страна, осъществяването на телефонно обаждане по критичен въпрос може да ви помогне да предадете усещане за неотложност, уверете се, че другият знае точно какво трябва да направи и отговаря на всички въпроси, без да се прибягва до непрекъсната верига за електронна поща, По време на затваряне можете да сте сигурни, че всички са на една и съща страница и разбират какво трябва да се случи за справяне с проблема.
2. Не получавате отговор
Може би сте изпратили имейл на искане, което не е точно спешно, но в един момент се нуждаете от отговор - и след няколко дни мълчание получавате мравка.
Има толкова много пъти, когато можете да настоявате за заявката заедно с друг имейл, който гласи: „Хей, просто исках да продължа по въпроса - имахте ли възможност да я разгледате?“
Ако не получите отговор след първоначалния имейл и едно последващо съобщение, по подразбиране за телефонно обаждане. Ще имате много по-голям шанс да получите незабавен отговор - или поне да го поставите на радара на вашия колега като проблем, който се нуждае от неговото или нейното внимание.
3. Отнема повече от няколко присъди
По някое време вероятно сте получили роман от имейл, който ви отне 20 минути, за да прочетете - и все пак ви остави с въпроси от вписването в края. Не подлагайте другите на тези мъчения.
Ако всичко, което трябва да предадете, отнема повече от няколко абзаца - например, обяснявате нюансите на заданието или разяснявате процеса на отдел на някой от друг екип - често е по-ефективно да вземете телефона. Това ще позволи на другия човек да зададе въпроси и от тона на гласа й, до момента, в който затвори, можете да сте сигурни, че тя разбира напълно.
4. Искате откровена обратна връзка
Може би имате блестяща идея за статия или стъпка на продажбите и искате да видите какво мисли вашият колега, преди да започнете.
С имейл можете да получите отговор от рода на „Добре. Това звучи добре. “Въпреки че отговорът е положителен, той не предизвиква никакви притеснения и не предизвиква допълнителни предложения. Накратко, не е много полезна обратна връзка.
Телефонно обаждане обаче - което по природа моли за повече от бърз, безкометен отговор - ще ви позволи да чуете тона на гласа на вашия колега, да се потопите по-дълбоко в нюансите на вашата идея, да адресирате всички въпроси, които вашият колега има, и, като цяло, получете по-обмислен, откровен отзив.
5. Искате да изградите връзка
Имейлът е чудесен за бърза и ефективна комуникация. Но понякога се нуждаете от по-лично докосване - например когато се обръщате към нов отдалечен колега или фирмен клиент.
Разбира се, можете да напишете напълно приятен уводен имейл. Но телефонното обаждане може да ви помогне да предадете топлина и неподправеност, които имейлът не може - и това не може да ви помогне да изградите действителни отношения с човека от другата страна, вместо да станете още един имейл контакт в неговата или нейната адресна книга,
6. Не искате запис на разговора
За по-добро или за по-лошо имейлите са завинаги запазени някъде там, готови да бъдат цитирани или препратени в момент на предизвестие.
Така че, ако трябва да обсъдите поверителна или чувствителна информация, която все още не е в писмена форма - като слухове за сливане на компания или наемане на сътрудник от конкурентна фирма - най-добре е да се обадите по телефона.
Това важи и за непринудените разговори, които предпочитате да запазите поверителни, например когато имате нужда от помощ от колега, за да отговаряте на искане в последния момент и искате да обясните обстоятелствата на ситуацията - например: „Мразя да те питам. за услуга в 16:45, но моят мениджър пусна топката по предложението на Смит и тази вечер трябва да я съберем. "
Това може да е вярно и със сигурност помага да се обясни контекста на заявката, но не е точно нещо, което трябва да върне обратно към вашия мениджър чрез препратена имейл верига. По телефона можете да бъдете откровени, без да променяте думите си, стигайки до неправилното място (добре, стига да затворите вратата на офиса).
Aaron Kwittken, главен изпълнителен директор и управляващ партньор в Kwittken, може да обобщи това най-добре: „Всичко, което трябва да помислите два пъти за това, всичко, което мислите, че е чувствително, всичко, което мислите, че изисква вашите умения за връзка … абсолютно трябва да вземете телефона.“
