Колко пъти сте водили този разговор?
Очевидно става въпрос за изключително разочароваща ситуация. Как трябваше да се срещнеш през десетките имейли, които си получавал през последните няколко часа сам, за да намериш най-важното съобщение, което имаше задача, която се дължи на pronto? И ако използвате имейла по интелигентния начин - само проверявате входящата си поща няколко пъти на ден - може би дори не сте виждали съобщението още!
Това е често срещана дилема, която някой от работната сила вероятно е попаднал в някакъв или друг момент (ако не редовно). Освен това възниква важен въпрос: Каква форма е комуникацията е подходяща за заявки в реално време спрямо задачи, които просто трябва да бъдат завършени през следващите дни?
За да реши този въпрос на етикета за офис комуникация, Сайръс Столър, програмист, има система, която трябва да помислите за внедряване сред вашите колеги. Разбивката е доста проста:
- Ако имате нужда от нещо, направено в рамките на 30 минути, обадете се на човека.
- Ако имате нужда от нещо, направено в рамките на два часа, изпратете SMS на лицето.
- Ако имате нужда от нещо, направено в рамките на работния ден, IM човек.
- Ако имате нужда от нещо, направено в рамките на следващите няколко дни, изпратете имейл на лицето.
Макар че действителната разбивка може да варира в зависимост от това как работи офисът ви (например в малък офис, може да има смисъл просто да се спрете на бюрото на някого, а не да се обадите), това от Stoller се получава е от ключово значение: Имейлът не трябва да е по подразбиране средства за комуникация за преодоляване на всичко, което трябва да се знае или да се работи в реално време.
Разбира се, тази система е доста лесна за внедряване при работа с близки колеги и клиенти, но как да накарате другите хора в офиса да играят заедно? Ето няколко неща, които трябва да опитате:
- Настройте имейл автоматичен отговор, който казва на хората как да се свържат с вас, ако въпросът трябва да бъде решен в рамките на следващия час или два.
- Ако попаднете на имейли с искане за действия в реално време, учтиво напомнете на колегите си, че предпочитате това съобщение да е било препредавано чрез телефонно обаждане или текст, тъй като е възможно да не стигнете до имейла им навреме, ако се стигне до друг спешен удар.
- Ако сте в някаква управленска роля, задайте стандарти в офиса. Накарайте служителите си да говорят открито за това как биха искали другите да общуват с тях, ако трябва да се направи нещо, вместо всички да приемат, че имейлът е наред.
Накрая, напомнете на всички, че подобна система наистина е печеливша. Никой не е прикован към входящите си кутии и спешната задача никога повече няма да се отмени.
