Независимо дали работите за малко стартиране, огромна корпорация или нещо средно, добрата комуникация и редовното споделяне на информация са жизненоважни за успеха. Точно толкова стара, колкото и самият бизнес, срещите са предназначени да бъдат ценен начин да се гарантира, че всички работят усилено към една и съща северна звезда.
И въпреки това повечето от нас ги мразят. Както вероятно знаете твърде добре, срещите често са контрапродуктивни и отнемат много повече време, отколкото си струват. Няма много по-лошо от това да излезете от стаята да се чудите за какво просто прекарвате час, особено в деня, пълен със сладко.
Но трябва ли да бъдат такива? Не. За да се възползвате максимално от всяка среща, която насрочвате или присъствате, просто трябва съзнателно да избягвате най-проблемните времена. Нуждаете се от помощ? Съставихме списък от трикове, които можете да използвате за по-кратки и по-продуктивни срещи, които е по-вероятно да се възползват от времето на всеки.
1. Прогонване на технически проблеми
Секундите, прекарани в технически проблеми, могат бързо да се превърнат в минути или, още по-лошо, да заемат половината от срещата. Това е особено често, когато става дума за общуване с хора, които физически не присъстват. Тъй като последното нещо, което всеки иска, е да седне наоколо, докато се опитвате да вземете вашия лаптоп, закачен за проектор или да слушате 10 минути „чувате ли ме сега?“ От някой, който се присъединява дистанционно, снабдете се с подходящите инструменти, за да направите всичко върви гладко.
В допълнение към технологията за споделяне на екрана и прожекцията за всички на място, от съществено значение е надеждният софтуер, който ви свързва с отдалечени съотборници. Безплатната версия на Skype Meetings е чудесно решение, тъй като всеки може бързо да се присъедини към персонализиран (и лесен за запомняне) URL адрес от всяко устройство - без да се налага да прекарвате време, като се регистрирате за акаунт или копаете набиране в номера.
2. Планирайте по-кратки срещи
Традиционната продължителна часова среща може да продължи с това, което изглежда завинаги, с малък натиск да приключи нещата и да продължи напред. Така че планирането на по-кратка среща може да направи чудеса за ефективност - просто няма време за губене!
Когато уреждате среща, предизвикайте себе си да бъдете наистина честни колко време ще отнеме - и може би да насрочите малко по-малко време, отколкото смятате, че ви е необходимо. Не забравяйте, че продължителността на срещата не винаги трябва да бъде с 30-минутни стъпки и че бръсненето само пет или 10 минути, които не са ви нужни, може да се добави бързо.
Съвет за професионалния съвет: Помислете дали да зададете таймер на компютъра си, който всеки да вижда по време на срещата - гледането на отметка за време ще ви помогне да продължите.
3. Задайте конкретна програма и се придържайте към нея
Създаването на дневен ред може да изглежда като датираща практика, но всъщност това е един от най-полезните начини за бързо поддържане на среща. Помислете за това: Ако просто изпратите покана за обсъждане на „предлагане на продукти“ без друг контекст, всеки може да дойде на срещата с различни идеи за това, което ще бъде обхванато, и ще загубите време да се качите на една и съща страница.
Вместо това изпратете дневен ред преди ден или два и бъдете максимално конкретни. Опитайте следния прост формат за всяка тема, която трябва да обсъдите:
- Конкретна тема
- Какво трябва да се подготви преди срещата
- Какви актуализации ще бъдат дадени по време на срещата
- На какви въпроси трябва да се отговори по време на срещата
Особено важно е да определите количество време за всяка тема - това ще ви държи честно за това, което реалистично може да се побере в срещата и ще ви даде безплатни въжета за придвижване на хората, когато дойде време за следващата точка от дневния ред.
4. Покажи, не казвай
Една снимка казва 1000 думи - и това се отнася и за срещи! Изображенията, графиките и диаграмите често могат да ви помогнат ясно да общувате, вместо да говорите за всяка точка - да не говорим за спестяване на всеки време.
Затова, когато се подготвяте, помислете за визуализации, които биха могли да улеснят общуването на вашите мисли. Защо да отделяте време за обяснение на актуализация на продукта, когато можете да го демонстрирате на живо? Защо да се опитвате да измислите думи, за да споделите сложна идея, когато диаграма може да го направи за секунди?
Ако сте в стая с всички свои колеги, не се страхувайте да скочите и да използвате бялата дъска или да преобърнете компютъра си, за да покажете какво работите. Ако се срещате с отдалечени хора, това може да бъде по-сложно, но продукти като безплатни срещи в Skype често предлагат множество инструменти за сътрудничество, които правят лесно да споделяте визуални мисли и открития на екрана. Например, безплатният инструмент за качване на PowerPoint безплатни Skype Meetings (с интерактивни инструменти като виртуален лазерен указател) или функция за споделяне на екрана ви позволява да визуализирате предварително визуално подготвените визуални инструменти, а виртуалният инструмент за бяла дъска позволява на вашите колеги да скицират идеи в реално време.
5. Знайте как да пускате всички да претеглят
Да, една среща трябва да е свързана само с колаборацията, но когато всеки се опитва да говори своето парче, разговорът може бързо да стане по-дълъг, отколкото всички искаха. Така че, опитайте да търсите творчески начини, с които всеки да може да прецени, без непременно да отделяте време за срещи.
Например, анкетите или бързото показване на ръце са полезни начини да избегнете твърде много мнения или дискусия, която бързо се превръща във всички, които говорят един друг, когато се опитват да постигнат бърз консенсус - разочароваща загуба на време. Ако провеждате виртуална среща, бихте могли да използвате интегрирана функция за незабавни съобщения, като например безплатната оферта за продукти на Skype Meetings, за да може хората да изпращат въпроси, на които да отговарят в края, или да позволявате на хората да изразяват неотложни мисли, за да бъдат проследявани след срещата.
6. Изрежете срещи, които всъщност не е нужно да ходите
Въпреки че може да ви се струва, че трябва да присъствате на всяка среща, на която сте поканени, добре е да се откажете от такава, за която знаете, че няма да използва добре времето си. Ако не се представяте или тя не е в тясна връзка с нещо, върху което работите, може би е най-добре да наваксате ключовите точки след това.
Не забравяйте, че добър служител и силен съотборник знае как да даде приоритет и да бъде продуктивен. Вашите решения и резултати засягат всички, така че си припомнете, че как използвате времето си оказва влияние и върху вашия екип.
Не сте сигурни как да се откажете любезно? Говорете директно с организатора, за да му уведомите, че докато оценявате да бъдете на линия, вие сте в страхотна група с каквото и да работите и бихте предпочели да наваксате по-късно. Ако организаторът е вашият шеф, не забравяйте да включите бележка за вашия напредък и вашия конкретен план за напредък с нещо от рода на: „Вълнувам се от днешната дискусия, но все още дърпам номера на Project Blue. Бихте ли имали нищо против, ако по-късно държа глава и ме настигна по бележки? “
Срещите могат да бъдат наистина най-доброто време, прекарано през деня ви, стига да са замислено планирани и майсторски да се провеждат. Тези трикове трябва да ви помогнат да стигнете до там!
