Честито! Преминахте през тежката част: наемате нов директен отчет, който да се присъедини към вашите редици. Надяваме се, че те ще започнат скоро и можете да постигнете всички вълнуващи цели, които сте си поставили за тях в новата им роля.
Но преди да пристигне първият им ден, има няколко неща, които вие като мениджър трябва да направите, за да се подготвите да посрещнете нов служител с отворени обятия. Някои от тях са по-логистични - например да разберат къде ще седят и над какво ще работят през първата си седмица - докато други са за осигуряване на чувство на оценяване, включване и удобство на човека в нова работна среда. Всъщност много от тези съвети са извлечени от нещата, които правим тук, в The Muse, когато към нашия екип се присъединят нови служители.
Ето какво трябва да направите през седмицата преди да пристигнат.
1. Свържете се с тях в LinkedIn
Предстои ви да работите тясно заедно, така че защо да не ги пуснете във вашата професионална мрежа? Със сигурност не искате да се налагате да ги заяждате неловко след месеци, прекарани седящи до тях всеки ден.
Освен това, това е чудесна възможност да ги посрещнете, преди дори да влязат в офиса. Когато поискате да се свържете, включете приятна бележка по реда на:
Или
2. Създайте борден документ
Това е може би най-важната стъпка, която трябва да предприемете, когато наемете някой нов. Този документ ще бъде спасителният сал на човека, когато се намира в ролята му. Тя трябва да включва:
- Вашите цели за първите 30, 60 и 90 дни на човека
- План на задачите, които очаквате да притежават или поемат
- Всички необходими документи, връзки, календари или регистрации, от които се нуждаят
- Всички срещи, които се очаква да присъстват през първите няколко седмици или редовно
- Имена, информация за контакт и произход на членовете на екипа и колегите, с които ще работят
В крайна сметка, колкото повече документирате, толкова по-добре - по този начин проактивно отговаряте на всички въпроси, които могат да имат.
В много случаи може дори да има смисъл директните съотборници на лицето да дават информация за проекти, по които ще работят заедно или трябва да знаят. Това дава на новия ви наем ниското ниво, като също така позволява на другите ви директни доклади да се чувстват по-ангажирани в обучението на новия си съотборник.
Късмет за вас, ние имаме перфектния шаблон за борд, за който можете да работите. Създаден от нашия основател и президент Алекс Кавулакос, това е шаблонът, който често използваме, за да помогнем на нашите най-нови членове на екипа да бъдат разположени.
3. Запишете първоначалните си въпроси
Вероятно главата ви плува с идеи, въпроси и възможности за този нов служител.
Вместо да оставяте тези мисли да се разминат, стартирайте документ, който да записва всичко, което ви дойде наум. Може да откриете, че няма да имате нужда или искате да се обърнете към тях, когато човекът действително започне, но ако ги запишете, ще се почувствате уверени, че сте обхванали всичко.
4. Снимайте им имейл
Най-добрите шефове правят това! Защо? Е, както пише писателят и редактор на Муза Став Жив, новият ви служител просто е преминал през изтощителна част от уведомяването и преминаването от последната си роля. И „като мениджър, който иска този човек да се удари в земята, очевидно бихте мразели вашия лъскав нов служител да започне от стресова нота.“
Изпращането на имейл, преди да започнат да ви предават колко сте щастливи, че се присъединявате към екипа, ще ги направи толкова по-развълнувани за следващото си приключение. Може да покрие и някои важни неща. Очевидно искате да ги приветствате в екипа, но можете също да използвате тази бележка - ако HR вече не е - за да се свържете с официалната дата и час на пристигане, да обсъдите дрес-код или култура на фирмата, да поискате всички съответни документи като техния паспорт или лична карта или дори да предоставят очертание на графика за първия си ден.
Разбира се, винаги трябва да приключите, като им уведомите, че сте щастливи да отговорите на всички въпроси, които имат преди да започнат. Като някой, който е бил от другата страна, сигурен съм, че знаете колко застрашително може да бъде да започнете нова работа с нулев контекст. Така че направете им наистина лесно да се чувстват комфортно да ходят във вратата през първия ден.
за това как трябва да изглежда този имейл (и използвайте удобния шаблон!).
5. Вземете тяхното място в реда
Това може да изисква известна информационна помощ, но се уверете, че всичко техническо е изрязано. Осъществяването на това сега ви спестява да прекарате три часа в деня за намиране как да включите лаптопа си.
