Как да сортирате по цвят в Excel

В допълнение към сортирането по стойности като текст или числа, Microsoft Excel предлага персонализирани опции, които ви позволяват да сортирате клетките по реда на цвета.

Забележка Инструкциите в тази статия се отнасят за Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2019 за Mac и Excel 2016 за Mac.

Преди сортиране

Преди данните да могат да бъдат сортирани, Excel трябва да знае точния диапазон за сортиране. Excel може да избира области от свързани данни, доколкото:

• Няма празни редове или колони в област с свързани данни.
• Празни редове и колони са между области на сродните данни.

Excel определя дали областта с данни има имена на полета и изключва тези редове от записите, които да бъдат сортирани.

Разрешаването на Excel да избира диапазона, който трябва да се сортира, е добре за малки количества данни, които могат да се проверят визуално, за да се гарантира, че:

• Че е избран правилният диапазон.
• Това, че в обхвата няма празни места.
• Това, според вида, данните от записите са непокътнати и правилни.

За големи области от данни, най-лесният начин да се гарантира, че е избран правилният диапазон, е да го маркирате преди да започнете сортирането.

Ако същия диапазон трябва да се сортира многократно, най-добрият подход е да го дадете име .

Ако е определено име за диапазона, който трябва да бъде сортиран, въведете името в полето Име или го изберете от съответния падащ списък и Excel автоматично очертава правилния диапазон от данни в работния лист.

Сортиране по цвят на фона на клетки в Excel

Всяко сортиране изисква използването на ред за сортиране. При сортиране по стойности има две възможни подредби за сортиране: възходящо и низходящо. При сортиране по цветове обаче няма такава поръчка, така че ще определите реда на сортиране на цветовете вВид диалогов прозорец.

В примера за обхвата на клетки А2 до D11, условното форматиране беше използвано за промяна на цвета на фона на клетката на записите въз основа на възрастта на учениците.

Вместо да променят цвета на клетките на всички студентски записи, само тези 20-годишни или по-млади са били засегнати от условно форматиране, като останалите остават незасегнати.

Тези записи след това бяха сортирани по цвят на клетката, за да групират записите, представляващи интерес, в горната част на диапазона за лесно сравнение и анализ.

Следващите стъпки показват как да сортирате данните по цвета на фона на клетката:

1. Маркирайте диапазона от клетки, които трябва да бъдат сортирани (в примера клетки А2 до D11).
2. ИзберетеУ дома.
3. ИзберетеСортиране и филтриране за да отворите падащ списък.
4. ИзберетеСортиране по избор в падащия списък, за да отворитеВид диалогов прозорец.
5. ПодСортиране включено позиция в диалоговия прозорец, изберетеЦвят на клетките от падащия списък.
6. Когато Excel намира различни цветове на фона на клетките в избраните данни, добавя тези цветове към опциите, изброени подПоръчка позиция в диалоговия прозорец.
7. ПодПоръчка , изберете червения цвят от падащия списък.
8. Ако е необходимо, изберетеНа върха под реда на подреждане, така че червените данни да са в горната част на списъка.
9. ИзберетеДобре да сортирате данните и да затворите диалоговия прозорец.
10. Четирите записи с цвят на червените клетки се групират в горната част на диапазона от данни.

Сортиране на данните по цвят на шрифта в Excel

Много подобно на сортирането по цвят на клетката, сортирането по цвят на шрифта бързо организира данни с различен оцветен текст.

Можете да промените цвета на шрифта, като използвате условно форматиране или в резултат на форматиране на номера, например когато показвате отрицателни числа в червено, за да ги направите по-лесни за намиране.

В изображението за диапазона от клетки А2 до D11 условното форматиране се използва за промяна на цвета на шрифта на записванията на студентите въз основа на техните програми за изследване:

• Червен шрифт: ученици, записани в сестринската програма
• Син шрифт: ученици, записани в научната програма

След това тези записи бяха сортирани по цвят на шрифта, за да групират записите, представляващи интерес, в горната част на диапазона, за да се сравняват и анализират лесно.

