Терминът групова споменава няколко типа работни среди, поддържани от компютър. С акцент върху оперативната съвместимост и колективната работа в настройка за множество потребители софтуерът за сътрудничество работи като портал, от който потребителите създават и актуализират документи, контролирани от версията, управляват онлайн съдържание, споделят активи като календари и кутии за входящи и предоставят чрез чат и съобщения функции ,
В някои случаи groupware е самостоятелен инструмент, както при платформата OnlyOffice за съвместна работа с документи или в платформата Intuit Quick Base за управление на данните. В други случаи груповият софтуер функционира като система за управление на съдържанието (както при WordPress) или като пълнофункционален интранет (както при SharePoint).
Терминът групова обхваща както много широки, така и много специфични софтуерни реализации. Това, което е общо за всяко определение обаче, е, че повече от един потребител сътрудничи в една и съща среда, използвайки същите инструменти и процеси.
Предимства и функции на Groupware
Groupware позволява на работниците на място и на географски разпръснати членове на екипа да работят помежду си чрез интернет или интранет. Тези софтуерни приложения обикновено осигуряват много предимства:
- Удостоверяване и регистриране- стандартни начини за достъп до груповия софтуер, регистрационни файлове на кой какво прави, записи, които отговарят на изискванията за правно откриване
- общуване- инструменти за чанти, дискусионни групи с резба, частни пощенски кутии
- Интерактивна работа-Поли, редакция на файлове в реално време, споделено управление на задачите
- откриваемосттаЦентрално съхранение на файлове и информационни ресурси, поддържани от надежден инструмент за търсене
- Координирани работни потоци-Процеси, управлявани от groupware, които обработват одобрения, прегледи, корекции и т.н., както и поддръжка на процеси за управление на проекти
- Управление на знанията в предприятието- вътрешни уики, защитени референтни документи, групови отметки, споделени хранилища за пароли, история на контрола на версиите
- Социално ангажиране и управление на репутацията-Потребителски групи, профилни значки, персонализиране на потребителски профили, потребителско съдържание и потребителски конкурси
Не само служителите на големи компании, които се възползват от използването на групови програми. За предприемачите и тези на свободна практика тези инструменти позволяват лесно споделяне на файлове, сътрудничество и комуникация по проекти с отдалечени клиенти, всичко това от комфорта на домашния офис.
Различните групови решения поддържат различни функции. Повечето групови среди не предлагат всички изброени по-горе функции, но много от тях предлагат подмножество в различни комбинации. Едно предизвикателство при избора на правилното групово решение за дадена бизнес нужда се състои в балансиране на характеристиките, които всяка потенциална платформа предлага спрямо нуждите на организацията.
Групи софтуерни примери
Софтуерът Lotus Notes на IBM (или Lotus Software за уеб сайта на IBM Lotus) е един от първите софтуерни пакети за сътрудничество и все още се използва в много офиси днес. Microsoft SharePoint е друго важно групово решение, което е утвърдено в големи предприятия.
Основните комплексни групови софтуерни комплекти, освен предлаганите от IBM и Microsoft, включват:
- Платформата на G-Suite-Google за електронна поща, документи и социално сътрудничество
- Zoho One - бизнес фокус за малки и средни компании
- Salesforce - платформа за управление на взаимоотношенията с клиенти
Освен това, процъфтяващата екосистема от групови софтуерни продукти с целеви случаи на употреба предлага гъвкавост при търсенето на най-добрите решения за използване с или вместо по-скъп комплексен групов комплект:
- Basecamp, популярно платено средство за управление на проекти
- Huddle, която предлага безплатна, но ограничена сметка и платени сметки
- Xero, който предлага пълна онлайн счетоводна система в облака
- WordPress, безплатна платформа за уеб съдържание
