Използвайте клавишите за бърз достъп в Excel, за да запазите бързо работата си

Вие сте поставили много работа във вашата Excel електронна таблица, не я оставяйте да избяга, защото сте забравили да натиснете бутона за запаметяване. Използвайте тези съвети, за да запазите работата си безопасна и запазена за следващия път, когато се нуждаете от този важен файл. Или, ако трябва да споделите работата си, научете се как лесно да направите това с функцията за запис PDF.

Използвайте Excel Save Shortcut Keys

В допълнение към запазването на файловете в работната книга, използвайки опцията "Запазване", намираща се под Меню Файл или иконата "Запазване" на Лента с инструменти за бърз достъп, Excel има опцията да запазва клавишите за бърз достъп на клавиатурата. Ключовата комбинация за този пряк път е:

Ctrl + С

Ако файлът е бил запазен преди, показалецът на мишката ще се промени на игла пясък, докато се извършва запаметяването. В противен случай, ако работната книга се запише за първи път, Запази като ще се отвори диалогов прозорец.

Запазване на първото време

Когато файлът се запише за първи път, трябва да се посочат две части от информацията Запази като диалоговия прозорец, включително името на файла и мястото, където ще бъде съхранено.

Имената на файловете могат да съдържат до 255 знака, включително интервали.

Запазвайте често

Тъй като използвате Ctrl + С бърз достъп е такъв лесен начин да запазите данните, е добра идея да пестите често - поне на всеки пет минути - за да избегнете загуба на данни в случай на компютърна катастрофа.

Записване на Запазване на местоположения

След Excel 2013 е възможно да се закрепят често използвани запазени местоположения подЗапази като . Това прави мястото лесно достъпно в горната част на списъка Скорошни папки. Няма ограничение за броя на местата, които могат да бъдат прикрепени. За да закачите място за запазване:

1. Кликнете върхудосие> Запази като.
2. ВЗапази като прозорец, поставете курсора на мишката върху желаното място подПоследни папки - в най-дясната част на екрана се показва малко хоризонтално изображение на притискащ щифт за това местоположение.
3. Кликнете върхущифтза това местоположение. Изображението се променя на това на вертикално изображение на падащ пад, което показва, че местоположението е прикрепено към горната част на Последни папки списък.
4. За да освободите място, кликнете върхувертикално изображение на ПИНотново да го промените обратно на хоризонтален щифт.

Запазете работните листове в Excel като PDF файлове

Една от характеристиките, въведени за първи път в Excel 2010, е възможността да се конвертират или запазват Excel електронни таблици в PDF формат, PDF файлът (Портативен формат на документа) позволява на другите да разглеждат документи, без да се нуждаят от оригиналната програма, като Excel, инсталирана на компютъра им.

Вместо това, потребителите могат да отворят файла с безплатна програма за четене на PDF документи, като например Adobe Acrobat Reader. PDF файлът ви позволява също така да позволите на другите да преглеждат данните от електронната таблица, без да им дават възможност да ги променят.

Запазване на активния работен лист в PDF формат

Когато запазвате файл в PDF формат, по подразбиране се използва само текущото или активното работен лист - това е работен лист на екрана - е запазен. Стъпките за запазване на работен лист в Excel в PDF формат, използвайки ExcelЗапази като опцията за типа файл са:

1. Кликнете върхудосиераздела напанделка за да видите наличните опции на менюто.
2. Кликнете върху Запази като опция за отваряне на диалоговия прозорец Запиши като.
3. Изберете местоположение за запазване на файла подЗапазване в линия.
4. Въведете име за файла подИме на файллиния в дъното.
5. Кликнете върху стрелката надолу в края наЗапазване като тип линия.
6. Превъртете през списъка, за да намерите и кликнете върху PDF (* .pdf)възможност да се появи вЗапазване като тип ред на диалоговия прозорец.
7. КликнетеЗапазиза да запазите файла в PDF формат и да затворите диалоговия прозорец.

Запазване на цялата работна книга в PDF формат

Както бе споменато, по подразбиранеЗапази като опцията само запазва текущия работен лист в PDF формат. Изпълнете следните стъпки, за да запазите цялата работна книга като PDF файл:

1. Отвори Запази като диалогов прозорец.
2. отворено Повече опций.
3. Кликнете върхуPDF (* .pdf) , за да направите бутона "Опции" да се покаже в диалоговия прозорец "Запиши като тип" на диалоговия прозорец.
4. Кликнете върху бутона, за да отворитеНастроикидиалогов прозорец.
5. Изберете Цялата работна книгав секцията "Публикуване на каквато и да е".
6. КликнетеДобреда се върнете къмЗапази като диалогов прозорец.
7. КликнетеЗапазиза да запазите работните книги в PDF формат и да затворите диалоговия прозорец.

Бутонът "Опции" става видим само след като типът на файла е променен на PDF (* .pdf) в диалоговия прозорец Запиши като. Той ви дава редица възможности за избор на информация и данни, които се съхраняват в PDF формат.

Автоматично запазване към OneDrive

Ако използвате Microsoft Office 365, Excel автоматично ще запише автоматично работата ви, когато изберете запаметяващото устройство Cloud OneDrive на компанията като място за съхранение. Новата функция записва документа ви на всеки няколко секунди, премахвайки необходимостта от непрекъснато натискане на бутона "Запазване" или съответните клавишни комбинации - това е един по-малко аспект, за който да се притеснявате, когато работите.

За да може функцията AutoSave да работи, трябва да съхранявате документите си на място в папката OneDrive. Функцията AutoSave не работи с друго местоположение на вашия компютър или Mac.

Ако имате Office 365 и запазвате файловете си в OneDrive, уверете се, че AutoSave функцията е активирана, като проверите превключвателя в горния ляв ъгъл на екрана на Excel. Когато е активиран, ще се появи превключвателят за, За да изключите функцията и да запазите ръчно работата си, просто кликнете върху превключвателя, за да я промените от.