Имат ли готов компютър за тях и зарежда ли се и се актуализира? Има ли създаден имейл акаунт? Какво ще кажете да настроите вашата вътрешна система за чат или други важни програми, до които ще им трябва достъп?
Чистото и празно ли е тяхното бюро? Сигурни ли сте, че сте преместили всичко, принадлежащо на последния човек, седнал там? Има ли друго оборудване - клавиатура, мишка, USB, допълнителен монитор, удължителен кабел или шкаф за подаване - може да се нуждаете от това, което можете да предоставите?
Това е най-вероятно първата спирка на новия ви служител, когато пристигнат, така че направете го място за приветствие. Хвърлянето в някакъв фирмен суанг, любимата им закуска или дори карта, подписана от екипа, също не боли!
6. Изпращайте над всички съответни документи
Те могат да бъдат включени в имейла ви към новия наем, но може също така да има смисъл да споделяте всички документи, които искате предварително да бъдат прегледани, в отделен имейл. Това може да бъде наръчник за служители на вашата компания и пакети за обезщетения или документ за борда на вашия екип.
Независимо от това, дайте на човека контекст, за да разбере защо споделяте тези документи, какво означават за тяхната роля, кога очаквате да ги разгледа и ако трябва да подготвят нещо.
(О, и разбира се, уверете се, че всички тези ресурси са актуални и точни, преди новият ви наем да влезе в тях.)
7. Намерете офис „Ментор“
Може би вашата компания има приятелска програма. В The Muse всеки нов наем получава „Muse Buddy“ от друг екип, който хваща кафе с първата си седмица, за да говори за културата на нашата компания и да се смеси извън офиса.
Ако няма официална система, помислете за сдвояване на предстоящия си нов наем с „наставник“ извън вашия екип - може да е някой, с когото може да не работи директно или някой в съвсем различен отдел.
Това помага на новия наем веднага да опознае другите в компанията, а също така им дава и друг изход за задаване на въпроси, от които може да се страхуват да се справят с мениджър, който едва познават. Наличието на контакт с трети страни може да облекчи някои от техните притеснения и да им позволи да бъдат по-отворени и любопитни за културата и работния процес на вашата компания.
Просто бъдете сигурни, че който и да изберете, е на разположение и нетърпелив да бъде ментор - нищо по-лошо от свързването на новия ви наем с човек, който веднага ги привика.
8. Блокирайте времето в собствения си календар и задайте всички важни срещи
Точно както трябва да подготвите новия си наем за качване на борда, така и вие трябва да се подготвите за извършване на борда.
Обучението на нов служител отнема време - време, което обикновено отделяте за ежедневните си задължения. Така че е интелигентно активно да заделяте слотовете, когато ще работите в тясно сътрудничество с този човек, за да прецените как ще свършите останалата част от работата си.
Не само трябва да насрочвате поне една среща на човек всеки ден първата си седмица, за да проверявате напредъка им, но и да отделяте време за всякакви тренировки, които ще трябва да присъстват, че ще се присъедините.
Това прави шанс да резервирате всички конферентни зали или други ресурси, които може да са ви необходими. Ако например сте на борда на отдалечен служител, ще искате да се уверите, че вашият видео чат работи и двамата имате пространство да говорите насаме. Или, ако трябва да влезете в третия член на екипа (или няколко), трябва да проверите и да видите дали те са на разположение за среща в този ден.
9. Планирайте обеден обяд / кафе / напитки
Ударяването на терена е приоритет, но така е да опознаете служителя си като човек (с живот извън работата!) - и да оставите останалите от вашия екип да ги опознаят също.
Насрочете излет (или два) за вашия екип, за да вземете обяд, кафе или напитки заедно, така че да е в календара на всеки преди време. Можете да го поддържате интимен само с вашия пряк екип, но ако това е по-малка компания, можете да помислите да поканите и други отдели, с които работите.
Тук не става въпрос за показване на най-новия ви талант, а по-скоро за предоставяне на възможност на новия ви служител да общува с колегите си извън офиса. И като вид шеф, който цени другарството и забавлението толкова, колкото и тежката работа. Поддържайте беседата с теми, които не са свързани с работата (но я поддържайте подходяща). Ако имате нужда от някои начални разговори, разгледайте тези страхотни въпроси за опознаване.
Когато за пръв път започнах, целият редакторски екип излезе на хубав обяд и оттогава правим същото за други членове на екипа. Това не само беше почерпка да се разпиляваме върху фирмената карта, но и веднага разби всяка неудобство, което усещахме един към друг.
Проверете всички тези неща от списъка си и новият ви служител ще започне от най-добрата възможна бележка - и вие също!
