От хаос до контрол: как да водим суперпродуктивни срещи

Ако някога сте водили среща, вероятно също сте се опитвали да опитате да изтеглите сесия, която бързо се обърна към хаотичния.

Може би се занимавате с допълнителен приказлив куп - или с този човек, който изглежда притежава вниманието на четиригодишно дете. Може би всеки там има чудесна идея да сподели - или може би кралското бебе най-накрая е кръстено и е всичко, за което всеки може да говори.

Каквато и да е причината, срещите могат и да се извадят извън контрол. Но ако сте отговорен за събирането, искате да изглеждате над всичко и да избягвате да губите време на неефективни срещи.

Поддържането на групата на пътя може да бъде по-лесно, отколкото да се направи, но с малко интелигентно планиране и няколко стратегии за деня, вие ще сте на път към по-фокусирани срещи в екипа.

Започнете с план

Първата стъпка за установяване на контрол е подготовката на дневен ред. И искам да кажа, добър, старомоден, набран дневен ред, който може да бъде изпратен до присъстващите преди време (и след това да бъде показан или раздаден на срещата като приятелско напомняне). Може да ви се струва твърде очевидно, за да запишете всичко, но повярвайте ми, ако разполагате с няколко подробности на хартия, ще ви помогнат да се фокусирате върху вас и всички останали.

Когато съставяте своя план, помислете за крайната цел, която искате да постигнете на срещата (напр. Дали това е сесия за мозъчна атака или трябва да финализирате някои ключови действия?). След това върнете назад, за да определите какво трябва да се обсъди, за да се постигне тази цел, на какви въпроси трябва да се отговори и какви отговорности трябва да бъдат възложени. Уверете се, че някой от тези свободни цели има място в дневния ред, така че всеки да знае какво да очаква преди да пристигне.

В допълнение към тези точки от дневния ред, помислете и за хората, които ще присъстват. Колко хора ще има? Познават ли се? Какви са техните личности? Какво обикновено ги разсейва? Това ще ви помогне да решите дали трябва да изградите в допълнително време в началото на сесията. Например, ако знаете, че вашите участници в срещата ще искат да се включат в лични разговори, преди да започнете, планирайте няколко минути време всички да извадят бъбривия от своите системи, преди да се заемат с бизнес.

Улеснение за фокус

Следващата ви стъпка е да създадете пространство за срещи, което обезсърчава разсейването и прекъсванията. Започнете с физическото пространство, като се уверите, че помещението е затворено от външен шум и разговори и без визуални разсейвания като примка на видео екран или материали на масата. И точно преди срещата да започне, оставете телефона си и затворете лаптопа си - това е фин знак за другите, че трябва да направят същото.

След това задайте сцената за производителност. Уверете се, че дневният ред е наличен - или чрез отпечатване на копия, или като го издърпате нагоре на екрана - и не забравяйте да пренасочите целите за срещата, докато приветствате всички (напр. „Тук сме днес, за да финализираме подробностите за събитието за набиране на средства. “). Освен това, не забравяйте да напомняте на хората кога се очаква срещата да приключи. Просто казвайки: „Знам, че всички имаме много да направим, така че нека опитаме да задържим това под 30 минути“, ще напомня на хората, че искате ефективна среща точно толкова, колкото и те.

За повече от логистична бележка, ако имате допълнителни материали за срещи, ги изпратете, докато продължите, а не в началото на сесията. Чух други да предполагат, че този подход е разсейващ, но научих, че по-голямата част от хората ще четат напред и ще дерайлират срещи, ако имат възможност да видят какво предстои.

Връщане на групата обратно

Ясният дневен ред и чистото място за срещи преминават дълъг път в проследяването на нещата, но колкото и внимателно да планирате срещата си, разсейването все още може да се случи. Именно там влиза в действие изкуството на прехода. Преди да влезете в среща, уверете се, че сте въоръжени с няколко учтиви, но същевременно ефективни начини да пренасочите разговора обратно там, където искате. Ето няколко от любимите ми:

Отстъпка : Ако някой премине към друга тема, преди да отговори на един въпрос, потвърди новата тема, но върнете дискусията към темата: „Това определено е област, която трябва да обсъдим, но преди да го направим, нека приключим нашия разговор в таблицата за сядане. "

Паркинг място : Тази стратегия включва поддържане на списък с теми, които искате да потвърдите, но не и да обсъждате в момента. По този начин, ако някой ви прекъсне с нещо извън темата, можете просто да кажете: „Това е страхотен разговор, който заслужава своето време. Ще го отбележа за по-късно, но засега нека се върнем към подробностите за събитието. “След това го запишете, за да се върнете в края на срещата (или определете време да поговорите за това по-късно).

Времето : Ако откриете, че групата прекарва прекалено много време за разговори за несвързани неща, напомнете им, че всички искате да излезете навреме навреме: „Чудесен разговор тук, но ни остават само около 10 минути, така че нека бъдем не забравяйте да останете на път. "

Увийте го

Точно като добро есе (да, всички ги помним), трябва да завършите срещата си с кратко резюме. Ясно посочете какво е постигнато и всички последващи задачи, следващи стъпки или отговорности. Това не е необходимо да бъде подробно - всъщност не трябва да трае повече от минута или две - но помага да се поклоните на вашата среща, за да кажете нещо от рода на: „Благодаря на всички. Постигнахме голям напредък във финализирането на логистиката на събитията. Емили ще се свърже с координатора на събитието с тези подробности, а аз ще изпращам имейл списък с окончателните документи на всеки. “

Нека си признаем, когато поставите куп хора в малка стая, може да е трудно да се установи и поддържа контрол. Влизането в следващата ви среща с план, дневен ред и някои ключови линии, за да върнете всички на път, може да доведе до всичко.

Кажи ни! Как поддържате контрола върху срещите си?