Правителството е прословуто за застоя. Когато са изречени думи като „авангардни ръбове“, те обикновено се отнасят до частния сектор (или към романи с фигурно пързаляне от началото на 90-те години). В индустрия като тази, често се налага да играете догонващи, преди да можете да направите иновации. (Преживях това от първа ръка, когато работих, за да помогна на отделите в Ню Йорк да започнат да плащат онлайн - добре в ерата на Амазонка.)
Но ако сте избрали кариера в правителството - или която и да е друга индустрия с бавна промяна - има вероятност да сте там в името на прогреса. Работейки в правителствените операции, моята работа беше да заменя старинни, неефективни процеси с такива, които работят по-добре, по-бързо и по-евтино. Понякога успявах, а понякога се провалях недвусмислено. Но провалът е нищо, ако не и ефективен учител. Ето някои от поуките, които научих в преследване на по-ефективно правителство, което може да помогне на всеки, който се опитва да повлияе на промените в лицето на голямата бюрокрация.
1. Търсете по-добри практики, а не най-добри практики
Ръководството говори проникнало дори в правителствените редици: „Нека използваме синергичен подход за иновации към стабилно решение!“
Може би фаворитът сред дълъг списък от тези уморени изрази е идеята за най-добри практики, фраза, която се хвърля наоколо като каубой при родеото. Като ръководител на проекти в правителството на Ню Йорк, част от работата ми беше да проуча как други правителства и частни компании управляват някакъв аспект от своите операции и да определя дали ще имаме какво да спечелим чрез възпроизвеждане на техните успехи. Проведохме форуми и изготвихме презентации на PowerPoint неочаквано, всичко в името на конкретизирането на практика, като я наречем най-добрата и обещахме да я възприемем за себе си.
Но както разбрах, идеята, че нещо е най-доброто, предполага, че то не може да бъде надвишено. Това предполага, че сте търсили изчерпателно. Предполага се, че прилагането на принцип в една обстановка ще работи също толкова добре в друга. Представата за най-добрите практики е на правилния път, но ако наистина искате да повлияете на промените, ще трябва да приспособите целта си към по-добри практики. Това не е само семантика; това е цялостно прекрояване на целта.
По-добрите практики означават, че след като най-добрите практики бъдат идентифицирани или приложени, вашата работа далеч не е свършена. По-добрите практики вземат предвид, че за да останете на върха на играта си - независимо дали играта е поддръжка на паркове, намаляване на престъпността или нещо малко по-частен сектор - вашите практики никога не трябва да спират да се развиват.
2. Погледнете отвъд данните
Бившият кмет на Ню Йорк Майкъл Блумбърг веднъж туитира: „В Бог имаме доверие. Всички останали носят данни. “Ние живеем във ерата на вземане на решения, ръководени от данни. И това до голяма степен е положително развитие - всичко, което не е подкрепено с числа, е само мнение, теория, която чака да бъде доказана. Проблемът е, че ние често третираме данните като факт, а числата, като Джордж Вашингтон, неспособни да лъжат.
Това далеч не е вярно. На първо място, едни и същи числа могат да бъдат използвани за разказване на различни - дори противоположни - истории. Как направиха тези, които подкрепиха забраната за продажба на безалкохолни напитки над 16 унции? Номера. И как опонентите им направиха своите? Чрез използването на едни и същи числа в различен контекст. Докато Марк Твен веднъж се усмихна: „Фактите са упорити, но статистиката е по-надеждна.“ Нещо повече, не всеки държавен служител, който събира данни, е редовен Nate Silver. Недостатъците в събирането и анализа на данни често ни водят до неправилно тълкуване на това, което цифрите може да се опитват да ни кажат.
Урокът: Да, решенията трябва да се ръководят от данни, но изключително фокусирането върху него затъмнява част от картината и е важно да се допълнят студените, твърди числа с качествени изследвания. Ако например искате да знаете как новите предприятия ще бъдат засегнати от нов регламент, попитайте ги. С инструменти като SurveyMonkey този вид омагьосване може да се направи с ограничени ресурси. Той предлага нюанс, че данните не могат, и намеква за нюанси на сивото между черно и бяло.
3. Входът е ключов
Имате идея, формулирате план за изпълнение и разработвате бюджет. Това е лесната част. Сега трябва да убедите силите, които да бъдат, за да спечелите промяната. Може да наречете това изпълнително спонсорство, но това, което всъщност означава, е да се гарантира, че хората, които имат правомощието да наложат промяната, са изцяло на борда. Най-добрият начин да получите този вид вход е чрез представяне на значими прогнозни резултати: долари, които трябва да бъдат спестени, хартия, която да бъде елиминирана, клиентите да бъдат достигнати от новата инициатива. Може да сте измислили Porsche на идеи, но дори Porsche се нуждае от газ, за да мести инч.
Но входът отгоре надолу не е единственият вид, който ще проправи пътя към съществени промени. Помислете за всички хора, които тази промяна може да докосне, и се опитайте да избегнете заслепяването им с нея. Да приемем, че внедрявате нова технология, за да ускорите процеса, чрез който членовете на чиновническия персонал завършват ежедневната си отчетност. Ангажирайте този персонал от самото начало, очертайте техните фрустрации и идеи и ги включете в разумна степен в крайния продукт. Група хора, които са били изслушани и включени в процеса на извършване на промени, вместо да им го налагат, е много по-вероятно да предприемат промяната в крачка (и дори да я приветстват).
4. Потърсете промени, които служат най-много, но не всички
Ето частта, в която връщам част от казаното по-горе. Макар че е важно да събирате отзиви от различни заинтересовани страни, докато оформяте промяната, която се надявате да приложите, опитът да се хареса на всички може да бъде рецепта за бавната и болезнена смърт на иначе солидна идея. Свръх-персонализацията беше особено честа неуспех в технологичните проекти, върху които работих като ръководител на проекти. Само с най-добрите намерения да разработи най-добрия възможен продукт, екипът често се затъва в изисквания, които ще отнемат цяла седмица за изграждането, но обслужват само нуждите на 2% от потребителите.
Понякога се налага да извадите вълшебната червена писалка и да опростите. Помислете за аудиторията, която обслужвате и основните приоритети, които искате да постигнете. Всичко, което ви харесва като лукс или като молба на малка група от особено силни хора, трябва да се счита за блока за рязане. Ще ви спести време и пари. И в крайна сметка е по-добре да угодиш на мнозинството, като предоставяш резултати бързо и ефективно, отколкото да разочароваш всички, защото си се удавил в детайлите.
5. Бъдете търпеливи
И накрая, не забравяйте, че промяната в правителството - или всяка друга бюрократична индустрия - е възможна, но е бавна. Понякога трябва да изчакате политическите ветрове да изместят посоката. Понякога това е законодателният процес или договор, който продължава да се забива в службата за обществени поръчки.
Една от най-приятните промени, с която трябваше да се справя, беше проектът за онлайн плащания, който изведе отделите в Ню Йорк от ледения период на хартиени чекове и книги, и през новото хилядолетие с електронни системи за разплащане и счетоводство. В никакъв случай не е секси, но спестява на града милиони долари. И минаха цели четири години от момента, в който документът за брифинг преплуваше през бюрото ми, докато не се включи и работи пълна програма.
Ако се занимавате с бързи поправки, ще ви е трудно да ги намерите навсякъде в целия пейзаж на правителството (или по друг начин бюрократичен офис). Но повярвайте ми: Голяма промяна си струва да чакате. Всъщност вероятно на първо място вършим тази работа.
