Независимо дали използвате имейл акаунта на фирмата си или не, за да изпратите лични имейли, то зависи преди всичко от компанията. Задължение на вашия работодател е да установи политики и насоки, които управляват използването на техните мрежови ресурси. Работодателите трябва да имат служители да четат и да приемат Политика за приемливо използване (AUP), която очертава какво е разрешено и какво не е, преди да му бъде предоставен достъп до мрежови ресурси.
Какво ще кажете за използването на вашия личен имейл акаунт за провеждане на бизнес?
Отново, отговорът е, че вероятно не е мъдър. Има ли вашият личен имейл акаунт същите стриктни правила за парола като вашия имейл акаунт? Комуникациите между вашия компютър и сървърите на личния ви доставчик на електронна поща са сигурни или криптирани по някакъв начин? Ако изпращате чувствителна или поверителна информация, може ли тя да бъде задържана или копието да бъде кеширано или съхранено на имейл сървърите?
В допълнение към тези въпроси, ако фирмата ви попада в мандати като Sarbanes-Oxley (SOX), има изисквания относно защитата и запазването на имейл съобщенията, свързани с компанията. Ако работите за правителствена агенция, има добра възможност съобщенията ви да бъдат обект на някакъв вид правила за свобода на информацията. И в двата случая, изпращането на официална информация за личната ви сметка ще я постави извън контролите, за да защити и запази имейл съобщенията. Това е не само нарушение на съответствието, но и предизвиква умишлен и умишлен опит за заобикаляне на системата и скрито скриване на вашите комуникации.
Няма по-добра илюстрация защо смесването на личен имейл с работен имейл е ужасна идея от това на използването на частен имейл сървър на Хилъри Клинтън по време на неговия министър. Това беше един от най-публичните случаи, поради които не трябва да правите нещо подобно. Не само това противоречи на правителствената политика. Това просто не е добра идея, защото личните имейл акаунти обикновено нямат никъде близо до броя на техническите гаранции, които правителствените системи правят. Не че правителствените системи са перфектни, но обикновено са конфигурирани по такъв начин, че да се опитват да сведат до минимум заплахите за сигурността.
От другата страна на пътеката Еднократният републикански вицепрезидент Сара Пейлин, бивш губернатор на Аляска, научи по трудния начин, че личните имейл акаунти не осигуряват същото ниво на сигурност като системата за електронна поща в Аляска. Група, наричаща се "анонимна", успя да проникне в личните си пощенски акаунти в Yahoo. "Анонимен" направи няколко публични съобщения, повече или по-малко, за да докаже, че всъщност са провалили сметката. Някои от заглавията и получателите на съобщенията изглежда подкрепят слухове, че може да е използвала личния си имейл, специално, за да запази предмета, предизвикан от етика, извън системата за електронна поща в Аляска и извън изискванията за свобода на информацията.
Уверете се, че следвате добрите практики при създаването на пароли, дори и за личните ви профили. Защитете паролите или не, използвайте разумна преценка и спазвайте правилата, когато решавате дали да смесите лични и бизнес имейли.
Някои други големи ресурси за защита на електронната поща включват следното:
- Опасностите на съобщенията "извън офиса" и "автомат"
- Защо се нуждаете от Еднократна Е-мейл Акаунт
Забележка на редактора: Тази статия бе актуализирана от Andy O'Donnell