Редът за подреждане на цвета на шрифта е червен, последван от синьо. Записите с цвета на черен шрифт по подразбиране не са сортирани.

Ето как да сортирате данните по цвят на шрифта:

1. Маркирайте диапазона от клетки, които трябва да бъдат сортирани (в примера клетки А2 до D11).
2. Изберете У дома.
3. Изберете Сортиране и филтриране за да отворите падащия списък.
4. Изберете Сортиране по избор в падащия списък, за да отворите Вид диалогов прозорец.
5. Под Сортиране включено позиция в диалоговия прозорец, изберете Цвят на шрифта от падащия списък.
6. Когато Excel намери различни цветове на шрифта в избраните данни, добавя тези цветове към опциите, изброени под Поръчка позиция в диалоговия прозорец.
7. Под Поръчка позиция, изберете цвета червен от падащия списък.
8. Ако е необходимо, изберете На върха под реда на подреждане, така че червените данни да са в горната част на списъка.
9. В горната част на диалоговия прозорец изберете Добавяне на ниво за да добавите второто ниво на сортиране.
10. За второто ниво, в рамките на Поръчка позиция, изберете цвета син от падащия списък.
11. Изберете На върха под реда на подреждане, така че данните в син цвят да са над тези записи с черната шрифт по подразбиране.
12. Изберете Добре да сортирате данните и да затворите диалоговия прозорец.
13. Двете записи с червен цвят на шрифта са групирани в горната част на диапазона от данни, последвани от двете сини записи.

Сортиране на данни с условно форматиране на икони в Excel

Друга възможност за сортиране по цвят е използването на подразбиращи се форматиране на иконите за реда на подреждане. Тези набори от икони предлагат алтернатива на редовните опции за условно форматиране, които се фокусират върху промените в шрифтовия и клетъчния формат.

Както при сортирането по цвят на клетката, при сортиране по цвят на иконата редът за сортиране е зададен в Вид диалогов прозорец.

В горния пример обхватът на клетките, съдържащи данни за температурата за Париж, Франция, е условно форматиран с спира светлината набор от икони, базиран на дневните максимални температури за юли 2014 г. Тези икони се използват за сортиране на данните, като записите показват зелените икони, групирани първо, следвани от кехлибарените икони, а след това червени.

Изпълнете следните стъпки, за да сортирате данните по цвят на иконата:

1. Маркирайте диапазона от клетки, които да бъдат сортирани (в примера клетки А3 до B31).
2. Изберете У дома.
3. Изберете Сортиране и филтриране за да отворите падащия списък.
4. Изберете Сортиране по избор в падащия списък, за да отворите Вид диалогов прозорец.
5. Под Сортиране включено позиция в диалоговия прозорец, изберете Икона на клетката от падащия списък.
6. Когато Excel намира в избраните данни клетъчни икони, той добавя тези икони към опциите, изброени под Поръчка позиция в диалоговия прозорец.
7. Под Поръчка , изберете зелената икона от падащия списък.
8. Ако е необходимо, изберете На върха под реда на подреждане, така че данните със зелени икони да са в горната част на списъка.
9. В горната част на диалоговия прозорец кликнете върху Избиране Добавяне на ниво за да добавите второто ниво на сортиране.
10. За второто ниво, в рамките на Поръчка , изберете жълтата или жълтата икона от падащия списък.
11. Изберете На върха по ред на подреждане, ако е необходимо. Това поставя втората група записи под тези със зелени икони, но преди всичко останалите записи се сортират.
12. Тъй като в този набор има само три опции за избор на икони, няма нужда да добавяте трето ниво, за да сортирате записите с червени икони. Те са единствените останали записи и ще бъдат разположени в долната част на диапазона.
13. Изберете Добре да сортирате данните и да затворите диалоговия прозорец.
14. Записите със зелена икона са групирани заедно в горната част на диапазона от данни, следвани от записите с кехлибарена икона и след това с червена икона.