Конфронтацията (особено работната конфронтация) никога не е забавна за никого. Но дори по-неудобно от това да се опитвате да кажете нещо неприятно за нечие лице се опитва да изрази тези чувства чрез имейл.
Като съосновател на напълно виртуална организация, която има повече от 120 сътрудници по целия свят, имах справедлив дял от неудобни имейли за конфронтация. И така, какво да направите, ако се окажете в затруднение с имейл? Ето няколко съвета.
1. Не прибягвайте до имейл, освен ако не сте длъжни
Това трябва да се разбира, но е важно: Имейлът никога не трябва да е преди вашия избор за комуникация с конфронтация. Всъщност той трябва да се използва само в краен случай.
Не изпращайте имейл за конфронтация на някого, освен ако не сте се опитвали да се свържете с него по всеки друг възможен начин без успех или ако проблемът е толкова спешен, че той или тя трябва да бъде уведомен незабавно и единственият наличен опция е имейл. Освен това имейлите за конфронтация трябва да се използват само за по-малки проблеми, а не за големи събития, които променят живота (като уволнение на някого; в идеалния случай това поне трябва да се направи в Skype или на платформа, където можете да видите лицето на някого).
Има две основни причини за тази обосновка. Първо, взаимодействието лице в лице (дори и да е чрез Skype или Google Hangout) позволява на другия човек да вземе до известна степен лицевите знаци и езика на тялото, което може да ви помогне да разберете по-добре вашата точка. Второ, думите в имейл могат да бъдат извадени от контекста много лесно (както и контекста на самия имейл) и не искате ситуация да ви избухне в лицето (обадете се на другия човек, който отива при шефа ви, за да се оплаче от твоят имейл).
Определено обаче ще има моменти, в които ще трябва да използвате имейл и повярвайте ми, в тези ситуации е по-добре да общувате по имейл, отколкото изобщо.
2. Бъдете възможно най-правилни и конкретни
Най-важната част от писането на имейл е просто да кажете това, което искате да кажете. Извадете коментара или други странични мисли от него (това не трябва да е роман), и просто да стигнете дотам. Целият ви имейл за конфронтация трябва да бъде само с няколко изречения, а целта трябва да бъде да преместите комуникацията офлайн и в реалния живот възможно най-бързо.
Какво означава това? Не бийте около храста, не казвайте да повръщате всичко, което ви идва наум, и определено не се извинявайте за това, което казвате. Все още можете да направите това, без да сте подценни - като пример, вижте имейла по-долу, който изпратих до един от моите писатели.
Освен това, ако чувствате, че не можете да обясните вашия случай с шест изречения или по-малко, може би темата е твърде голяма и космат за имейл. В крайна сметка не искате да сведете до минимум деликатната ситуация. Кратко имейл адресиране на пропуснати крайни срокове, качество на заданието, отсъствие или напредък е добре - но можете само да си представите колко ужасно би било да изпратите имейл, който да казва: „Ей така и просто, просто исках да ви уведомя записвам се Готино."
3. Оферта да бъде на разположение за чат
Друг проблем, който възниква, когато се сблъскате с някого по имейл, е, че онлайн комуникацията е много едностранчива. Някой друг не може веднага да не се съгласи с вас; вместо това те получават вашия имейл, четат го, отговарят и т.н. По този начин може да отнеме известно време и на двете страни да получат точките си, а обикновено не се постига много.
Въпреки че сте изпратили конфронтацията по имейл, трябва да дадете възможност на другия човек да отговори чрез различен носител. Завършвайки писмо с нещо от рода на: „Определено ме уведомете, ако имате някакви въпроси и ако искате да обсъдим това допълнително, можем абсолютно да вземем обяд или да скачаме по Skype.“
4. Помислете преди да изпратите
Преди да изпратите имейла си, свирейки през киберпространството, помислете си, ако моите началници видяха това, какво биха помислили за това, което казах? Това може да ви попречи да изпратите имейл, който е твърде суров или това дава различна вибрация, отколкото се надявахте. Ако смятате, че шефът ви ще получи грешно съобщение, гледайки имейла си без контекст, тогава е време да се върнете към чертожната дъска.
Ако е възможно, опитайте се и пишете имейла си на ден (или поне няколко часа), преди да го изпратите. Ако пишете кореспонденцията си сред гнева, ще искате известно време да изстине, преди този друг да види вашето съобщение. Не много страхотни решения се вземат в разгара на яростта и със сигурност не искате репутацията ви да бъде поставена в опасност, защото сте изпратили един не толкова внимателно формулиран имейл.
5. Бъдете подготвени за отговора (или не)
Разбира се, имейлите са двупосочна улица; уверете се, че сте готови за всякакви реакции, когато изпращате всякакъв вид конфронтация. Освен това отделете време, за да помислите какво ще правите при различни сценарии, например ако човекът от другата страна не реагира или ако той или тя се взриви 10 минути по-късно.
Например, ако писателят, на когото изпратих този имейл, за да не отговори в рамките на три или четири дни, ще изпратя последващ имейл със срок или ултиматум (нещо като: „Ако не се чуя от вас от, Предполагам, че вече не се интересувате да пишете за The Prospect ”). Това оказва малко по-голям натиск върху другия човек да реагира.
И в случай, че получите груб или гневен отговор, отделете известно време (поне няколко часа), преди да отговорите. Това може да бъде изкушаващо да се върне обратно, а също и много лесно за едно съобщение да се превърне в зона за имейл война. И отново, основната ви цел трябва да бъде да излезете отзад щита на електронната поща и да говорите нещата лице в лице.
