Там има епидемия - епидемия от лоши имейли.
Наистина го осъзнах, след като около пети път шефът ми коментира имейл, който я изпратих да погледне: „Това е наистина добър имейл!“ Не съм мислил, че е нещо специално, докато не започнах да обръщам по-голямо внимание на имейлите. Получавах. Имаше ужасни граматически грешки, смущаващи правописни грешки, неправилни имена, емотикони, липса на подходящи поздрави или приятни писма и обикновена стара лоша писменост. Мога да продължа и да продължа.
Не че сме некомпетентни, хора. Ние просто не поставяме грижите в нашите имейли, които много от тях заслужават. Грижата, да речем, редактор може да даде статия.
И така, за да помогнем на всички да подобрим комуникацията си на работното място, ето ръководството на редактора за писане на имейли, което ще ви спечели уважение (и отговори). Имайте предвид тези идеи следващия път, когато преглеждате входящата си поща - и вижте какво влияние имат няколко малки промени.
Забави
Знам, че всички сме на състезание, за да стигнем до нула входяща поща. И сигурно е, че в някои случаи пускането на бърз имейл има смисъл: когато сте по средата на дълга нишка за комуникация с близък колега, когато просто пускате документ на шефа си и други подобни.
Но в по-голямата си част ефективната комуникация (и доброто писане) отнема време. Отнема време да формулирате мислите си, да разберете какво всъщност се опитвате да кажете и да напишете съобщението си по ясен начин. И в крайна сметка това е електронната поща - форма на комуникация. Не е задача.
Затова следващия път, когато трябва да напишете по-задълбочен имейл на някого, дайте му времето, което заслужава. Блокирайте го в календара си, ако трябва. И не говоря пет минути на имейл - не е необичайно да прекарвам над 15 минути на добър имейл, особено ако това е първата ми комуникация с някой, на когото искам да впечатля. Оставете си това време и не се чувствайте като бавен или непродуктивен. Чувствайте се, че се справяте правилно.
Уверете се, че има начало, средата и края
Само защото живеем в свят със 140 знака, това не означава, че имейлите ви трябва да са по този начин. Всъщност тук ще имаме малко връщане към английския гимназиален език и класическото есе в стил хамбургер; тоест всяко есе се нуждае от интро, тяло и заключение.
Трябва да помислите за имейлите си със същата структура. Всеки раздел не трябва да е дълъг, но особено при първоначална комуникация, той трябва да бъде там. И така, какво трябва да включва всеки раздел?
Intro
Винаги започвайте с поздрав - може да се почувства архаично, но наистина има значение. Тогава, в зависимост от естеството на връзката ви, встъпителният параграф е чудесно място за приятелски поздрав ( „Надявам се, че търсенето на работа върви добре!“ ), Напомняне на контекста на вашия разговор ( „Беше толкова хубаво да се получи да разговарям с теб миналата седмица. ” ) или предговор за това, защо се обръщаш към ръка ( „ Исках да докосна базата около… ” ).
тяло
Това е мястото, където стигате до основата на имейла си. Най-важното нещо, което трябва да запомните тук, е да предоставите на получателите си цялата информация, от която се нуждаят, за да предприемат каквито и да е действия, които искате от тях. Това включва предоставяне на всякаква контекстуална информация, подробности или данни, които са необходими, и представянето им по логичен, сплотен начин. Ако имейлът се изпраща за да предаде информация или решение (вместо да поиска услуга), не забравяйте да включите мотиви или обяснения.
заключение
Заключението на имейлите е малко по-различно от заключението на есета. Вместо да обобщавате това, за което вече сте говорили, трябва да го обвивате със стъпки за действие. Ако искате да се срещнете на кафе, предложете дата и час. Ако получавате принос за даден проект, напомнете на колегата какво точно ви трябва и кога. И ако просто давате информация, напомнете на контакта си, че той или тя е добре дошъл да се свърже с вас с някакви въпроси. И накрая, поне в първоначалния си имейл, винаги затваряйте с поздрав и пълен подпис.
Може да изглежда много, но както казах, не е нужно да е дълго. Например, това е имейл, който може да изпратя на някой, с когото искам да взема кафе:
Ей Дейв!
Толкова е приятно да се запознаем! Беше толкова чудесно да си поговорим с Алекс и когато тя спомена, че те познава, скочих върху него.
Обичам това, което вие правите във вашата компания и би било страхотно да разговаряме с вас за това как мислите за онлайн публикуването, за скорошното ви преработване и други неща за работата, за която и двамата прекарваме живота си.
Мислите ли, че ще имате малко време през следващите седмици, за да се срещнете? Ще се радвам да се разхождате от офисите си или да вземете кафе - каквото е най-удобно за вас!
Най-добър и честит понеделник.
Ерин
Толкова по-добре от "Хей, Дейв, искаш ли някога да вземеш кафе?" нали?
Проверка и проверка на фактите
След като приключите с въвеждането на имейла си, не трябва просто да го изпращате в света. Винаги четете имейлите си поне веднъж. Освен че просто проверявате за основните правописни и граматически грешки, вие също проверявате неща като правопис на имена, събития, които споменавате или дати, които споменавате. Адресирането на имейл „Хей Джон“, когато трябва да е „Хей Джон“, може да изглежда малко, но вашият контакт ще забележи - и първите впечатления правят огромна промяна.
Това също е добър момент да помислите за тона на имейла си. Звучи ли ви твърде бизнес, когато просто се опитвате да бъдете приятелски настроени? Прекалено ентусиазирани ли сте с възклицанията и емотиконите за сметка на професионализма? Опитайте да отстъпите назад и помислете как някой, който чете имейла за първи път, ще реагира на него - и съответно го коригирайте. За особено важни имейли, аз също моля някой друг да ми го погледне - допълнителен набор от редакторски очи никога не е навредил на никого.
Помислете как бихте се почувствали, ако тя излезе публично
И накрая, преди да натиснете изпращане, помислете как бихте се почувствали, ако този имейл е прочетен от някой, освен от лицето, на което го изпращате. Ами ако по някакъв начин е кацнал във входящата кутия на шефа си? Какво става, ако се публикува в интернет? (Ей, случва се.) Това е страхотна финална проверка, за да сте сигурни, че имейлите ви звучат уважително и професионално и в крайна сметка представляват как искате да се представяте пред света.
Знам, звучи като много работа, за да се сложи в един имейл. Но с броя на лошите имейли, които получаваме всеки ден, хората наистина ще забележат разликата, когато добър човек кацне във входящата си поща. И това може да е разликата между да се игнорирате и да получите това, което искате.
